DMS öffentliche Verwaltung - Praxisbericht

DMS öffentliche Verwaltung

M-Files bildet auch in öffentlichen Verwaltungen die Grundlage für nachhaltiges Dokumentenmanagement. Das beweist das erfolgreiche 12 Millionen Euro Projekt, im Auftrag der 214.000 Einwohner Stadt Vantaa in Finnland. In Kooperation mit dem GIS-Service Provider Esri, umfasst das System kartographische und geografische Informationen, prozessbasiertes ERP und innovative Dokumentenmanagementsysteme von M-Files. Erfahren Sie die Einführung eines DMS für die öffentliche Verwaltung. 

Der DMS- und ECM Software Anbieter M-Files entwickelte eine Lösung für die Flächennutzung, Stadtplanung, Bauüberwachung und kommunalen Dienstleistungen der Stadt Vantaa. Ziel des Projekts war die Umsetzung der Vision eines einzigen digitalen Systems, das alle Informationen inklusive geografische Informationen von Flächennutzungsprojekten, d.h. von der Gebietsaufteilung bis zum Bau beinhaltet.

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M-Files baut Informationssilos ab

Ausschlaggebend für das Projekt war die Umgestaltung der Landnutzungs-, Bau- und Umweltplanung in Ventaa, in welchem Zuge auch die bestehenden Systeme durch ein prozessbasiertes Dokumentenmanagement (DMS) und ERP System ersetzt wurden. Nun werden Nutzer angeleitet und über tagesaktuelle und präzise Informationen unterrichtet. 

Über die Zeit entstand eine Vielzahl voneinander unabhängiger Systeme, woraus Informationssilos und –Inseln resultierten. Informationen, Dokumente und Daten wurden vielzählig kopiert und auf die verschiedenen Systeme verteilt. Ziel mit der Integration des DMS für öffentliche Verwaltungen M-Files war die Vermeidung von Duplikaten, Informationssilos und Verteilung wichtiger Informationen auf verschiedene Inseln. 

Die Integration von geografischen Informationen in die Lösung vereinfacht und beschleunigt die Nutzung und reduziert Kosten. Nun können Dokumente und Informationen in Geo-Daten und Karten integriert werden. Ein weiterer Pluspunkt der Lösung sind die Projektmanagement-Tools, die eine Zusammenarbeit verschiedenster Parteien ermöglichen, auch per Smartphone und Tablet. 

„In unserer Zukunftsvision kommen Einwohner, Unternehmen, Interessensgruppen und städtische Behörden zusammen, um gemeinsam Ideen zu entwickeln und die Stadt und ihre Dienstleistungen mithilfe eines virtuellen Stadtmodells zu gestalten. Um diese Vision verwirklichen zu können, brauchen wir eine umfassende Lösung, die nicht nur den Bürgern dient, sondern auch den verschiedenen Interessensgruppen und den Mitarbeitern der Stadt“, erklärt der stellvertretende Bürgermeister Vantaas und für die Flächennutzung verantwortliche Hannu Penttilä. 

 

Prozessbasiertes Dokumentenmanagement statt manueller Prozesse

Die manuelle Verwaltung dieser großen Datenaufkommen ist zeitaufwändig und fehlerhaft. Die Flächennutzung ist aus umweltlichen Aspekten ein sensibles Thema. Dokumente müssen kontinuierlich und sorgfältig den Prüfprozess durchlaufen. Mit M-Files werden diese Routinearbeiten durch effizientes Workflow-Management automatisiert, gleichzeitig werden Kosten, Zeitaufwand und Fehlerraten minimiert. 

„Dank des umfassenden prozessbasierten Dokumentenmanagementsystems können diese Informationen unternehmensweit effizienter verarbeitet werden. Dadurch werden unnötige manuelle Prozesse beseitigt und alle aktuellen Informationen stehen den jeweiligen Fachleuten jederzeit zur Verfügung. Dynamisches Informationsmanagement hat das Potential, die Produktivität um bis zu einem Drittel zu steigern“, schätzt der Stadt-Ingenieur von Vantaa und Vorsitzende der Projektlenkungsgruppe, Henry Westlin.

