Dokumentenmanagementsystem von M-Files
Dokumente digital strukturieren
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen in vielfältigen Systemen, Netzwerken und Dateien zu verwalten. Häufig ist hierbei die Schwierigkeit, dass es viele verschiedene "Datensilos" gibt, in denen Mitarbeiter Dokumente ablegen oder pflegen. Das klassische Beispiel sind Excel-Tabellen, welche manuell gepflegt werden müssen und dadurch fehleranfällig und zeitintensiv sind.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem von M-Files ist das ganz einfach möglich. M-Files zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche und innovative Herangehensweise an das Dokumentenmanagement aus. Mit M-Files können Sie Dokumente unabhängig vom Speicherort suchen, verwalten und freigeben. Über eine einheitliche Plattform haben Sie Zugriff auf verschiedene Systeme, Inhalte und Speicherorte.
M-Files Editionen
Lernen Sie die verschiedenen Editionen von M-Files kennen – passgenau für Ihre Anforderungen.
M-Files bietet drei Editionen, die sich flexibel an Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse anpassen – egal, ob Sie gerade erst starten oder bereits komplexe Workflows digital abbilden möchten:
Base
Die ideale Einstiegslösung für kleinere Teams oder Unternehmen, die mit strukturiertem Informationsmanagement beginnen wollen. Bietet alle grundlegenden Funktionen für Dokumentenablage, Suche und Zugriffskontrolle.Team
Für wachsende Unternehmen, die Zusammenarbeit und Prozesse digitalisieren möchten. Enthält zusätzliche Workflow-Funktionen, Versionskontrolle und Integration in gängige Office-Tools.Business
Die umfassendste Edition mit erweiterten Automatisierungsfunktionen, umfangreicher Integration in Drittsysteme (z. B. ERP, CRM), sowie erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen – ideal für mittelständische und größere Organisationen.
Machen Sie sich ein Bild vom M-Files DMS
Testen Sie jetzt die Dokumentenmanagement Software von M-Files
30 Tage kostenlose Testversion
Einzigartiges DMS-System
M-Files verwendet eine einzigartige metadatenbasierte Organisationsstruktur, bei der Dokumente nicht an traditionellen Ordnern, sondern an Eigenschaften (Metadaten) gebunden sind. Dies bietet eine flexible und benutzerfreundliche Möglichkeit, auf Dokumente zuzugreifen und sie zu finden, unabhängig von ihrem Speicherort. Der Ort der Speicherung von Informationen ist dabei unwichtig. Es geht darum, was das Dokument eigentlich ist, also in welchem Kontext das Dokument steht.
M-Files ist keine Insellösung innerhalb Ihrer Systemlandschaft. Stattdessen fügt es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme ein. Ob Outlook-, CRM- oder ERP Integration – es gibt überall Schnittstellen zu M-Files.
Unabhängig davon, ob Sie online, offline, mobil oder am Arbeitsplatz arbeiten – M-Files ist rund um die Uhr verfügbar. Die mobile App ermöglicht Ihnen die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten.
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Tipp
Automatische Rechnungsauslesung für kleines bis mittleres Rechnungsvolumen: fido | easy invoice App
105,91 €*
117,81 €*
(10.1% gespart)
Smart Invoice "Automatisierte Rechnungsverarbeitung"
107,10 €*
Rechnungsprüfung mit der smart INVOICE Softwarelösung
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt den Rechnungsprozess und vermindert Fehlerquoten und Doppeltarbeiten. Sie arbeiten Eingangskanalübergreifend und Übergeben die Rechnungen ausgelesen an ein Dokumentenmanagementsystem, SAP, Datev oder eine andere Finanzbuchhaltungssoftware.
Außerdem können Sie weitere Dokumente mit SmartInvoice automatisiert lesen, prüfen und verarbeiten. So schaffen Sie eine unabhängige Lösung, die Ihre manuellen Prozesse hochgradig automatisiert und beschleunigt. So beschleunigen Sie einen manuellen Prozess der bis zu 3 Tage beansprucht - auf wenige Minuten.
Abrechung auf Basis Ihrer Rechnungsanzahl.
0,45 €. pro ausgelesener Rechnung.
Mindestabnahme von 200 Rechnungen pro Monat (entspricht ca 10 Rechnungen je Arbeitstag)
Die monatlichen Kosten ergeben sich aus der Nutzung Ihres Volumens. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot unter Kontakt.
Sie verarbeiten Ihre Eingangsrechnungen noch traditionell in Papier oder mit E-Mails?
Oder Sie setzen vielleicht eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus ein in der Sie meist nur das Thema Rechnungsfreigaben digitalisiert haben?
