Auswahl einer ECM Software: Erfahrungsbericht über effizientes Enterprise Content Management im Anlagenbau

Auf der Suche nach einer passenden ECM Software, befand sich Anfang des Jahres narz systems. Der Mittelständische Elektro- und Automatisierungslösungsanbieter. Die Anforderungen an eine ECM Software waren klar formuliert: Es sollten alle Projekt- und Kunden, sowie weitere Anlageninformationen und andere Dateien mit einer ECM Software verwaltet werden. Der Zugriff sollte unabhängig vom Endgerät (auch per App für den Außendienst) möglich sein. Die unterschiedlichen Sichtweisen auf alle Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Anlage / bzw. eines Kunden waren ausschlaggebend für die Auswahl und Entscheidung für die ECM – Software von M-Files. Nun kann narz systems vom ersten Gespräch an über die gesamte Projektdurchführung auf alle Dokumentationen, Dokumente, Zeichnungen und Dateien der Anlage zugreifen. Somit gestalten sich die Erweiterungen und Wartungsarbeiten für den Anlagenbauer zukünftig sehr einfach. Alle Informationen und Dokumente sind nun einfach wieder zu finden im zentralen Dokumentenmanagementsystem.


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Zielsetzung: Dokumentenmanagement als roter Faden für die Projektabwicklung

Die Basis für eine erstklassige Leistung im Projekt sind – neben dem Know-how der Experten – auch die effiziente Nutzung und Verwaltung aller im Projekt anfallenden Informationen und Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus der gelieferten Anlagen. 

Von den ersten Gesprächen über die gesamte Projektdurchführung hinweg bis zur Dokumentation und Archivierung des Projektes bildet das Dokumentenmanagement den roten Faden für die gesamte Projektabwicklung und ist besonders auch für spätere Service-, Wartungs- oder Erweiterungsarbeiten unumgänglich.

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Die Ausgangssituation

Vor Einführung der ECM Software wurde wie in vielen Unternehmen eine Ablagestruktur auf einem Windows- Fileserver verwendet. Mit Blick auf das Wachstum des Unternehmens reichten die Möglichkeiten für eine transparente Ablage und Nutzung der immer umfangreicheren Informationen nicht mehr aus. Die Strukturierungsmöglichkeiten im Filesystem sind sehr eingeschränkt und erlauben nur eine Sicht in der hierarchischen Ordnung. Gleichzeitig ist es im Filesystem sehr schwer, eine einheitliche Struktur und Ablageordnung einzuhalten. Mitarbeiter neigen so dazu Ihre eigene Struktur und Informationslogik aufzubauen. Dokumente sind dann kaum wieder zu finden. Zwingend notwendig ist aber im Projektmanagement die Versionierung von Dokumenten und die Sicherstellung der Wiederauffindbarkeit. Die Vorteile einer ECM Software kamen somit voll zum Tragen.

Auch bei narz systems bot das Filesystem weder die Transparenz noch die geforderte Sicherheit, die gewünschten Informationen schnell und verlässlich zu finden. Das erfolgreiche Wachstum des Unternehmens erforderte zudem eine deutlich leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter. narz systems entschied sich daher für eine völlige Neukonzeption des Dokumentenmanagements auf Basis eines Enterprise Content Management Systems (ECM).

 

Die Lösung: Über die ECM Software Auswahl, Kriterien und Entscheidungsfindung

Einfachheit und Funktionsumfang standen bei der Produktauswahl im Mittelpunkt

Für narz systems war es wichtig, eine neue Plattform für das Dokumentenmanagement zu finden, die ein umfangreiches Leistungsspektrum mitbringt und sich gleichzeitig durch Einfachheit auszeichnet. Dabei bezog sich die Eigenschaft Einfachheit über alle Aspekte der Lösung: narz systems suchte nach einer ECM Software, die schnell und ohne ein langwieriges Einführungsprojekt einsetzbar ist. Dazu sollten die notwendigen Anpassungen weitgehend von narz systems selbst durchgeführt werden können. Auch das Lizenzmodell sollte diese Einfachheit wiederspiegeln. Gesucht war eine einfache, nutzerbasierte Lizenzierung, die alle erforderlichen Funktionen zur Nutzung beliebiger Clients, zur Anpassung an die spezifischen Anforderungen und zur Integration beinhaltet. Abschließend sollte die neue Lösung so einfach zu nutzen sein, dass sie ohne wesentliche Schulungsaufwände eingeführt werden konnte. 

360-Sicht

 

360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden schafft Wettbewerbsvorteil

Nach gründlicher Sichtung des Marktes entschied sich Narz Systems für die ECM Software von fido GmbH & Co.KG. Mit fido und der ECM Software vom Anbieter M-Files, konnte narz systems eine einheitliche und einfach zu nutzende Lösung für das Dokumentenmanagement implementieren, die eine 360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden bietet. Alle projektrelevanten Dokumente werden unabhängig vom Format in M-Files abgelegt.  

M-Files ECM schafft 360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden durch die Verbindung von Daten aus dem ERP mit unstrukturierten Dokumenten.

 

Betrachtung über digitale Akten: Kunden- und Projektakte

Zu diesen Dokumenten gehören neben Pflichtenheften und Angeboten, der gesamte Schriftverkehr inklusive E-Mails und auch technische Dokumente wie beispielsweise PDFs von Schaltplänen aus der CAD-Lösung EPLAN. Insbesondere der letzte Aspekt ist interessant, da sich damit alle Nutzer – unabhängig davon, ob sie Zugang zur CAD Lösung haben – einen Einblick in die technischen Details des Kundenprojektes verschaffen können. Dies gilt insbesondere im mobilen Einsatz bei Kunden vor Ort. So kann schnell das aktuellste Dokumente mit einem Smartphone oder jedem anderen mobilen Endgerät eingesehen werden. 

