Dokumentenmanagementsysteme
Einfach. Digital. Arbeiten.
Welches Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das Richtige?
Wir sprechen Klartext!
- Flexible und transparente Lizenzmodelle. Wir kennen die Fallstricke am Markt
- Hohe Administrierbarkeit für Kunden- wenig Abhängigkeit für Sie !
- Oberflächen und Usability müssen für Nutzer direkt verständlich sein
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Einfach. Digital. Arbeiten.
„Wir finden, es ist Zeit für Klartext! Ein Dokumentenmanagementsystem muss für Ihr Unternehmen arbeiten – nicht umgekehrt.“
Jedes Dokumentenmanagementsystem hat seine eigenen Stärken und eignet sich für unterschiedliche Anforderungen. Egal, ob Sie eine einfache Lösung wie Docbox, ein modulares System wie d.velop oder eine intelligente Plattform wie M-Files suchen – wir beraten Sie gerne persönlich und helfen Ihnen, das DMS auszuwählen, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Kontakt
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Rechnet sich ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) steigert die Effizienz im Unternehmen erheblich, indem es wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Arbeitsabläufe strukturiert. Mit einem DMS entfällt beispielsweise das manuelle Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten – stattdessen werden Rechnungen, Verträge und andere wichtige Dokumente automatisch erkannt, klassifiziert und in die richtigen Workflows eingespeist. Diese Automatisierung reduziert Fehler und beschleunigt Prozesse, sodass Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, statt Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen.
Darüber hinaus sorgen automatisierte Freigabeprozesse dafür, dass Dokumente ohne Verzögerung bei den richtigen Personen landen, wodurch Wartezeiten entfallen und Entscheidungen schneller getroffen werden können. Insgesamt bedeutet das: Ein DMS führt zu einem effizienteren, reibungsloseren Ablauf und damit zu erheblichen Einsparungen – sowohl in Zeit als auch in Kosten.
Transparenz über das ganze Unternehmen hinweg
Ganz gleich, in welchen Systemen Ihre Stammdaten hinterlegt sind – sei es in CRM-, ERP- oder SAP-Systemen, Produktdatenbanken oder anderen Datenquellen – ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt in erster Linie für umfassende Transparenz in all Ihren Dokumenten.
Ein DMS fungiert als zentraler Hub, der es ermöglicht, sämtliche Akten und Unterlagen effizient zu organisieren, zu verwalten und zu durchsuchen. Dabei spielt es keine Rolle, woher die Daten stammen oder welches System sie beherbergt. Das DMS schafft eine einheitliche Plattform, auf der Sie Ihre Dokumente und Informationen bündeln und strukturieren können.
Schnellere Prozesse mit automatisieren Workflows und standardisierten Abläufen
Gewinnen Sie durch künstlicher Intelligenz die Kontrolle über Ihre Informationen, und verwandeln Sie diese in verwaltete Daten. Nutzen Sie Inhalte im passenden Kontext, und bieten Sie so eine einzige, universell zugängliche Version für sämtliche Geräte. Schaffen Sie maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Workflows für Ihre geschäftskritischen Informationen. Erweitern Sie Ihre Metadaten mithilfe automatischer Metadaten-Vorschläge, und minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler beim Tagging.
Sicherheit & Schutz Ihrer Daten
Richten Sie Zugriffsberechtigungen ein, ermöglichen Sie Benutzern den Zugriff auf Dateien von jedem Gerät aus, achten Sie gleichzeitig auf die Versionskontrolle und vermeiden Sie duplizierte Inhalte. Verhindern Sie Probleme bei der Versionenverwaltung und bleiben Sie stets konform mit Funktionen wie Check-out und Check-in, Erhaltung älterer Versionen, Änderungsprotokollen und automatischer Versionenbenennungs- und Nummerierungsoptionen.
Alles an einem Ort gespeichert
Eine zentrale Plattform für alle Dokumente, Dateien und Prozesse: Über eine einheitliche Benutzeroberfläche verwalten Sie alles – in jedem System. Ganz egal, wo Sie Daten speichern: Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Daten zentralisiert suchen, bearbeiten und verwalten.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) zeichnet sich durch flexible Strukturen, eine volle Microsoft Integration und sehr viele Erweiterungsmöglichkeiten aus. So können zum Beispiel Daten auf bestehenden Windows Laufwerken direkt eingebunden, gefunden und bearbeitet werden.
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