Dokumentenmanagementsysteme

Einfach. Digital. Arbeiten.

Welches Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Richtige?

Wir sprechen Klartext!

Ein DMS schafft Ordnung und Struktur in Ihrem Unternehmen, indem es Dokumente zentral speichert, verwaltet und zugänglich macht. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen. Doch das richtige System zu finden, kann eine Herausforderung sein. Wir sprechen Klartext und bieten Ihnen Lösungen, die sich im Mittelstand bewährt haben – ohne unnötige Komplexität.

Umfangreiche Dokumentenmanagement Funktionen sind heute selbstverständlich, was Sie brauchen sind vor allem:

Flexible und transparente Lizenzmodelle. Wir kennen die Fallstricke am Markt
Hohe Administrierbarkeit für Kunden- wenig Abhängigkeit für Sie !
Oberflächen und Usability müssen für Nutzer direkt verständlich sein
Schnell einzuführen - ohne 12 Wochen Projektvorlauf - Sie wollen JETZT digitalisieren

Sie erreichen uns unter Kontakt oder per Tel 07472 9867 71

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Einfach. Digital. Arbeiten.

„Wir finden, es ist Zeit für Klartext! Ein Dokumentenmanagementsystem muss für Ihr Unternehmen arbeiten – nicht umgekehrt.“

Jedes Dokumentenmanagementsystem hat seine eigenen Stärken und eignet sich für unterschiedliche Anforderungen. Egal, ob Sie eine einfache Lösung wie Docbox, ein modulares System wie d.velop oder eine intelligente Plattform wie M-Files suchen – wir beraten Sie gerne persönlich und helfen Ihnen, das DMS auszuwählen, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Kontakt

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Tipp

DOCBOX® 8.0: Einlesen - Prozesse abbilden - Wiederfinden

Software Varianten

Cloud Kaufversion

Varianten ab 37,80 €*

1.297,10 €*

Tipp

d.velop – Die skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen

Software Versionen

Basic Business Ultimate

Varianten ab 32,13 €*

46,41 €*

Tipp

M-Files – Die intelligente Lösung für komplexe Anforderungen

M-Files

Base Business Team

Varianten ab 39,27 €*

53,55 €*

Software Zubehör

Automatisierte Verarbeitung und Anzeige von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format

Mit dieser Lösung lassen sich digitale Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format ganz einfach automatisiert verarbeiten. Unterstützt werden aktuell die Formate XRechnung (UBL und CII, Version 3.0.2) sowie ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2. Ihre Vorteile mit der automatischen Verarbeitung: Die Rechnungsinhalte werden automatisch ausgelesen und strukturiert im System abgelegt – ganz ohne manuelles Eingreifen. Dazu gehören unter anderem: Rechnungssteller und-empfänger Rechnungsnummer und-datum Brutto- und Nettobeträge Mehrwertsteuersatz und-betrag Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum Währung sowie die einzelnen Rechnungspositionen Mit PDF-Vorschau Falls keine PDF-Vorschau in der E-Rechnung enthalten ist, wird automatisch eine PDF mit den wichtigsten Rechnungsdaten erstellt, um die Prüfung zu erleichtern. Bei ZUGFeRD-Rechnungen – also PDF-Dateien mit eingebetteter XML – wird die XML genauso verarbeitet wie bei einer klassischen XRechnung. Diese Lösung nimmt Ihnen die manuelle Erfassung komplett ab und sorgt für eine sichere, nachvollziehbare und digitale Rechnungsverarbeitung – inklusive Vorschau und Prüfoption. Fragen Sie jetzt bei uns an!

