Digitales Archiv - Die DOCBOX®

Das digitale Archiv setzt sich zunehmend durch, der klassische Archivraum dankt ab. 81% der Großunternehmen verfügen über eine unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung, der Großteil des Mittelstandes hingegen archiviert Dokumente hauptsächlich in Papierform. Mit dem digitalen Archiv der DOCBOX® sind auch Mittelständler und KMUs in der Lage, Dokumente digital zu archivieren. Stehen Sie am Anfang Ihres Digitalisierungsprozess? Liegt der Fokus auf der digitalen Archivierung aller Dokumente in Ihrem Unternehmen? Wollen Sie sich Schritt für Schritt dem Thema „digitales Büro“ annähern?

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Das digitale Archiv der DOCBOX® bietet Ihnen genau das: Schnelle, einfache und revisionssichere Archivierung.

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Einlegen, scannen, fertig!

So einfach funktioniert die digitale Archivierung

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4 ausgezeichnete Argumente für die digitale Archivierung

  1. Blitzschnell - OCR-Software liest und indiziert den Dokumententext direkt beim Archivieren
  2. Revisionssicher - GoBS
  3. Einfach - schnelle, einfache Installation sowie Handhabung


        

GoBD konforme Archivierung

Worauf ist bei einem digitalen Archiv zu achten? Mit der Verabschiedung der GoBD Anfang 2017 wurde die digitale Archivierung anhand von Richtlinien definiert. Die GoBD besagen, dass digitale Archive folgendes gewährleisten müssen: Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit digital archivierter Dokumente. Die DOCBOX® stellt ein revisionssicheres digitales Archiv zur Verfügung, streng nach den Regeln der GoBD und der seit 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die DOCBOX® garantiert Ihnen eine revisionssichere Archivierung.


               

Revisionssicher Archivieren in 3 Schritten


In unserem Blog erhalten Sie alle aktuellen News zum Thema digitale Archivierung!


    

Version 7.0 - Was ist anders?

Die Archivierungssoftware bringt mit der Version 7.0 eine neue Softwaregeneration auf den Markt.

Die großen Neuerungen:

  • Modul Versionierung
  • OutlookConnect
  • EasySearch
  • Signaturen
  • API - Barcode/QR-Code, Autoarchive uvm.

DOCBOX® - Funktionen und Modulkatalog


Die DOCBOX® bietet Ihnen die Funktionen, die Sie für Ihr digitales Archiv benötigen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, für Sie relevante Module hinzuzufügen, irrelevante Module lassen Sie einfach weg. Passen Sie mit der DOCBOX® Ihr digitales Archiv an Ihre Bedürfnisse an. Die DOCBOX® ist leistungsstark und bietet trotz umfänglicher Funktionspalette die nötige Benutzerfreundlichkeit, die man für eine erfolgreiche Arbeit mit dem digitalen Archiv braucht. Bei der DOCBOX® handelt es sich um ein einfaches Archivierungssystem, was am Ende des Dokumentenverwaltungsprozesses zum Einsatz kommt. Dokumente Scannen und archivieren stehen hierbei im Fokus. Die DOCBOX® ist nach einem breiten Modulkatalog aufgebaut aus dem Sie wählen können. Passen Sie Ihr digitales Archiv individuell nach Ihren Wünschen und relevanten Funktionen an, die DOCBOX® machts möglich.

     

Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Archivs

      

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Auf unserem YouTube Kanal finden Sie immer die neusten Videos zu den aktuellsten Themen!

Schauen Sie sich auf unserem YouTube Kanal die neusten Videos zu der digitalen Archivierungssoftware von DOCBOX® an! Das digitale Archiv der DOCBOX® hat sich in vielen Unternehmen, insbesondere im Mittelstand als einfache Archivierungssoftware bewährt. Dokumente archivieren mit der DOCBOX® ist ganz einfach. Unsere Kunden sind zufrieden, sehen Sie selbst!


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Die DOCBOX® im Einsatz 

Die Baisinger Bier Manufaktur setzt auf digitale Archivierung mit der DOCBOX.