 

M-Files und seine Stärken in der Integration 

Das Informationsmanagement M-Files fungiert als prozessbasiertes ERP-Tool und umfasst Fallmanagement, Projektmanagement, Dokumentenmanagement, Content Management und die digitale Archivierung. Prozesse werden durch einen Records Management Plan (RMP) koordiniert, was Qualität und Effizienz des Verwaltungsprozesses steigert. 

„M-Files kann seine Vorteile besonders gewinnbringend einbringen, wenn es darum geht, Resource Management Planning und Information Management integriert zu verbinden, da damit die Verfahren und erstellten Dokumente von Anfang bis Ende im Einklang mit dem RMP abgewickelt werden können. Dadurch können alle Informationen intuitiv in das operative Geschäft eingebunden und dynamisch über den gesamten Prozess bearbeitet und kontrolliert werden. Um die Entscheidungsfindung zu erleichtern, muss ein Informationsmanagementsystem alle diejenigen Daten im Blick haben, die für das Treffen einer Entscheidung relevant sind“, sagt Miika Mäkitalo, CEO bei M-Files.

Esri Finland Oy und M-Files zogen  für ein optimales Projektergebnis Vianova Systems Finland Oy und Nebula Oy hinzu, die mit der Vianova-Planungsanwendung „Novapoint“  und den Nebula-Tools zur Cloud-Unterstützung zum Projektgelingen beitrugen. 

 

M-Files: DMS für öffentliche Verwaltungen  

Mit dem E-Government-Gesetz (EGovG) sollen öffentliche Behörden in Deutschland bis 2020 alle Papierakten als digitale Akten zur Verfügung stellen. Auch wenn deutsche Städte die Entwicklung zur digitalen- bzw. Smart City berücksichtigen, zeigt der Ländervergleich eine langsamere Entwicklung. Europäischer Vorreiter ist die spanische Stadt Barcelona, als weltführende „Smart City“. Kopenhagen, San Francisco, Singapur und Los Angeles folgen diesem Trend ehrgeizig. 

Der deutsche Gesetzgeber erhofft sich durch das E-Government-Gesetz und der Einführung von DMS in öffentlichen Verwaltungen eine digitale Verwaltungsstruktur. Damit werden Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und beschleunigt. Ob dies die Entwicklung von deutschen „Smart Citys“ fördert bleibt abzuwarten. 

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„Deutsche Einrichtungen, egal ob Unternehmen, Handwerksbetriebe und Behörden wie Stadtverwaltungen und Landratsämter beschäftigen sich noch zu wenig mit dem Thema Digitalisierung und dessen Chancen, da diese anfangs nicht greifbar sind und keinen direkten Umsatz generieren. Die Entwicklung zu Smart-Citys wird kommen, in Unternehmen ist diese schon längst angekommen. Wenn das Potenzial in der breiten Gesellschaft nicht erkannt wird, laufen deutsche Unternehmen und Städte Gefahr, ihre Innovationsfähigkeit und Effizienz im internationalen Vergleich, und somit ihre Standortattraktivität zu verlieren“, mahnt Julia Enderle, Geschäftsführung fido GmbH & Co.KG an und nennt Skandinavien als Vorreiter: „Skandinavische Unternehmen und Städte surfen auf dieser Digitalisierungswelle. Sie erkennen, dass Märkte ihre eigenen Gesetze haben, wohingegen die Innovationsfähigkeit und Produktivität eines Unternehmens vom Unternehmen selbst beeinflusst werden können und indirekt zur Wettbewerbsposition beitragen“.  

Mit dem DMS für die öffentliche Verwaltung von M-Files rüsten Sie sich für die EGovG und erreichen die Ziele der unternehmensweiten digitalen Akten für öffentliche Verwaltungen bis 2020.

Fido begleitet Sie auf diesem Weg und berät Sie gerne. 

M-Files, das DMS der öffentlichen Verwaltung

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