Preis auf Anfrage

M-Files Aino: Ihr KI-Assistent fürs digitale Dokumentenmanagement

M-Files Aino: Ihr intelligenter KI-Assistent für effizientes Dokumentenmanagement Mit M-Files Aino bringen Sie künstliche Intelligenz direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem. Aino unterstützt Sie dabei, Informationen schneller zu finden, Prozesse zu automatisieren und die Datenqualität zu verbessern – alles unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards. Ihre Vorteile mit M-Files Aino: Schnelle Informationsbeschaffung: Aino beantwortet komplexe Fragen, indem es relevante Daten durchsucht und präzise Antworten liefert. Automatisierte Dokumentenklassifizierung: Reduzieren Sie manuellen Aufwand durch automatische Zuordnung und Organisation Ihrer Dokumente. Sichere Datenverarbeitung: Dank automatisierter Berechtigungen stellt Aino sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben. Intuitive Benutzerführung: Interagieren Sie mit Aino in natürlicher Sprache und erhalten Sie nachvollziehbare Ergebnisse mit direkten Quellenangaben. Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Dokumente schnell verstehen: Lassen Sie sich komplexe Dokumente automatisch zusammenfassen und erfassen Sie auf einen Blick die wichtigsten Inhalte. Antworten aus allen Dokumenten: Sie haben eine konkrete Frage, aber keinen Überblick über die vorhandenen Informationen? Aino durchsucht alle relevanten Dokumente und liefert Ihnen eine präzise Antwort – unabhängig von Sprache oder Format. Gezielte Informationsabfrage: Beschränken Sie Ihre Suche auf bestimmte Dokumente oder Themenbereiche, um noch genauere Ergebnisse zu erzielen – ideal z. B. bei Projektanalysen oder Audits. Transparente Nachvollziehbarkeit: Zu jeder Antwort liefert Aino direkt die Quellenlinks mit, damit Sie die Informationen schnell verifizieren und weiterverarbeiten können. Themen im Dialog vertiefen: Aino merkt sich vorherige Fragen und ermöglicht es Ihnen, ein Thema über mehrere Schritte hinweg im Gespräch zu bearbeiten – strukturiert, nachvollziehbar, effizient. Rechnen und planen mit Aino: Von einfachen Kalkulationen bis zur Terminplanung – Aino unterstützt Sie bei Rechen- und Kalenderoperationen direkt im Arbeitskontext. Metadaten automatisch erfassen: Sparen Sie Zeit beim Einpflegen von Informationen – Aino erkennt relevante Metadaten und trägt sie automatisiert ins System ein. Metadatenquellen nachvollziehen: Bei Bedarf zeigt Aino Ihnen, auf welchen Grundlagen Metadaten vergeben wurden – für mehr Transparenz und Vertrauen.Erleben Sie, wie M-Files Aino Ihre tägliche Arbeit erleichtert und Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level hebt.Fragen Sie jetzt bei uns an!

Preis auf Anfrage

Mit KI: E-Mail-Anhänge automatisch erfassen und digital ablegen

Täglich gehen unzählige E-Mails mit Anhängen im Unternehmen ein – ob Bewerbungen, Verträge, Baupläne oder Kundenkorrespondenz. Die manuelle Sichtung, Zuordnung und Ablage dieser Anhänge kostet Zeit und bindet Ressourcen. Diese Lösung: Automatisierung Mehrere E-Mail-Anhänge werden automatisch ausgelesen, per OCR erkannt (auch bei eingescannten Dokumenten) und je nach Inhalt korrekt zugeordnet – als Rechnung, Angebot, Vertrag oder ein anderes Objekt. Die Dokumente werden dann direkt in den richtigen digitalen Prozess oder an den zuständigen Ansprechpartner übergeben. Typische Einsatzbereiche:Personalabteilungen: Bewerbungen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Co. Immobilienverwaltungen: Exposés, Grundrisse, Angebote Kanzleien und Notariate: Schriftverkehr, Mandantenunterlagen Technischer Support oder Vertrieb: Reklamationen, Preislisten, BestellungenFür Unternehmen mit hohem E-Mail AufkommenBesonders leistungsfähig wird die Lösung durch die intelligente Dokumentenerkennung: Die Software erkennt automatisch, worum es sich bei einem Anhang handelt – ohne dass manuell sortiert oder verschoben werden muss. Ideal für alle Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen – spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen durchgängigen digitalen Arbeitsfluss. Fragen Sie jetzt bei uns an!

5,36 €*

Rechnet sich ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) steigert die Effizienz im Unternehmen erheblich, indem es wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe strukturiert. Mit einem DMS entfällt beispielsweise das manuelle Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten – stattdessen werden Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und in die richtigen Workflows eingespeist. Diese Automatisierung reduziert Fehler und beschleunigt Prozesse, sodass Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, statt Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen.

Darüber hinaus sorgen automatisierte Freigabeprozesse dafür, dass Dokumente ohne Verzögerung bei den richtigen Personen landen, wodurch Wartezeiten entfallen und Entscheidungen schneller getroffen werden können. Insgesamt bedeutet das: Ein DMS führt zu einem effizienteren, reibungsloseren Ablauf und damit zu erheblichen Einsparungen – sowohl in Zeit als auch in Kosten.

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Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems:

Transparenz über das ganze Unternehmen hinweg

Ganz gleich, in welchen Systemen Ihre Stammdaten hinterlegt sind – sei es in CRM-, ERP- oder SAP-Systemen, Produktdatenbanken oder anderen Datenquellen – ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt in erster Linie für umfassende Transparenz in all Ihren Dokumenten.

Ein DMS fungiert als zentraler Hub, der es ermöglicht, sämtliche Akten und Unterlagen effizient zu organisieren, zu verwalten und zu durchsuchen. Dabei spielt es keine Rolle, woher die Daten stammen oder welches System sie beherbergt. Das DMS schafft eine einheitliche Plattform, auf der Sie Ihre Dokumente und Informationen bündeln und strukturieren können.

