Fallbeispiel Digitaler Rechnungsworkflow

 Entdecken Sie, wir wir den digitalen Rechnungsprozess im Unternehmen integrieren



Eingangsrechnung Verarbeitung mit dem Rechnungsworkflow

Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsprozesse

  • Rechnungsworkflows mit Freigabeprozess
  • Keine doppelten Rechnungen
  • Revisionssichere Archivierung digitaler Rechnungen
  • Mobiler Zugriff auf Rechnungen und Workflows

Unternehmensprozesse zu optimieren wird immer mehr zu einem entscheidenden Faktor im Wettbewerb. Hierfür bietet sich die Digitalisierung von Eingangsrechnungsprozessen geradezu an. So können Dokumente und Informationen blitzschnell in Unternehmen verteilt und bearbeitet werden. Hier setzt der Rechnungsworkflow an.


So können Vorgänge wie die Rechnungsprüfung und Freigabe schneller durchlaufen und abgeschlossen werden. Besonders wenn Mitarbeiter unterwegs arbeiten, bietet auch die mobile Nutzung erhebliches Optimierungspotenzial. Den Status einer Rechnung können Sie so blitzschnell in einer Übersicht einsehen, Sie sehen welche Rechnungen freigegeben und bezahlt sind und im Zweifelsfall auch wo im Prozess die Rechnung gerade wartet. Auch Vertretungsregelungen und Intelligente "Trigger" (Rechnungen höher 5000€) können Sie so ganz einfach selbst managen.

Optimieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe, Ihre Rechnungsverarbeitung sowie die Rechnungsworkflows

Tipp
d.velop Digitale Rechnungsverarbeitung
Vereinfachen Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess – ganz einfach mit der digitalen Rechnungsverarbeitung. Diese digitalisiert und optimiert den gesamten Rechnungsworkflow.Prüfen, buchen, freigebenKI-basierte Rechnungserkennung Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung und sparen Zeit und Kosten in Ihrem Unternehmen <iframe width="560" height="315" src=" https://www.youtube.com/embed/bLFHosk4etI?si=K_Wrgyod6Wx_kdzU " title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe> Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung können Sie die Verarbeitung Ihre eingehenden Rechnungen beschleunigen, vereinfachen und optimieren. Schaffen Sie mit Hilfe eines digitalen Eingangsrechnungsworkflows entscheidende Gewinne in der Transparenz sowie Effizienz in Ihrem Unternehmen.  Lassen Sie sich von der Software überzeugen, indem Sie das System 30 Tage kostenlos testen. Hier geht es zum Test.  Hier klicken und einen Demo-Termin anfordern.    Überblick Versionen: Small Medium Large Enterprise 250 Rechnungen / Monat * 5 Buchhaltungs-User * Beliebig viele Freigabe-User Revisionssichere Archivierung Rechnungsdaten automatisch auslesen Onboarding per Self Service und eLearning inklusive 750 Rechnungen / Monat * 10 Buchhaltungs-User * Beliebig viele Freigabe-User Revisionssichere Archivierung Rechnungsdaten automatisch auslesen Onboarding per Self Service und eLearning inklusive 1.500 Rechnungen / Monat * 20 Buchhaltungs-User * Beliebig viele Freigabe-User Revisionssichere Archivierung Rechnungsdaten automatisch auslesen Onboarding per Self Service und eLearning inklusive 3.000 Rechnungen / Monat * inkl. 30 Buchhaltungs-User * Beliebig viele Freigabe-User Revisionssichere Archivierung Rechnungsdaten automatisch auslesen Onboarding per Self Service und eLearning inklusive * Unter bestimmten Bedingungen können zusätzliche Kosten anfallen: Wenn Sie innerhalb eines Vertragsjahres mehr als die 12-fache Monatsmenge an Rechnungen verarbeiten, werden die zusätzlichen Rechnungen mit je 0,60 € berechnet. Jeder zusätzliche Buchhaltungs-User wird mit 15 € / Monat berechnet.   Ihre Vorteile: Einfache Installation dank Cloud-Lösung Einfache Verknüpfung mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, FiBu- oder WaWi-System) Einsparung bei Druck und Porto Jederzeit und ortsunabhängig auf Eingangsrechnungen zugreifen Rechtssicher Kurze Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen dank standardisierter Prüf- und Freigabeprozesse Gesamtüberblick über Ihre Rechnungen   Darum brauchen Sie eine digitale Rechnungsverarbeitung Schluss mit Papierbergen Statt Papierstapel im Büro, nur noch geordnete digitale Akten, in denen all Ihre Rechnungen sinnvoll abgelegt sind. Mit der schnellen und intelligenten Suche innerhalb Ihrer digitalen Rechnungsverwaltung können die MitarbeiterInnen deutlich entlastet werden. Weniger fehleranfällig Manuelle Prozesse in Papierform sind immer besonders fehleranfällig. Die digitale Rechnungsverarbeitung reduziert potenzielle Fehlerquellen durch feste Workflows und KI-basierte Prozesse auf ein Minimum. Schnittstellen zu Ihren Systemen Verknüpfen Sie Ihre digitale Rechnungsverwaltung mittels Schnittstellen mit Ihren anderen Systemen (ERP-, FiBu oder WaWi-System). So funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung 1) Dokumenteneingang: Eingetroffene Papierbelege werden gescannt und digitalisiert. Rechnungen in digitaler Form werden direkt an die Software übergeben 2) Erfassung der Rechnungen: Eingangsrechnung wird von der Software erfasst, ausgelesen und klassifiziert. 3) Rechnungsprüfung und Freigabeprozess 4) Rechnung wird fristgerecht gebucht: Nach Freigabe erfolgt die Buchung im ERP-System 5) Archivierung 6) Reports über offene und erledigt Rechnungen

