Dokumentenmanagement für Real Estate / Immobilienwirtschaft
Innerhalb der Immobilienverwaltung und Immobilientransaktion fallen eine Vielzahl von verschiedenen Dokumenten an. Immobilienprojekte egal ob Immobilien erworben, verkauft, erstellt, finanziert, genehmigt oder verwaltet werden, erfordern die Involvierung vieler externer Anspruchsgruppen. Eine effiziente Dokumentenverwaltung innerhalb eines Projektes rückt immer mehr in den Fokus der Immobilienwirtschaft.
Die Dokumentenablage in klassischen Ordnerstrukturen kommt hierbei an seine Grenzen. Dokumente befinden sich bei diesem Ansatz oftmals in separaten Systemen wie ERP, CRM, Netzlaufwerkordnern und Immobilienmanagement Systemen. System Silos erschweren die Suche nach wichtigen und vollständigen Informationen.
Ein DMS bietet einen anderen Ansatz und distanziert sich von herkömmlichen Ordnerstrukturen. Die Dokumenten- und Informationsverwaltung basiert auf Metadaten, dabei steht mehr als der Ablageort, der Inhalt auf dem Dokument im Fokus. Das Ergebnis: Effiziente und strukturierte Prozesse mit intelligenter Berechtigungsstruktur.
Dank des einzigartigen Intelligent Metadata Layers (IML) haben Sie Zugriff auf Daten aus anderen Systemen wie CRM, ERP oder Netzwerkordner. User können wie gewohnt in Ihren Systemen weiterarbeiten, während M-Files alle Daten verwaltet - wie in einer Googlesuche.
Alle M-Files-Nutzer erhalten lediglich Informationen, die sie auch wirklich benötigen. Darüberhinaus können Sie durch das flexible Berechtigungsmanagement sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff bspw. im Asset-Management schützen und Freigabeprozesse steuern.
UNSERE M-FILES KUNDEN
Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems
Verwalten Sie Ihre Verträge wie Kauf- oder Mietverträge. Funktionen wie Notizen, Version Control oder E-Signing unterstützen Sie dabei, Fehler zu vermeiden und Duchlaufzeiten bis zur Vertragsarchivierung zu minimieren.
In einem DMS arbeiten alle User an der aktuellen Version eines Dokumentes, es gibt keine Duplikate. Erhalten Sie zu jedem Dokument den Bearbeitungsverlauf, vergleichen Sie Versionen und Veränderungen im Dokument und sparen Sie Zeit für die Suche nach der neusten Version.
Automatisieren Sie wiederkehrende Geschäftsprozesse und Routineaufgaben mithilfe von Workflows, beispielsweise für Investitionsentscheidungen und Vertragsfreigabeprozesse. So minimieren Sie Fehler und sparen Zeit.
Mit der mobile App greifen Sie von Ihrem Smartphone oder Tablet aus auf alle Dokumente zu - und dank Offline-Verfügbarkeit auch ohne Internetzugang. So können Sie ganz bequem Dokumente und Fotos archivieren und mit allen Beteiligten teilen.
Unterzeichnen Sie Verträge digital und rechtskonform bequem unterwegs mit dem Smartphone oder Tablet. Von Abnahmeprotokolle bis Mietverträge - flexibleres Arbeiten mit digitaler Signatur.
Egal ob Miet- oder Objektakte, ein DMS sammelt alle Informationen aus Dokumenten. Erhalten Sie per Klick alle Informationen zu einem Projekt (Übergabeprotokolle; Asset-Management), Kunden, Rechnung oder anderen Sachverhalt.