Schnellere Prozesse mit automatisieren Workflows und standardisierten Abläufen

Gewinnen Sie durch künstlicher Intelligenz die Kontrolle über Ihre Informationen, und verwandeln Sie diese in verwaltete Daten. Nutzen Sie Inhalte im passenden Kontext, und bieten Sie so eine einzige, universell zugängliche Version für sämtliche Geräte. Schaffen Sie maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Workflows für Ihre geschäftskritischen Informationen. Erweitern Sie Ihre Metadaten mithilfe automatischer Metadaten-Vorschläge, und minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler beim Tagging.

Sicherheit & Schutz Ihrer Daten

Richten Sie Zugriffsberechtigungen ein, ermöglichen Sie Benutzern den Zugriff auf Dateien von jedem Gerät aus, achten Sie gleichzeitig auf die Versionskontrolle und vermeiden Sie duplizierte Inhalte. Verhindern Sie Probleme bei der Versionenverwaltung und bleiben Sie stets konform mit Funktionen wie Check-out und Check-in, Erhaltung älterer Versionen, Änderungsprotokollen und automatischer Versionenbenennungs- und Nummerierungsoptionen.

Alles an einem Ort gespeichert

Eine zentrale Plattform für alle Dokumente, Dateien und Prozesse: Über eine einheitliche Benutzeroberfläche verwalten Sie alles – in jedem System. Ganz egal, wo Sie Daten speichern: Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Daten zentralisiert suchen, bearbeiten und verwalten.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) zeichnet sich durch flexible Strukturen, eine volle Microsoft Integration und sehr viele Erweiterungsmöglichkeiten aus. So können zum Beispiel Daten auf bestehenden Windows Laufwerken direkt eingebunden, gefunden und bearbeitet werden.

1. Docbox – Die einfache Lösung für KMUs

Schnell einsatzbereit und besonders benutzerfreundlich für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs).

Docbox ist ideal für Unternehmen, die ein unkompliziertes und sofort einsatzbereites Dokumentenmanagementsystem suchen. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und den Basisfunktionen deck es all wesentlichen Anforderungen ab, ohne zu überfordern. Docbox ermöglicht es Ihnen, Dokumenten zu digitalisieren, zu archivieren und schnell wiederzufinden - ideal für Unternehmen, die eine schnelle und einfache Lösung suchen, um papierlos zu arbeiten.

Besondere Vorteile von Docbox:

Einfache Bedienung: Minimaler Schulungsaufwand – Ihre Mitarbeiter können sofort loslegen.
Schnelle Implementierung: Docbox kann in wenigen Tagen einsatzbereit sein.
Kostenbewusst: Eine kostengünstige Lösung, die für KMUs optimiert ist. Kauflizenzen mit Softwarepflegevertrag. Optional Miete OnPremises oder Cloud DMS verfügbar.

2. d.velop – Die skalierbare Lösung für wachsende Unternehmen

Flexibilität und Skalierbarkeit für Unternehmen, die ein anpassbares und wachsendes System benötigen.

d.velop bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen, die Flexibilität und Wachstumsmöglichkeiten suchen. Das System ist modular aufgebaut und kann je nach Bedarf um zahlreiche Funktionen erweitert werden - von digitalen Workflows bis zur Integration in ERP- oder CRM-Systeme. d.velopv eignet sich hervorragend für Unternehmen, die wachsen und ein DMS suchen, das sich den Anforderungen flexibel anpasst.

Besondere Vorteile von d.velop:

Modularität: Funktionen können je nach Bedarf hinzugefügt werden – perfekt für wachsende Unternehmen.
Integrierbarkeit: Nahtlose Integration mit vielen anderen Business-Systemen.
Erweiterte Workflow-Funktionen: Ideal, um Prozesse zu automatisieren und Zeit zu sparen.
D.velop ist durch den Store individuell erweiterbar durch Apps. So passen Sie das DMS System standardisiert an Ihre Bedürfnisse an. SaaS Lizenzmodell

3. M-Files – Die intelligente Lösung für komplexe Anforderungen

KI-gestütztes Dokumentenmanagement für anspruchsvolle und datenintensive Unternehmen.

M-Files hebt sich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) hervor, die Dokumente automatisch klassifiziert und relevante Informationen erkennt. Das System eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Anforderungen und großen Datenmengen. M-Files setzt nicht auf eine traditionelle Ordnerstruktur, sondern nutzt Metadaten, um Dokumente intelligent zu organisieren. So finden Sie Informationen blitzschnell und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Besondere Vorteile von M-Files:

KI-gestützte Suche und Klassifizierung: Automatisiert die Dokumentenorganisation und spart wertvolle Zeit.
Metadatenbasiert: Kein Ordner-Chaos – jedes Dokument ist intelligent verknüpft und leicht auffindbar.
Ideal für datenintensive Prozesse: Besonders geeignet für Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen.
SaaS Lizenzmodell, umfangreich im Standard, Stark für Unternehmen die hohe Anforderungen insbesondere an Workflows, Automatisierung und Berechtigungen haben. Cloud- und OnPremises sowie Hybride Hosting Möglichkeiten.

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