     

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d.velop Dokumentenmanagement System
Verwalten und archivieren Sie alle Dokumente digital. Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse, wie Krankmeldung und Urlaubsantrag können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern. Wir sind Integrations- und Beratungspartner mehrere Softwarelösungen, sodass wir die für Ihre Anforderungen beste Lösung finden können. Bei Unternehmen kommt es immer darauf an, die bestehende Infrastruktur, die Engpässe und die größten Hebel im Unternehmen schnell zu finden und diese zu optimieren.  Bei einem Unternehmen geht es mehr um die Automatisierung und Beschleunigung bestehender Prozesse, beim anderen geht es um die volle Transparenz und Sicherheit der Daten für alle Mitarbeitenden. Wir sprechen immer zuerst mit Ihnen in einem persönlichen Telefonat, danach vereinbaren wir einen individuellen Teams Termin mit Ihnen - in dem wir die besten Lösungsvarianten kurz zeigen. Oft werden wir auch nach einer Best-Practice Lösung oder Erfahrungswerten aus anderen Branchen gefragt. Gerne teilen wir diese mit Ihnen. Unser Ansatz ist ein anderer, wir coachen - und befähigen Kunden mit flexiblen Systemen dazu, Ihre Systeme selbst zu managen.     <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/kejSwK5H8pk" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>  Software 30 Tage kostenlos testen: >>Hier gehts zum Download.<< Gerne begleiten wir Sie während der Testphase und stehen Ihnen beratend zur Seite.   * monatlicher Preis gilt pro User

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DOCBOX® 7.0 PRO Business Cloud
*Preis gilt für DOCBOX® Professional inkl. ein Benutzer, ein Administrator und ein Mandant   DOCBOX® 7.0 PRO Business CloudHier können Sie die Software kostenlos testen. Digitale Archivierung mit der DOCBOX® Archivierungssoftware. Archivieren Sie alle Rechnungen und Dokumente mit der DOCBOX® revisionssicher. Digitale Ablage von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen und E-Mails. Einfaches archivieren und wiederfinden. Die DOCBOX® ist das leistungsfähige DMS für die digitale Dokumentenarchivierung in der Cloud. Mit dem DMS speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital, revisionssicher sowie schnell wiederauffindbar in der Cloud. Die Dokumente sind ausfallsicher, zertifiziert und nach deutschem Datenschutz im Rechenzentrum gespeichert. Alle Dokumente liegen auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise). Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.  <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/L5TExcbsvIc" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>  Neuerungen der Version 7 Modul Versionierung - Versionierung von Microsoft Dateien OutlookConnect EasySearch - aus Fremdanwendungen heraus Sognaturen API - Anbindung von Barcode/QR-Code, Autoarchiv uvm.     IT-Ressourcen effizient einsetzen Ein großer Vorteil der Cloud-basierten DOCBOX® liegt in der Skalierbarkeit virtueller IT-Ressourcen: Sie stehen jederzeit in beliebigen Umfang zur Verfügung. Der zweite Vorteil besteht in der Kosteneinsparung: Weil immer nur so viele IT-Ressourcen genutzt werden, wie benötigt, fallen keine Fixkosten für nicht genutzte Hardware oder Softwarelizenzen an. Darüber hinaus sind IT-Ressourcen in der Cloud für Unternehmer günstiger, weil die Grundkosten (Anschaffung, Betrieb, Wartung) von mehreren Nutzern geteilt werden. Die Browser-basierte Cloud-Lösung der DOCBOX® steht im Funktionsumfang der Server-basierten Inhouse-Lösung in nichts nach. Nur die Module Portable und FolderSync stehen aus technischen Gründen nicht in der Cloud-Lösung nicht zur Verfügung.   Die Cloud-Umgebung schafft eine zukunftssichere Digitalisierung Durch die Cloud-Lösung minimieren Unternehmen finanzielle und technische Hürden. Die DOCBOX® aus der Cloud ist eine SaaS-Anwendung (Software as a Service). Sie verwenden bereitgestellte Software, die Sie nicht lokal installiert haben, sondern über eine Internetverbindung benutzen. Hard- und Software werden zur Verfügung gestellt. Sie nehmen lediglich die Funktionen der Software von außen in Anspruch.   Rechtsicheres Dokumenten-Management und produktive Workflows Mit der DOCBOX® aus der Cloud können Sie und Ihre Mitarbeiter vollkommen orts- und zeitunabhängig immer auf die aktuellsten Dokumentenversionen zugreifen. Dadurch automatisieren und beschleunigen Sie Geschäftsprozesse wie den allgemeinen Schriftverkehr, Rechnungsverarbeitung, Projekt- und Vertragsmanagement. Die revisionssichere digitale Archivierung Ihrer Dokumente entspricht den rechtlichen Anforderungen der GoBD sowie der DSGVO. Die Cloud-basierte Lösung erlaubt die Anbindung an bestehende ERP- und/oder CRM-Anwendungen über eine API-Schnittstelle. Mit produktiven Workflows automatisieren Sie effizient Geschäftsprozesse in Fachabteilungen wie etwa der Verwaltung, im Personalwesen, in der Beschaffung oder im Vertrieb.    

