Digitale Archivierung

Revisionssichere Archivierung mit einer GOBD konformen Archivierungssoftware


Erfassen Sie mühelos die Digitalisierung Ihrer Akten – ganz einfach selbst. Nutzen Sie eine Archivierungssoftware, die benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet ist, um eine rasche Dokumentenarchivierung zu ermöglichen – für jeden Anwender. Die DOCBOX® ist schnell und unkompliziert in Ihre IT-Umgebung integriert, sowohl als Server- als auch als Cloudvariante verfügbar. Ganz gleich, ob es sich um E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Faxe handelt – die DOCBOX® archiviert sämtliche Dateien rechtskonform und digital. Mit einer integrierten DATEV-Schnittstelle senden Sie Ihre Belege direkt an DATEV Unternehmen Online. Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns einfach.

  • Einscannen, Ablegen, Wiederfinden
  • Schnelle Dokumentenarchivierung 
  • Modular erweiterbar für jede Anforderung 
  • Schnelle Suche: Durchsuchen Sie alle Dokumente im Volltext 
  • Workflows und Freigabeprozesse einfach digitalisieren 
  • E-Mail Archivierung 
  • GoBD und DSGVO konform

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Warum fido?

Menschlich. Ehrlich. Lösungsorientiert. Bei fido erhalten Sie eine umfassende Beratung von Experten im Bereich Archivierungslösungen. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Integration, sondern stehen Ihnen auch nach einer erfolgreichen Implementierung mit fortlaufendem Support zur Verfügung. 

Durch unsere langjährige Expertise können wir Ihnen speziell für Ihren Anwendungsfall verschiedene Ansätze anbieten und individuelle Lösungen erarbeiten.

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Schluss mit endlosen Papierbergen -

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Welche Funktionen hat die digitale Archivierung?

  

  

Digitale Archivierung einfach und revisionssicher

Begeistert alle: Geschäftsführung, Mitarbeiter und IT

Sie sind auf der Suche nach einer Dokumentenarchivierung, die sich an Ihre Anforderungen flexibel anpasst? DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn Ihre Anforderungen in der Zukunft ganz andere sein werden. Die Ablage wird selbstständig von DOCBOX® automatisiert und schütz ebenfalls die Dateien und Dokumente vor unberechtigtem Zugriff. Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität: das sind die herausragenden Eigenschaften der DOCBOX®. Ebenfalls fördert diese auch die Teamarbeit und ist Zielführend für eine effizientere Kommunikation, denn durch viele praktische Funktionen, wie Stempel oder Notizen kann direkt am Dokument selber kommuniziert werden.

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DOCBOX ® Archivierungssoftware

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, Dokumentenarchivierung Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente (E-Mail Archivierung) in einem digitalen Archiv ablegen. Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung. Die Wege ins Archiv gehören dank DOCBOX® der Vergangenheit an und auch das lange Suchen hat sich erledigt, denn wichtige Dokumente oder Dateien können nicht verfremdet und verändert werden oder verloren gehen.

  • Digitale Dokumentenarchivierung für Unternehmen 
  •  Einscannen, ablegen, finden
  • Google-ähnliche Suche: Finden Sie schnell alle Inhalte und Dokumente
  • Archivieren Sie auch E-Mails
  • Revisionssicher und GoBD konform
  • Sparen Sie Zeit, Geld und Platz vom ersten Tag an
  • Die integrierte OCR-Technologie registriert über 100 Sprachen sowie 1D und 2D Barcodes
  • Sofortige Verfügbarkeit der Dateien an jedem Ort und für jeden Berechtigten

     

In 3 Schritten zur Dokumentenarchivierung

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Geschäftsprozess

In jedem Unternehmen werden in den unterschiedlichen Bereichen Dokumente und Akten erstellt, kopiert, weiter-verteilt und gesammelt. Besonders sensible Informationen wie zum Beispiel Personalakten, sind auch aus Daten-schutzgründen als kritisch einzustufen und bedürfen einer sicheren Aufbewahrung.

Elektronische Archivierung

Mit der DOCBOX® erhalten Sie eine moderne, leistungsfähige Software, mit der Sie in wenigen Schritten sowohl Ihr Papierarchiv als auch alle elektronischen Dokumente in einem elektronischen Archiv ablegen. Die DOCBOX® erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.

