Auswahl einer Dokumentenmanagement Software: Erfahrungen über effizientes Dokumentenmanagement im Handel.

Höchste Performance auf dem Platz und im Büro 

Der Racketsport-Hersteller Pacific Entermark nutzt die Vorteile der Digitalisierung für die Internationalisierung und Prozessoptimierung. Fido setzt moderne Dokumentenmanagement Software mit Anbindung an SAP Business One auf der Basis von M-Files um. Pacific gewinnt damit mehr Transparenz und Performance in den kaufmännischen Abläufen. 

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DMS-Erfahrungsbericht

Pacific ist seit fast 40 Jahren weltweit führender Anbieter für Racketsport-Accessoires und bietet eine breite Produkt- und Servicewelt für die Bereiche Tennis, Badminton und Squash. Internationalität und Performance ziehen sich wie ein roter Faden durch die Erfolgsgeschichte von Pacific und so müssen auch alle internen Prozesse und Systeme diese Maxime unterstützen. Mit Standorten in Deutschland und Neuseeland und weltweiten Absatzmärkten muss die IT der Internationalisierung der Prozesse und Datenhaltung Priorität einräumen. Als Performance-Anbieter ist Pacific als langjähriger ATP-Partner für Saiten, Griffbänder und Bespannungsservice auf vielen Turnieren der World Tour vertreten. Nicht zuletzt dort sind Geschwindigkeit und Qualität im Service entscheidende Erfolgsfaktoren 

Vor diesem Hintergrund war es für Pacific naheliegend auch bei der Verwaltung von Belegen und Dokumenten die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Ziel war die schrittweise Digitalisierung aller Dokumente beginnend mit Eingangsrechnungen und anderen Belegen um kurzfristig zu einer Reduktion und mittelfristig zur Abschaffung der bislang in Papierform gepflegten Archiven zu kommen. Von der Digitalisierung erhoffte sich Pacific zudem deutlich mehr Transparenz und eine zentrale Anlaufstelle, um alle relevanten Dokumente zu einem Kunden/Vorgang abzulegen bzw. zu finden. Mit der geplanten Abbildung von internen Workflows wie beispielsweise für die Eingangsrechnungsverarbeitung können Abläufe teilweise automatisiert werden. Dieser Effizienzgewinn ist für das weitere Wachstum des Unternehmens wichtig.news_PACIFIC_ON_TOUR_2015

Nach eingehender Analyse der Anforderungen und Beratung durch die Spezialisten für Dokumentenmanagement Software von fido entschied sich Pacific für das Produkt M-Files EIM, das sowohl im Leistungsspektrum als auch im Preis-/Leistungsverhältnis überzeugen konnte. 

 

Die Auswahl einer Dokumentenmanagement Software

Dokumentenmanagement-Software

Pacific Entermark waren auf der Suche nach einer DMS Software, die Ihnen die schrittweise Digitalisierung aller Dokumente ermöglicht. Beginnend mit Eingangsrechnungen und anderen Belegen um kurzfristig zu einer Reduktion und mittelfristig zur Abschaffung der bislang in Papierform gepflegten Archive zu kommen. Mit der Abbildung von internen Workflows wie beispielsweise für die Eingangsrechnungsverarbeitung sollen Abläufe automatisiert werden. Langfristig soll ein internationaler Roll-out der DMS Software erfolgen.

Im Vordergrund standen somit die SAP Anbindung, die Internationalität, sowie die mobile Nutzung des ECM Systems. Durch die zentrale Digitalisierung sollte die Transparenz erhöht und eine zentrale Informationshaltung gewährleistet werden. 

 „Die Integration von M-Files und SAP Business One war einfach, da M-Files über ein dynamisches Metadatenmodell verfügt.“ Roman Fuchs, Head of Administration & IT Solutions Pacific

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Internationalität und mobile ECM Software Nutzung im Fokuslocation-idependent579b0ab13a107

Da Pacific international aufgestellt sind, musste die Dokumentenmanagement Software diese Anforderungen voll unterstützen. Das DMS wird weltweit an mehreren Standorten genutzt. Mehrsprachigkeit und Rücksicht auf lokale Gegebenheiten wie Zeichensätze, Währungen usw. sind somit unumgänglich. Die Nutzer verwenden ein breites Spektrum an heterogener Infrastruktur, das von M-Files sehr gut abgedeckt wird: Windows-Nutzer bevorzugen den M-Files Fat-Client, Mac-Nutzer den Web-Client und die vermehrte Nutzung über mobile Clients erfolgt über die sehr leistungsfähigen, nativen Apps von M-Files für iOS, Android und Windows 10. M-Files bietet eine intuitive und ansprechende Oberfläche, die leicht konfigurierbar ist. Damit überzeugt M-Files mit einer schlanken und entzerrten Oberfläche.button_tourmobile_v2598afee328367

 

Anforderungen an die Dokumentenmanagement Software 

Für Pacific war die Anbindung des Dokumentenmanagementsystems an SAP Business One eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Projektes. Insbesondere die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren und den zugehörigen Adressen wie Liefer- und Rechnungsadressen - auch bei vielen unterschiedlichen Standorten - war für die Verarbeitung kaufmännischer Belege entscheidend.  Die Experten von fido erarbeiteten mit Pacific ein klares Konzept für das Spektrum der abzulegenden Dokumente und der Struktur der Ablage. Die Flexibilität der dynamischen Struktur von M-Files erleichterte in diesem Schritt nicht nur die Erstellung unterschiedlicher Sichten, sondern sorgt auch für die leichte Adaptierbarkeit und Flexibilität bezüglich zukünftiger Erweiterungen oder Veränderungen.