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DMS Software: "M-Files Platform"
  DMS Software: "M-Files Platform"    M-Files ist die ideale Platform-Lösung wenn Sie Ihr System maximal an Ihre Strukturen im Unternehmen anpassen möchten. Auch selbst können Sie hier in der Admin Oberfläche selbst anpassen und Erweitern. M-Files stärken liegen vor allem im Bereich Workflows und komplexe Prozesse und Freigaben Unternehmensweit zu managen. Integrationen sind in viele Standardsysteme wie Navision, Salesforce, SAP4Hana, SAP Business One und viele Branchenlösungen vorhanden, oder können durch API Anbindung einfach umgesetzt werden. Welches DMS System für Ihre Unternehmensherausforderung das Beste ist, klären wir sehr gerne in einem persönlichen Telefonat / Teams Call ab und können Ihnen direkt mehrere Systeme vergleichen. Diese Beratung ist gänzlich kostenfrei.  Auf Wunsch können wir Ihnen auch ein individuell an Sie angepasstes Testsystem zur Verfügung stellen, dass Sie für interne Auswahlzwecke dann nutzen können. Sprechen Sie mit uns.    Mit der Dokumentenmanagement Software "M-Files Platform" verwalten und archivieren Sie alle Dokumente digital. Das DMS System wird auf Basis von Nutzerlizenzen gekauft (Mindestvolumen 5 User) oder als Software-as-a-Service monatlich bezahlt.  Es bietet umfassende Funktionen zum Erstellen einer idealen Dokumentenmanagement Umgebung. Basierend auf der M-Files Technologie können Sie alle Funktionen als OnPremises Installation nutzen. Sie können M-Files 30 Tage kostenlos testen. Hier klicken.      <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/rAwKVOF8D7Q" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>   Produkthighlights Metadaten-Ansatz (was wird gespeichert, nicht wo) Digitalisierung aller Inhalte inkl. Anbindung von Mail, Scannern, MFPs usw. Workflows: Automatisierung und Digitalisierung der Unternehmensprozesse Inhalte/Dokumente liegen an einem Ort, keine Informationssilos mehr Alle Mitarbeiter haben die Dokumente sofort im Zugriff Einfache Bedienung und zugleich umfassende Konfigurierbarkeit Zugriffsmöglichkeiten über jedes Gerät – IPhone, IPad, Android, Windows leicht verständliche, Windows ähnliche grafische Oberfläche. Voll in Windows integriert. Austausch und zur Verfügung stellen von Unterlagen für Externe (bsp. Zulieferer oder Kunden) Kommentar und Anmerkungsfunktionen: Alle Kommentare und Feedbacks auf einem Dokument  *Preis gilt pro User / Mindestabnahme: 5 Lizenzen  Jetzt Demo vereinbaren.    

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