Digitale Akte

Greifen Sie Zeit unabhängig und von jedem Ort ohne lästiges Suchen auf Ihre Dokumente zu. Mit der DOCBOX® verfügen Sie über eine revisionssichere Dokumentenablage, mit der Sie auch noch die Effizienz Ihrer Arbeit steigern, bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und Unternehmensrisiken.

Dokumenten-Management

Elektronisches Dokumenten-Management ist ein komplexes System, mit dem Sie alle Dokumente, wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr in wertvolle Ressourcen umwandeln und das Ihnen gleichzeitig hohe Sicherheit und Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

       

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Weitere Digitalisierungslösungen

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Tipp
d.velop Dokumentenmanagement System
Verwalten und archivieren Sie alle Dokumente digital. Ein Dokumentenmanagement-System ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse, wie Krankmeldung und Urlaubsantrag können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern. Wir sind Integrations- und Beratungspartner mehrere Softwarelösungen, sodass wir die für Ihre Anforderungen beste Lösung finden können. Bei Unternehmen kommt es immer darauf an, die bestehende Infrastruktur, die Engpässe und die größten Hebel im Unternehmen schnell zu finden und diese zu optimieren.  Bei einem Unternehmen geht es mehr um die Automatisierung und Beschleunigung bestehender Prozesse, beim anderen geht es um die volle Transparenz und Sicherheit der Daten für alle Mitarbeitenden. Wir sprechen immer zuerst mit Ihnen in einem persönlichen Telefonat, danach vereinbaren wir einen individuellen Teams Termin mit Ihnen - in dem wir die besten Lösungsvarianten kurz zeigen. Oft werden wir auch nach einer Best-Practice Lösung oder Erfahrungswerten aus anderen Branchen gefragt. Gerne teilen wir diese mit Ihnen. Unser Ansatz ist ein anderer, wir coachen - und befähigen Kunden mit flexiblen Systemen dazu, Ihre Systeme selbst zu managen.     <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/kejSwK5H8pk" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>  Software 30 Tage kostenlos testen: >>Hier gehts zum Download.<< Gerne begleiten wir Sie während der Testphase und stehen Ihnen beratend zur Seite.   * monatlicher Preis gilt pro User

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DOCBOX® 7.0 PRO Business Cloud
*Preis gilt für DOCBOX® Professional inkl. ein Benutzer, ein Administrator und ein Mandant   DOCBOX® 7.0 PRO Business CloudHier können Sie die Software kostenlos testen. Digitale Archivierung mit der DOCBOX® Archivierungssoftware. Archivieren Sie alle Rechnungen und Dokumente mit der DOCBOX® revisionssicher. Digitale Ablage von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen und E-Mails. Einfaches archivieren und wiederfinden. Die DOCBOX® ist das leistungsfähige DMS für die digitale Dokumentenarchivierung in der Cloud. Mit dem DMS speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital, revisionssicher sowie schnell wiederauffindbar in der Cloud. Die Dokumente sind ausfallsicher, zertifiziert und nach deutschem Datenschutz im Rechenzentrum gespeichert. Alle Dokumente liegen auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise). Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung. Die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar.  <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/L5TExcbsvIc" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>  Neuerungen der Version 7 Modul Versionierung - Versionierung von Microsoft Dateien OutlookConnect EasySearch - aus Fremdanwendungen heraus Sognaturen API - Anbindung von Barcode/QR-Code, Autoarchiv uvm.     IT-Ressourcen effizient einsetzen Ein großer Vorteil der Cloud-basierten DOCBOX® liegt in der Skalierbarkeit virtueller IT-Ressourcen: Sie stehen jederzeit in beliebigen Umfang zur Verfügung. Der zweite Vorteil besteht in der Kosteneinsparung: Weil immer nur so viele IT-Ressourcen genutzt werden, wie benötigt, fallen keine Fixkosten für nicht genutzte Hardware oder Softwarelizenzen an. Darüber hinaus sind IT-Ressourcen in der Cloud für Unternehmer günstiger, weil die Grundkosten (Anschaffung, Betrieb, Wartung) von mehreren Nutzern geteilt werden. Die Browser-basierte Cloud-Lösung der DOCBOX® steht im Funktionsumfang der Server-basierten Inhouse-Lösung in nichts nach. Nur die Module Portable und FolderSync stehen aus technischen Gründen nicht in der Cloud-Lösung nicht zur Verfügung.   Die Cloud-Umgebung schafft eine zukunftssichere Digitalisierung Durch die Cloud-Lösung minimieren Unternehmen finanzielle und technische Hürden. Die DOCBOX® aus der Cloud ist eine SaaS-Anwendung (Software as a Service). Sie verwenden bereitgestellte Software, die Sie nicht lokal installiert haben, sondern über eine Internetverbindung benutzen. Hard- und Software werden zur Verfügung gestellt. Sie nehmen lediglich die Funktionen der Software von außen in Anspruch.   Rechtsicheres Dokumenten-Management und produktive Workflows Mit der DOCBOX® aus der Cloud können Sie und Ihre Mitarbeiter vollkommen orts- und zeitunabhängig immer auf die aktuellsten Dokumentenversionen zugreifen. Dadurch automatisieren und beschleunigen Sie Geschäftsprozesse wie den allgemeinen Schriftverkehr, Rechnungsverarbeitung, Projekt- und Vertragsmanagement. Die revisionssichere digitale Archivierung Ihrer Dokumente entspricht den rechtlichen Anforderungen der GoBD sowie der DSGVO. Die Cloud-basierte Lösung erlaubt die Anbindung an bestehende ERP- und/oder CRM-Anwendungen über eine API-Schnittstelle. Mit produktiven Workflows automatisieren Sie effizient Geschäftsprozesse in Fachabteilungen wie etwa der Verwaltung, im Personalwesen, in der Beschaffung oder im Vertrieb.    

