Dokumentenmanagement für Anwaltsbüros und Kanzleien
Digitale Kanzlei: Dokumentenverwaltung für Kanzleien & Rechtsanwälte
Ganz gleich ob es um die Verwaltung von Mandantenunterlagen, die Vorbereitung von Schriftsätzen und deren Anlagen, den Entwurf von Verträgen oder Ihre Honorarabrechnung geht: mit einem Dokumentenmanagementsystem werden die Abläufe in Ihrer Kanzlei effizienter, transparenter und Ihr Arbeiten wird deutlich flexibler als bisher.
Ein DMS sorgt mit der einzigartigen Metadatenstruktur dafür, dass das "Wo" keine Rolle mehr bei der Dokumentensuche spielt. Fragen Sie uns an - wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Kanzlei.
Vorteile einer Dokumentenmanagement Software für Anwaltsbüros und -kanzleien
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Treten Sie mit uns in Kontakt, wir beraten Sie gern!
Reibungslose Interaktion zwischen Anwalt und Assistenz
Um eine reibungslose Interaktion zwischen Anwält*innen und deren Assistenz zu gewährleisten, bietet Ihnen M-Files viele hilfreiche Funktionen. Ein gemeinsamer Zugriff auf E-Mails und den Aktenbestand erleichtert die Zusammenarbeit. Der Digitale Posteingang läuft mit einer Verschlagwortung durch die Assistenz sowie mit aktenbezogenen Vorlagen. Freigabe, Stellungnahme und Aufgabenbearbeitung ist geräteunabhängig jederzeit möglich, und das mobil oder in der Kanzlei.
Individuell auf Ihre Organisations- und Arbeitweise angepasst
Das DMS lässt sich flexibel an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse anpassen. So ist auch eine flexible Anbindung an Ihr KM-System möglich. Ganz egal ob Sie Fälle im Zivilrecht, öffentlichen Recht oder Strafrecht betreuen, das System ist für jedes Rechtsgebiet individuell konfigurierbar. Die Abbildung von Mandaten erfolgt in Akten und Unterakten oder in verschiedenen Instanzen. Auch können Dokumente beliebig gegliedert werden – beispielsweise in Kommunikationsteil, Gerichtsteil, Registerteil, etc. In Ihrer Kanzlei können sie unbegrenzte Workflows selbst konfigurieren, um zum Beispiel Fristen und Termine einzuhalten. Auch ist ein individuelles Handling von Sperrakten und abgelegten Akten möglich. Beliebige Aktenbeteiligte können im DMS abgebildet werden, wie Mandanten, Gegner, Gericht, Sachverständige, Behörden, Versicherungen, etc.
Zusatzoptionen
Neben den vielen nützlichen Standardfunktionen ist es möglich, die Arbeit in Ihrer Kanzlei weiter zu automatisieren und zu vereinfachen. Beispielsweise kann durch bestimmte Anpassungen weitgehend aus Outlook heraus gearbeitet werden. Ebenso ist eine Anbindung an DATEV möglich, sodass Rechnungen automatisch aus dem DMS an DATEV übergeben werden können.
Weitere nützliche Features
Eine weitere nützliche Funktion ist die Zeichenerkennung direkt beim Import, bei der Verarbeitung oder bei Bedarf. Ebenso läuft eine automatische Dublettenprüfung ab, um so doppelte Arbeit zu verhindern. Die individuell steuerbare Anbindung oder Übernahme der Dokumente auf Netzlaufwerken stellt einen weiteren Vorteil dar. Auch die Anbindung von Datenräumen sowie ein digitaler Posteingang sind mit dem DMS möglich.
Arbeiten am Mandat
Ein DMS vereinfacht das Arbeiten am Mandat. M-Files legt eine automatische Versionierung von Dokumenten an, wenn diese beispielsweise an eine beteiligte Vertragspartei versendet und bearbeitet wurden. Diese Versionen können sein: Entwurf, Mandantenentwurf, vom Mandanten kommentiert, finale Version vom Schriftsatz, Vertrag etc. Außerdem besteht die Möglichkeit eines Vergleichs verschiedener Versionen desselben Dokuments, um die Änderungen am Dokument kenntlich zu machen. Greifen Sie von überall auf relevante Dokumente zu. Mobil bei Gerichtsverhandlungen oder beim Mandanten – auch ohne Internetverbindung. Verwalten Sie die Dokumente einheitlich mit der automatisierten Dokumentenbenennung anhand beliebiger Eigenschaften. Durch das Rechtemanagement können Sie steuern wer Mandatsführer, Assistenz oder Bearbeitender ist. benfalls möglich ist die Unterscheidung des Dokuments nach Eingang und Kenntnisnahme. Mit dem DMS für Anwälte stellen Sie sicher, dass Dokumente als PDF/a vorliegen. Es übernimmt die Konvertierung in PDF/A Dokumente on-the-fly
beA-Unterstützung
Die Aufbereitung von Schriftsätzen zur Versendung per beA ist im DMS problemlos möglich. Auch die rechtskonforme Aufbewahrung von heruntergeladenen beA-Nachrichten wird unterstützt.