Wie wäre es, wenn Sie die gesamte Rechnungsverarbeitungsstrecke digitalisieren können? Mit einer Erkennungslösung, die die Rechnungen erkennt, liest, an einen Freigabeworkflow im Unternehmen übergibt und dann am Ende sogar die Übergabe an DATEV erledigt.
Performante, effiziente und qualitätsgesicherte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen, optimale Prozesse im gesamten Rechnungswesen, deutlich verkürzte Durchlaufzeiten eingehender Rechnungen, enorme Kosten- und Zeiteinsparungen sowie spürbare Qualitätsverbesserungen und umfassende Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.
Warum SmartInvoice als Dienst aus der Cloud?
All diese Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung nutzten in den vergangenen Jahren nur größere Unternehmen mit entsprechend vielen Eingangsrechnungen. Hohe Investitionen in eine teure „On-Premise-Lösung“, enorme Kosten für die erforderliche interne IT und die laufenden Kosten für den Betrieb machten eine Rechnungsverarbeitung im eigenen Haus häufig wenig attraktiv – gerade für Unternehmen mit einem geringeren Rechnungsaufkommen.
Transparente Kosten
Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen – nach ihrem tatsächlichen Verbrauch oder über ein Kontingent. Eine seitengenaue Abrechnung sorgt für höchste Flexibilität und maximale Transparenz. Bei deutlich reduzierten Betriebskosten machen Sie sich unabhängig von kurzfristigen Lastspitzen oder IT-Engpässen. Und ganz nebenbei profitieren Sie von enorm verkürzten Projektlaufzeiten und -kosten. In jedem Fall sparen Sie sich aufwändige Investitionen in IT-Infrastruktur und natürlich in Projektierung und Wartung.
Höchste Datensicherheit
Sicherheit steht bei uns selbstverständlich an erster Stelle. Ihre Daten werden in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet: sicher und vollständig verschlüsselt – vom Eingang der Dokumente bis zum Ausgang der Daten. Die End-to-End-Verschlüsselung aller Daten schließt aus, dass Informationen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung in falsche Hände geraten. Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Daten!
Software-as-a-Service – smart INVOICE CLOUD für Ihre Rechnungen
Verbinden Sie die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit den Chancen des digitalen Wandels! Nutzen Sie OVATION für Ihre Rechnungen so, wie Sie sie benötigen – als Software-as-a-Service (Saas). Profitieren Sie noch heute von allen Vorteilen von smart INVOICE CLOUD – dem intelligenten Service für die moderne Rechnungsverarbeitung mit allen Vorteilen Künstlicher Intelligenz.
Weitere Lösungen
Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
Kundenbestellungen
Automatisierte digitale Poststelle, die alle Eingangskanäle abdeckt
Automatisierung externer und interner Service-Prozesse
automatisierten Bestellabgleich
Automatische Dokumentengenerierung mit M-Files Ment
9,52 €*
*Preis gilt für M-Files Bestandskunden
Dokumente automatisiert erstellen lassenMit M-Files Ment wird die Dokumentenerstellung automatisiert. Hierfür muss der Ersteller lediglich ein paar Fragen beantworten, aus denen anschließend das Dokument generiert wird. Die Automatisierung der Dokumentenerstellung lohnt sich vor allem für Dokumente, welche häufig und in unterschiedlichen Varianten und hoher Komplexität erstellt werden. Somit eignet sich M-Files Ment beispielsweise für Anwaltskanzleien, Rechts- und Personalabteilungen, das Gesundheitswesen, Versicherungen und sonstige Unternehmen, die viele ähnliche Dokumente erstellen, deren Inhalt von festgelegten Parametern abhängt.
Die Automatisierung von Dokumenten ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Arbeit und Ihren Gewinn zu steigern, indem manuelle und wiederholende Arbeitsabläufe minimiert werden.
Die Vorteile von M-Files Ment im Überblick:
Effizienz- und Rentabilitätssteigerung
Überall die richtige Versionen
Inhalte überall freigeben und Dokumente direkt aus den Eingaben Dritter erstellen
Hinterlegte TextbausteineMitarbeiter können Automatisierung in 15 Minuten erlernenFragen Sie jetzt bei uns an!
HR Prozesse automatisieren - Digitale Personalakte
119,00 €*
Digitale Personalakte - HR Prozesse automatisieren
Technische Voraussetzungen: Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich das Dokumentenmanagement-System von d.velop.