29,63 €*
Tipp
DMS Software: "M-Files Platform"
  DMS Software: "M-Files Platform"    M-Files ist die ideale Platform-Lösung wenn Sie Ihr System maximal an Ihre Strukturen im Unternehmen anpassen möchten. Auch selbst können Sie hier in der Admin Oberfläche selbst anpassen und Erweitern. M-Files stärken liegen vor allem im Bereich Workflows und komplexe Prozesse und Freigaben Unternehmensweit zu managen. Integrationen sind in viele Standardsysteme wie Navision, Salesforce, SAP4Hana, SAP Business One und viele Branchenlösungen vorhanden, oder können durch API Anbindung einfach umgesetzt werden. Welches DMS System für Ihre Unternehmensherausforderung das Beste ist, klären wir sehr gerne in einem persönlichen Telefonat / Teams Call ab und können Ihnen direkt mehrere Systeme vergleichen. Diese Beratung ist gänzlich kostenfrei.  Auf Wunsch können wir Ihnen auch ein individuell an Sie angepasstes Testsystem zur Verfügung stellen, dass Sie für interne Auswahlzwecke dann nutzen können. Sprechen Sie mit uns.    Mit der Dokumentenmanagement Software "M-Files Platform" verwalten und archivieren Sie alle Dokumente digital. Das DMS System wird auf Basis von Nutzerlizenzen gekauft (Mindestvolumen 5 User) oder als Software-as-a-Service monatlich bezahlt.  Es bietet umfassende Funktionen zum Erstellen einer idealen Dokumentenmanagement Umgebung. Basierend auf der M-Files Technologie können Sie alle Funktionen als OnPremises Installation nutzen. Sie können M-Files 30 Tage kostenlos testen. Hier klicken.      <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/rAwKVOF8D7Q" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe>   Produkthighlights Metadaten-Ansatz (was wird gespeichert, nicht wo) Digitalisierung aller Inhalte inkl. Anbindung von Mail, Scannern, MFPs usw. Workflows: Automatisierung und Digitalisierung der Unternehmensprozesse Inhalte/Dokumente liegen an einem Ort, keine Informationssilos mehr Alle Mitarbeiter haben die Dokumente sofort im Zugriff Einfache Bedienung und zugleich umfassende Konfigurierbarkeit Zugriffsmöglichkeiten über jedes Gerät – IPhone, IPad, Android, Windows leicht verständliche, Windows ähnliche grafische Oberfläche. Voll in Windows integriert. Austausch und zur Verfügung stellen von Unterlagen für Externe (bsp. Zulieferer oder Kunden) Kommentar und Anmerkungsfunktionen: Alle Kommentare und Feedbacks auf einem Dokument  *Preis gilt pro User / Mindestabnahme: 5 Lizenzen  Jetzt Demo vereinbaren.    

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