404,60 €*
Smart Invoice "Automatisierte Rechnungsverarbeitung"
Rechnungsprüfung mit der smart INVOICE Softwarelösung  Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt den Rechnungsprozess und vermindert Fehlerquoten und Doppeltarbeiten. Sie arbeiten Eingangskanalübergreifend und Übergeben die Rechnungen ausgelesen an ein Dokumentenmanagementsystem, SAP, Datev oder eine andere Finanzbuchhaltungssoftware. Außerdem können Sie weitere Dokumente mit SmartInvoice automatisiert lesen, prüfen und verarbeiten. So schaffen Sie eine unabhängige Lösung, die Ihre manuellen Prozesse hochgradig automatisiert und beschleunigt. So beschleunigen Sie einen manuellen Prozess der bis zu 3 Tage beansprucht - auf wenige Minuten.    Abrechung auf Basis Ihrer Rechnungsanzahl.  0,45 €. pro ausgelesener Rechnung. Mindestabnahme von 200 Rechnungen pro Monat (entspricht ca 10 Rechnungen je Arbeitstag)  Die monatlichen Kosten ergeben sich aus der Nutzung Ihres Volumens. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot unter Kontakt.    Sie verarbeiten Ihre Eingangsrechnungen noch traditionell in Papier oder mit E-Mails? Oder Sie setzen vielleicht eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus ein in der Sie meist nur das Thema Rechnungsfreigaben digitalisiert haben?  Wie wäre es, wenn Sie die gesamte Rechnungsverarbeitungsstrecke digitalisieren können? Mit einer Erkennungslösung, die die Rechnungen erkennt, liest, an einen Freigabeworkflow im Unternehmen übergibt und dann am Ende sogar die Übergabe an DATEV erledigt. Performante, effiziente und qualitätsgesicherte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen, optimale Prozesse im gesamten Rechnungswesen, deutlich verkürzte Durchlaufzeiten eingehender Rechnungen, enorme Kosten- und Zeiteinsparungen sowie spürbare Qualitätsverbesserungen und umfassende Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.    Warum SmartInvoice als Dienst aus der Cloud?  All diese Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung nutzten in den vergangenen Jahren nur größere Unternehmen mit entsprechend vielen Eingangsrechnungen. Hohe Investitionen in eine teure „On-Premise-Lösung“, enorme Kosten für die erforderliche interne IT und die laufenden Kosten für den Betrieb machten eine Rechnungsverarbeitung im eigenen Haus häufig wenig attraktiv – gerade für Unternehmen mit einem geringeren Rechnungsaufkommen.   Transparente Kosten Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen – nach ihrem tatsächlichen Verbrauch oder über ein Kontingent. Eine seitengenaue Abrechnung sorgt für höchste Flexibilität und maximale Transparenz. Bei deutlich reduzierten Betriebskosten machen Sie sich unabhängig von kurzfristigen Lastspitzen oder IT-Engpässen. Und ganz nebenbei profitieren Sie von enorm verkürzten Projektlaufzeiten und -kosten. In jedem Fall sparen Sie sich aufwändige Investitionen in IT-Infrastruktur und natürlich in Projektierung und Wartung.   Höchste Datensicherheit Sicherheit steht bei uns selbstverständlich an erster Stelle. Ihre Daten werden in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet: sicher und vollständig verschlüsselt – vom Eingang der Dokumente bis zum Ausgang der Daten. Die End-to-End-Verschlüsselung aller Daten schließt aus, dass Informationen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung in falsche Hände geraten. Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Daten!   Software-as-a-Service – smart INVOICE CLOUD für Ihre Rechnungen Verbinden Sie die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit den Chancen des digitalen Wandels! Nutzen Sie OVATION für Ihre Rechnungen so, wie Sie sie benötigen – als Software-as-a-Service (Saas). Profitieren Sie noch heute von allen Vorteilen von smart INVOICE CLOUD – dem intelligenten Service für die moderne Rechnungsverarbeitung mit allen Vorteilen Künstlicher Intelligenz.   Weitere Lösungen   Auftragsbestätigungen und Lieferscheine Kundenbestellungen  Automatisierte digitale Poststelle, die alle Eingangskanäle abdeckt Automatisierung externer und interner Service-Prozesse  automatisierten Bestellabgleich  