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Da M-Files bereits vom Grundgedanken her auf die Verwendung von Daten aus Systemen wie SAP als Metadaten zur Strukturierung von Dokumentenbibliotheken ausgelegt ist, war diese Anbindung leicht umsetzbar. Dokumente können mit verschiedenen Metadaten beschrieben werden. Entsprechende Auswahllisten beispielsweise für Kreditoren werden dabei aus SAP Business One übernommen. Mithilfe dieser Metadaten können alle Dokumente in beliebigen Listen angezeigt, gesucht oder gefiltert werden.

Performance auch im Projekt

Das ganze Projekt spiegelte die Grundwerte von Pacific wie Schnelligkeit und Effizienz wieder. Mit fido hatte sich Pacific für einen Projektpartner entschieden, der umfangreiche Erfahrung mit Hardware und Scanlösung sowie Dokumenten- und Prozessmanagement aus einer Hand liefern konnte. Agilität zeichnete den Projektverlauf aus. Bereits in der Folgewoche nach der Beauftragung startete das Projekt zur Umsetzung. Alle Key-Anwender wurden bereits in der Planung und Konfiguration aktiv eingebunden und während der Einführungsphase weiter unterstützt. So ist das ganze Vorhaben auf Wachstum ausgelegt: Neue Funktionen und neue Standorte kommen regelmäßig dazu.

Dieses Vorgehen wird auch vom skalierbaren Lizenzmodell von M-Files ermöglicht. Die Anfangsinvestitionen sind überschaubar und viele Funktionen wie beispielsweise die unterschiedlichen Clients bereits in der Basis enthalten.

Mit fido und M-Files konnte Pacific einen wichtigen Meilenstein zur Digitalisierung des Unternehmens erfolgreich umsetzen. Die Dokumentenmanagementlösung schafft die Basis für ein weiteres Wachstum und wächst ohne Probleme mit. Die Integration von strukturierten Daten aus SAP Business One mit den unstrukturierten Dokumentenbeständen hat sich als deutlicher Erfolgsfaktor erwiesen.

Das gesamte Projekt konnte von sehr schnell und effizient umgesetzt werden. „Die Erfahrung von fido war für uns sehr wertvoll und hat die Projektlaufzeit deutlich verkürzt“, erklärt Roman Fuchs, Leiter Administration & IT-Lösungen bei Pacific. „Bereits in der Folgewoche nach der Beauftragung konnte das Projekt zur Umsetzung starten. Besonders gut hat uns außerdem gefallen, dass alle Key-Anwender bereits in der Planung und Konfiguration aktiv eingebunden und während der Einführungsphase weiter unterstützt wurden.“

„Die eingesetzte Dokumentenmanagementlösung schafft die Basis für weiteres Wachstum und neue Funktionen“, ergänzt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions & Digitalisierung bei fido. „Das skalierbare Lizenzmodell von M-Files lässt die Anfangsinvestitionen dabei in einem überschaubaren Rahmen bleiben. Die Integration von strukturierten Daten aus SAP Business One mit den unstrukturierten Dokumentenbeständen hat sich bereits jetzt als deutlicher Erfolgsfaktor herausgestellt.“

Entscheidung für M-Files

M-Files ist einfach bereitzustellen, zu erlernen und zu verwenden und hat Tausenden von Unternehmen in über 90 Ländern zu enormen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen verholfen, indem es die Art und Weise verbessert hat, in der die Unternehmen ihre Dokumente, Daten und Prozesse strukturieren und verwalten. Inhalte und Dokumente werden anhand dessen organisiert, was sie sind und nicht mehr nur wo Sie abgelegt wurden. Dadurch schaffen Sie starre Ordnerstrukturen und die Mehrfachablage von Dokumenten in mehreren Ordner ab.

Nach eingehender Analyse der Anforderungen und Beratung durch die Spezialisten im Bereich Dokumentenmanagement von fido entschied sich Pacific für das Produkt M-Files, das sowohl im Leistungsspektrum als auch im Preis-/ Leistungsverhältnis überzeugen konnte.   

M-Files® ist eine leistungsstarke, metadatenbasierte Lösung für das Enterprise Content Management (ECM) und das Dokumentenmanagement, die das Verwalten, Auffinden und Nachverfolgen von Informationen in Unternehmen aller Größen erleichtert.

 

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