Die elektronische Personalakte - alle wichtigen Informationen an einem Ort
In der elektronischen Personalakte können Sie alle Mitarbeiterinformationen strukturierte und sicher ablegen. Außerdem ist es möglich, Aufgaben an verantwortliche Personen zu verteilen, um zum Beispiel das On- bzw. Offboarding von Mitarbeitern zu vereinfachen. Auch die fristgerechte Erledigung ist durch Statusüberwachung und Eskalationsregeln gewährleistet.
Die digitale Personalakte kann durch Erweiterungen ergänzt werden. So kann ebenfalls ein Bewerbermanagement und ein digitaler Urlaubsantragsprozess integriert werden.
Unternehmensgröße nach Mitarbeitern
Preis pro Monat je Mitarbeiter je Produkt
ab 100 (Mindestabnahme)
1,00 €
ab 250
0,90 €
ab 500
0,80 €
ab 1.000
0,70 €
ab 2.000
0,60 €
ab 5.000
0,50 €
Funktionen:
Alle Daten im Überblick
Alle Daten von Mitarbeitern an einem Ort zur Einsicht oder Auswertung
Kategorien einrichten
Sie können die komplette Struktur der elektronischen Personalakte selbst festlegen
Fristen einhalten
Sie werden an Fristen und zu allen Ereignissen rund um Ihre Mitarbeiter erinnert
d.velop Vertragsmanagement digital abwickeln
52,36 €*
*Monatlicher Preis pro User
Technische Voraussetzungen: Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich das Dokumentenmanagement-System von d.velop.
Digitales Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen
Mit der digitalen Vertragsverwaltung behalten Sie immer die volle Übersicht und Kontrolle über alle Vertragsdokumente in Ihrer Firma. Von der Erfassung des Vertrags über die Terminüberwachung bis hin zur Archivierung aller Vertragsdokumente.
Das Risiko Fristen zu verpassen und damit Kosten zu verursachen, ist im Vertragsmanagement hoch. Mit einer digitalen Vertragsverwaltung gestalten Sie das Fristenmanagement einfach und unkompliziert. Sie werden immer rechtzeitig an alle Termine und an ablaufende Fristen erinnert.
Außerdem entsteht eine lückenlose Vertragshistorie, denn in der digitalen Akte werden sowohl Verträge, wie auch Korrespondenzen, Notizen, E-Mail-Anhänge und weitere relevante Informationen gespeichert.
Funktionen:
Umfassendes Vertragsmanagement
Verträge in der Cloud verwalten mit komplettem Überblick des gesamten Vertragsprozesses.
Alle Informationen an einem Ort
Relevante Informationen können in der Vertragsakte abgelegt und über die Suchfunktion jederzeit aufgerufen werden.
Keine Fristen mehr verpassen
Automatische Erinnerung an auslaufende Fristen.
Highlights des digitalen Vertragsmanagements:
Datenpflege leicht gemacht
Alle Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten sind im Stammdatenverzeichnis gespeichert. Dieses hat ebenfalls eine automatische Update-Funktion.
Einfache SucheMit der Suchfunktion können alle relevanten Vertragsinformationen sofort gefunden werden.Berechtigungskonzept
Über das Berechtigungskonzept können Sie Lese- und Schreibzugriff auf alle Verträge in Ihrer Vertragsdatenbank gewähren.
M-Files Aino: Ihr KI-Assistent fürs digitale Dokumentenmanagement
M-Files Aino: Ihr intelligenter KI-Assistent für effizientes Dokumentenmanagement
Mit M-Files Aino bringen Sie künstliche Intelligenz direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem. Aino unterstützt Sie dabei, Informationen schneller zu finden, Prozesse zu automatisieren und die Datenqualität zu verbessern – alles unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards.
Ihre Vorteile mit M-Files Aino:
Schnelle Informationsbeschaffung: Aino beantwortet komplexe Fragen, indem es relevante Daten durchsucht und präzise Antworten liefert.
Automatisierte Dokumentenklassifizierung: Reduzieren Sie manuellen Aufwand durch automatische Zuordnung und Organisation Ihrer Dokumente.
Sichere Datenverarbeitung: Dank automatisierter Berechtigungen stellt Aino sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben.
Intuitive Benutzerführung: Interagieren Sie mit Aino in natürlicher Sprache und erhalten Sie nachvollziehbare Ergebnisse mit direkten Quellenangaben.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis:
Dokumente schnell verstehen:
Lassen Sie sich komplexe Dokumente automatisch zusammenfassen und erfassen Sie auf einen Blick die wichtigsten Inhalte.
Antworten aus allen Dokumenten:
Sie haben eine konkrete Frage, aber keinen Überblick über die vorhandenen Informationen? Aino durchsucht alle relevanten Dokumente und liefert Ihnen eine präzise Antwort – unabhängig von Sprache oder Format.