107,10 €*
Rechnungsfreigaben mit M-Files
Rechnungsfreigabe Prozess digitalisieren. Mit M-Files profitieren Sie von einer transparenten digitalen Rechnungsverarbeitung, in der Sie jederzeit wissen, wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet. Jeder im Genehmigungsverfahren beteiligte Mitarbeiter wird per E-Mail und Link zum Dokument automatisch benachrichtigt, wenn er zur Genehmigung oder Prüfung des Dokumentes benötigt wird. So wird ein fließender Ablauf garantiert. Am Ende des Rechnungsworkflows ist die Rechnung nach den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) digital und revisionssicher zu archivieren. Die Rechnung muss im Originalzustand, nachvollzieh- und auffindbar für den jeweils vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden. Profitieren Sie von einer schnellen, nachvollziehbaren und digitalen Rechnungsverarbeitung, in der Sie jederzeit wissen, wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet. Jeder im Genehmigungsverfahren beteiligte Mitarbeiter wird per E-Mail und Link zum Dokument automatisch benachrichtigt, wenn er zur Genehmigung oder Prüfung des Dokumentes benötigt wird. So wird ein fließender Ablauf garantiert. Am Ende des Rechnungsworkflows ist die Rechnung nach den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) digital und revisionssicher zu archivieren. Die Rechnung muss im Originalzustand, nachvollzieh- und auffindbar für den jeweils vorgeschriebenen Zeitraum archiviert werden. Vorteile der Rechnungverarbeitung Rechnungsworkflows mit Freigabeprozesse, selbst editierbar! Berechtigungsmanagement E-Mail Benachrichtigung im Rechnungsworkflow Revisionssichere Archivierung digitaler Rechnungen Metadaten wie Datum, Rechnungsnummer, Betrag, Ansprechpartner etc.  Rechnungsworkflow auch Mobil per Smartphone und Tablet keine doppelten/duplizierten Rechnungen, sondern nur das Original In der Historie kann jegliche Änderung (bspw. bei Word, Excel Dokumenten) nachvollzogen werden, dabei kann jederzeit auf die Originalrechnung zugegriffen werden M-Files bringt alle Informationen aus der Rechnung in den Kontext, so werden Daten aus der Rechnung mit weiteren im Unternehmen befindlichen Informationen aus Dokumenten des Rechnungsstellers automatisch verknüpft. Echte 360°Grad Ansicht auf alle Informationen.   zzgl. 3 Tage Dienstleistung je 1350€ netto. einmalige Abrechnung.  Digitale Rechnungsworkflows  Cloud- und/oder Serverzugriff Netzwerkordner-Connector (Nur bei Serverinstallation) Modul: Intelligent Metadata Layer (IML) Automatische Uptdates und Wartung Standard Support Nicht enthalten aber optional erhältlich u.a.: OCR-Volltextdurchsuchbarkeit, weitere Konnektoren, visuelle Workflows, eSigning (Fragen- fragen Sie uns an.)   <iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/Qnk9YmQDeOw" frameborder="0" allow="autoplay; encrypted-media" allowfullscreen></iframe>

