Digitale Akten
Dokumente und Informationen digital organisieren und archivieren
Sagen Sie Ihren Aktenschränken den Kampf an - Setzen Sie auf digitalen Akten!
Vorteile einer digitalen Akte
✓ Alle Informationen an einem Ort
✓ Zugriff immer und überall von jedem Gerät
✓ Revisionssichere Archivierung
✓ Schnelles Auffinden durch OCR-Texterkennung
✓ Internes und externes Teilen von Dokumenten
✓ Workflows z. B. für Freigaben
✓ Individuelles Rechtekonzept
✓ Transparenz und Übersichtlichkeit
✓ Effektive Zusammenarbeit
Wie funktioniert die digitale Akte?
In digitalen Akten werden alle im Unternehmen eingehenden Dokumente in elektronischer Form abgelegt. Dabei kann es sich um E-Mails, digitale oder papierbasierte Dokumente handeln. Papierdokumente werden zunächst eingescannt, bevor sie in digitale Akten archiviert werden. Neu eingespielten Dokumente werden anhand der automatisch ausgelesenen Informationen vollautomatisch in Akten einsortiert. Ist noch keine Akte vorhanden, erstellt das System eine neue Akte und legt das Dokument dort ab.
Welche Möglichkeiten gibt es in der digitalen Akte zu arbeiten?
- Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten (Notizen, Stempel, Kommentare)
- Digitale Signatur
- Abwicklung von Aufgaben und Prozessen
- Internes und externes Teilen
Die digitale Aktenführung ist somit ein effizientes und zeitsparendes Instrument. Sie behalten den Überblick über Ihre Dokumente und verwalten diese einfach und schnell.
Projektplan digitale Akte
Wie führen Sie digitalen Akten erfolgreich ein? Welche Punkte müssen Sie beachten? Wie ist der Projektablauf? Wir nehmen Sie an die Hand. Im Handbuch „Einführung digitale Akten“ erhalten Sie Tipps und Handlungsempfehlungen für den richtigen Projektablauf.
Mit diesen drei Schritten gelingt Ihnen garantiert eine erfolgreiche Einführung:
1) Vorhandene Strukturen untersuchen und bewerten
2) Aufbau und Einrichtung der digitalen Akten
3) Einführung im Unternehmen
Laden Sie sich hier das Handbuch „Einführung digitale Akten“ kostenlos herunter.
Sie haben Fragen zur digitalen Akte?
Treten Sie mit uns in Kontakt, wir beraten Sie gern!
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