Gezielte Informationsabfrage:
Beschränken Sie Ihre Suche auf bestimmte Dokumente oder Themenbereiche, um noch genauere Ergebnisse zu erzielen – ideal z. B. bei Projektanalysen oder Audits.
Transparente Nachvollziehbarkeit:
Zu jeder Antwort liefert Aino direkt die Quellenlinks mit, damit Sie die Informationen schnell verifizieren und weiterverarbeiten können.
Themen im Dialog vertiefen:
Aino merkt sich vorherige Fragen und ermöglicht es Ihnen, ein Thema über mehrere Schritte hinweg im Gespräch zu bearbeiten – strukturiert, nachvollziehbar, effizient.
Rechnen und planen mit Aino:
Von einfachen Kalkulationen bis zur Terminplanung – Aino unterstützt Sie bei Rechen- und Kalenderoperationen direkt im Arbeitskontext.
Metadaten automatisch erfassen:
Sparen Sie Zeit beim Einpflegen von Informationen – Aino erkennt relevante Metadaten und trägt sie automatisiert ins System ein.
Metadatenquellen nachvollziehen:
Bei Bedarf zeigt Aino Ihnen, auf welchen Grundlagen Metadaten vergeben wurden – für mehr Transparenz und Vertrauen.Erleben Sie, wie M-Files Aino Ihre tägliche Arbeit erleichtert und Ihr Dokumentenmanagement auf das nächste Level hebt.Fragen Sie jetzt bei uns an!
Preis auf Anfrage
Automatisierte Verarbeitung und Anzeige von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format
Mit dieser Lösung lassen sich digitale Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format ganz einfach automatisiert verarbeiten. Unterstützt werden aktuell die Formate XRechnung (UBL und CII, Version 3.0.2) sowie ZUGFeRD 2.3.2 / Factur-X 1.07.2.
Ihre Vorteile mit der automatischen Verarbeitung:
Die Rechnungsinhalte werden automatisch ausgelesen und strukturiert im System abgelegt – ganz ohne manuelles Eingreifen. Dazu gehören unter anderem:
Rechnungssteller und-empfänger
Rechnungsnummer und-datum
Brutto- und Nettobeträge
Mehrwertsteuersatz und-betrag
Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
Währung
sowie die einzelnen Rechnungspositionen
Mit PDF-Vorschau
Falls keine PDF-Vorschau in der E-Rechnung enthalten ist, wird automatisch eine PDF mit den wichtigsten Rechnungsdaten erstellt, um die Prüfung zu erleichtern.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen – also PDF-Dateien mit eingebetteter XML – wird die XML genauso verarbeitet wie bei einer klassischen XRechnung.
Diese Lösung nimmt Ihnen die manuelle Erfassung komplett ab und sorgt für eine sichere, nachvollziehbare und digitale Rechnungsverarbeitung – inklusive Vorschau und Prüfoption.
Fragen Sie jetzt bei uns an!
Preis auf Anfrage
Mit KI: E-Mail-Anhänge automatisch erfassen und digital ablegen
5,36 €*
Täglich gehen unzählige E-Mails mit Anhängen im Unternehmen ein – ob Bewerbungen, Verträge, Baupläne oder Kundenkorrespondenz. Die manuelle Sichtung, Zuordnung und Ablage dieser Anhänge kostet Zeit und bindet Ressourcen.
Diese Lösung: Automatisierung
Mehrere E-Mail-Anhänge werden automatisch ausgelesen, per OCR erkannt (auch bei eingescannten Dokumenten) und je nach Inhalt korrekt zugeordnet – als Rechnung, Angebot, Vertrag oder ein anderes Objekt. Die Dokumente werden dann direkt in den richtigen digitalen Prozess oder an den zuständigen Ansprechpartner übergeben.
Typische Einsatzbereiche:Personalabteilungen: Bewerbungen mit Lebenslauf, Zeugnissen und Co.
Immobilienverwaltungen: Exposés, Grundrisse, Angebote
Kanzleien und Notariate: Schriftverkehr, Mandantenunterlagen
Technischer Support oder Vertrieb: Reklamationen, Preislisten, BestellungenFür Unternehmen mit hohem E-Mail AufkommenBesonders leistungsfähig wird die Lösung durch die intelligente Dokumentenerkennung: Die Software erkennt automatisch, worum es sich bei einem Anhang handelt – ohne dass manuell sortiert oder verschoben werden muss.
Ideal für alle Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen – spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen durchgängigen digitalen Arbeitsfluss.
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