Häufiger Fehler bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die Falle elektronischer Rechnungen

Die Anwendung der digitalen Rechnungsverarbeitung nimmt stetig zu. dennoch versenden noch rund 80 % der Unternehmen ihre Rechnungen in Papierform per Post. So stellt der Versand von elektronischen Rechnungen nicht zuletzt aufgrund der Neufassung der rechtlichen Rahmenbedingungen 2011 und der einhergehenden Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen mit dem Wegfall der Signaturpflicht ein effizientes Instrument dar, externe Abwicklungsprozesse zu beschleunigen. Jedoch ist bei der digitalen Rechnungsverarbeitung grundlegendes zu beachten.  

Die digitale Rechnungsverarbeitung und Rechnungsworkflow verursacht einen erheblichen Effizienzgewinn und Kosteneinsparung im Vergleich zur papierbasierenden Rechnungsverarbeitung. Hingegen zur papierbasierenden Rechnungsverarbeitung (Rechnung drucken, verpacken, Versand an Poststation, Verarbeitung, logistische Zustellung an Empfänger), könnte die elektronische Rechnung ein Einsparungspotenzial im Mittelstand von bis zu 225 Milliarden Euro pro Jahr verursachen, so die Prognose. Dies wird durch Wegfall der Transportkosten, Porto, Druckertinte, Papier und durch Zeiteinsparung des Personals erreicht. Die ökonomischen Vorteile von elektronischen Rechnungen sind praktisch bewiesen, dennoch ist bei der digitalen Rechnungsverarbeitung Grundlegendes zu beachten. 

 

Grundlegendes bei der digitalen Rechnungsverarbeitung   

Nach wie vor bildet der papierbasierende Rechnungsversand die Mehrheit im Rechnungsverarbeitungsprozess. An zweiter Stelle steht der elektronische Rechnungsversand per E-Mail. Mit Inkrafttreten der GoBD am 01.01.2017 stellt das Finanzamt neue Anforderungen an die Archivierung von Rechnungen. Häufig werden elektronische Rechnungen per E-Mail empfangen, ausgedruckt und physisch in Ordnern archiviert, während die E-Mail selbst vernachlässigt wird. Dieses Vorgehen kann zu empfindlichen Strafen seitens des Finanzamts führen. 

Elektronische Rechnungen als E-Mail sind auch in digitaler Form zu archivieren, d.h. unveränderbar und nicht löschbar für den Zeitraum von 10 Jahren. Werden elektronische Rechnungen nicht digital archiviert, kann das Finanzamt die abgezogene Vorsteuer aller betroffenen Rechnungen zuzüglich Zinsen zurückfordern. Hinzu kommen ein mögliches Verzögerungsgeld bei Betriebsprüfung von bis zu 2.500 Euro und ein Ordnungswidrigkeitsverfahren. 

 

Archivierungssoftware für revisionssicheres Archivieren

Es genügt nicht, elektronische Rechnungen bzw. die E-Mail auf dem PC in Ordnern abzulegen. Zum einen reicht eine einfache Speicherung auf einer Festplatte nicht aus, zum anderen kann eine Unveränderbarkeit (Original der elektronischen Rechnungen) und nicht-Löschbarkeit nicht gewährleistet werden. Diese Forderungen u.a. aus der GoBD wird durch die Archivierungssoftware DOCBOX erfüllt. Die einfache Archivierungssoftware stellt die originale Verfügbarkeit von digitalen Rechnungen über die geforderten Zeiträume im PDF-Format bereit und garantiert eine revisionssichere Archivierung. Zusätzlich sorgt die DOCBOX für einen allzeitigen Zugriff auf alle anfallenden digitalen Dokumente, ermöglicht durch die Mobile App oder den Portable Client. Durch E-Mail Archivierung und den Outlook Client können Sie elektronische Rechnungen problemlos und direkt in der DOCBOX digital archivieren. Eine physische Verfügbarkeit der Rechnungen ist somit nicht nötig. 

 

Dokumentenmanagementsystem für Rechnungsworkflow

Zuzüglich zur revisionssicheren Archivierung Ihrer elektronischen Rechnungen, welche durch Archivierungssoftwares bereitgestellt wird, bietet die ECM Software M-Files ein enormes Automatisierungspotenzial. So können effiziente Rechnungsworkflows zur automatisierten Rechnungsverarbeitung beitragen. Ein möglicher Rechnungsworkflow könnte wie folgt gestaltet werden: 

 

  • Physische Rechnungen einscannen 
  • Elektronische Rechnungen / eingescannte Rechnungen in M-Files ablegen 
  • Die elektronische Rechnung durchläuft nach jeweiliger Freigabe alle Abteilungen automatisch
  • Ist die elektronische Rechnung final geprüft wird  diese in M-Files revisionssicher archiviert

 

M-Files ist das zentrale digitale Archiv für alle Unternehmensinhalte (Content) und bietet eine 360°-Sicht auf alle Dokumente. Mit der metadatenbasierenden Ablage von Dokumenten suchen Sie nicht nach dem Ablageort, sondern nach dem was das benötigte Dokument ist. 

 

Revisionssichere Archivierung und Rechnungsworkflow mit fido

Wenn Sie Fragen zum Thema digitale Archivierung, gesetzliche Forderungen (GoBD, DSGVO), Dokumenten-, Informations- oder Enterprise Content Management haben, kontaktieren Sie uns. Wir stehen Ihnen jederzeit objektiv-beratend zur Verfügung. Zahlreiche Kunden profitieren von unseren Dienstleistungen (siehe Referenzen, Fallstudien), machen auch Sie den ersten Schritt in Richtung effizienteres Arbeiten. 

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