Als Ablagekriterium für die Dokumente werden verschiedene Metadaten genutzt, wobei eine Projektnummer die Dokumente eindeutig einem spezifischen Kundenprojekt zuordnet. Hier zeigten sich die Vorteile des metadaten-zentrierten Ansatzes von M-Files. M-Files kann auch strukturierte Daten unabhängig von einzelnen Dokumenten verwalten. Damit können beispielsweise auch Kunden und Projekte verwaltet werden und über Metadaten zur Strukturierung von Dokumentensammlungen (digitalen Akten) eingesetzt werden. Die eigentliche Ablagestruktur ist dabei für den Nutzer unbedeutend, weil er sich beliebig viele Sichten über die Metadaten erzeugen kann. (z.B. alle endenden Kundenverträge in Jahr XY; alle Kunden von Vertriebsmitarbeiter Müller) 

So haben die Mitarbeiter von Narz Systems jederzeit einen vollständigen Überblick über die Informationen zu einem Projekt, einer Anlage oder einem Kunden und bekommen die relevanten Dokumente immer im Kontext mit den anderen relevanten Informationen angeboten. Dies steigert die Effizienz und Qualität über den ganzen Projektverlauf.

zitat-1Neben der Ablage und Suche nach Informationen profitiert narz systems zudem von der Vereinfachung von Prozessen. So nutzen die Mitarbeiter beispielsweise die Möglichkeit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, diese zu kommentieren, Aufgaben zuzuweisen und einfache Workflows per Mail umzusetzen. Auch Standardabläufe wie die Erstellung und Verarbeitung von Wochenzeitberichten wurden mit M-Files automatisiert.

Die integrierte revisionssichere Archivierung gewährleistet nicht nur unternehmensweit die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen, sondern erlaubt auch langfristig den sicheren Zugriff auf die Projektunterlagen. So kann narz systems in jedem neuen Projekt auf Wissen und Erfahrungen aus allen vorangegangenen Automatisierungs- oder Elektroprojekten zurückgreifen. 

 

 

zitat-2

fido  war idealer Partner und Anbieter für zügige Projektumsetzung und ECM Software Integration. fido überzeugte narz systems sowohl im Leistungsumfang als auch in der einfachen und intuitiven Bedienung, die die Einführung des Systems und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert.  Besonders beeindruckt war narz systems von der Leichtigkeit mit der das Produkt auf die speziellen Anforderungen angepasst werden konnte. Die meisten Anpassungen wurden von narz systems selbst durchgeführt. Hier zeigte sich, dass fido die Produktphilosophie von M-Files auch in der DMS Beratung fortführt. Fido sieht sich in der ECM Beratung in der Regel auch als Coach, der den Kunden dabei unterstützt, das ECM Software selbstständig anzupassen. So können Enterprise Content Management Systeme auch ohne riesige Beratungsprojekte – und damit hohe externe Kosten – eingeführt werden.

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Das Dokumentenmanagementsystem: Outlook Integration und ERP Schnittstelle

Moderne Dokumentenmanagementsysteme zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich tief in bereits bestehenden Anwendungssystemen integrieren lassen. Bereits in der Grundversion kann M-Files sich in die üblichen Office-Anwendungen wie Microsoft Word und in Mail-Clients wie Microsoft-Outlook einklinken. Bei narz systems ging man noch einen Schritt weiter und hat M-Files mit dem ERP-System MOS'aik von Moser Software integriert. Stammdaten wie Kunden, Ansprechpartner und Projekte werden zwischen diesen Systemen synchronisiert. In M-Files können diese Daten nun leicht mit beliebigen Dokumenten verknüpft werden, sodass die Mitarbeiter in der aktiven Projektarbeit optimal unterstützt werden. Auch diese Anbindung war technisch so einfach, dass der Kunde sie selbst durchführen konnte.

 

Digitalisierung des Dokumentenmanagements sichert zukünftiges Wachstum 

Mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem hat narz systems eine wichtige Basis für das weitere Wachstum gelegt. Die Projektarbeit kann effizienter erfolgen und es gibt jederzeit Transparenz über die Projekte und zugehörigen Informationen. Der Wissenstransfer zwischen den Projekten bzw. Mitarbeitern wird erheblich erleichtert und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschleunigt. So macht das neue Dokumentenmanagementsystem genau das, was man von guter Software erwartet: Es erleichtert die Arbeit in den Kernprozessen des Unternehmens und schafft neue Möglichkeiten. Zurecht blickt narz systems stolz auf einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft zurück.

 

Über Narz Systems - Mittelständischer Anbieter von Elektro- und Automatisierungslösungen

Die narz systems GmbH & Co. KG realisiert seit 20 Jahren erfolgreich Elektro- und Automatisierungslösungen für anspruchsvolle kommunale und industrielle Anwendungen. Im Zentrum der Leistungen stehen eine Beratung und Betreuung rund um Maschinen, Anlagen und Systeme der Kunden. Dazu werden im engen Kontakt mit den Kunden, deren Bedürfnisse ermittelt und darauf aufbauend kundengerechte, individuelle Lösungen angeboten. Die Realisierung erfolgt dann von der Elektroinstallation über die Schaltanlagen bis zur Prozessleittechnik aus einer Hand. Mit einem umfangreichen Service- und Wartungsangebot ermöglicht es narz systems seinen Kunden, ihre Maschinen, Anlagen und Systeme auf dem neusten technischen Stand zu halten und maximale Verfügbarkeit und Leistung zu sichern.

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Gerne beraten wir Sie zum Thema Dokumentenmanagementsysteme, und Archivierungssoftware. fido GmbH & Co.KG ist der Partner für die Digitalisierung im Mittelstand. 

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