30,94 €*

Rechnungen digitalisieren, verwalten und archivieren

Rechnungsverarbeitung von EINFACH bis AUTOMATISIERT beraten wir unsere Kunden Herstellerunabhängig. 

Kunden setzen folgende Lösungen ein 

  •  Rechnungen scannen und archivieren
  •  Rechnungsworkflow digitalisieren (DMS System mit Freigabeworkflows) 
  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Rechnungen auslesen, erkennen und automatisiert verarbeiten. Ab 100 Eingangsrechnungen pro Woche 
  • Cloud Rechnungsverarbeitung (Pay-per-Invoice, Auch kleinere Rechnungsvolumen) Rechnungen werden eingescannt, von der Verarbeitungslösung in der Cloud verarbeitet und an Sie zurückgeliefert. Sie erhalten Rechnung als Dokument und die Metadatenfile.

Rechnungsworkflow - Rechnungsbearbeitung

Der digitale Rechnungsworkflow beschreibt den Prozess von der Erfassung der Rechnung, bis hin zur Rechnungsbearbeitung und Freigabe mit Hilfe eines DMS Systems. Mit der Rechnungsworkflow Software sparen Sie Zeit und Kosten im Vergleich zu einem manuellen Rechnungsprozess. Am Ende des Rechnungsworkflows entscheiden Sie, ob die Rechnung an Datev, SAP, oder Ihre Finanzbuchhaltung übergeben wird. Für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Dunkelverbuchung finden Sie hier Informationen. Nach Durchlauf des Rechnungsworkflows ist die Rechnung freigegeben, sachlich und rechnerisch geprüft und wird revisionssicher archiviert.


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Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows

  • Rechnungsworkflows mit Freigabeprozess, selbst editierbar
  •  Rechnungsworkflow auch Mobil per Smartphone und Tablet
  •  keine doppelten/duplizierten Rechnungen
  •  In der Historie kann jegliche Änderung (bspw. bei Word, Excel Dokumenten) nachvollzogen werden, dabei kann jederzeit auf die Originalrechnung zugegriffen werden
  •  Sehen Sie die Rechnung im Kontext. Klicken Sie z.B. von der Rechnung aus direkt in die Kundenakte, in das Projekt oder zum Ansprechpartner.
  •  Echte 360°Grad Ansicht auf alle Informationen. 
  •  Berechtigungsmanagement
  •  E-Mail Benachrichtigung im Rechnungsworkflow
  •  Revisionssichere Archivierung digitaler Rechnungen