DMS System für standortübergreifende schnelle Rechnungsworkflows

Auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem und einem Anbieter, der dieses für alle Standorte auch als Cloud DMS System anbieten konnte, befand sich das Unternehmen TEXAID. Ziel war es, als international agierendes Unternehmen mit zahlreichen Standorten und über 1000 Mitarbeiter weltweit, die standortübergreifenden Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Zudem sollte der zentrale Zugriff auf das DMS System per App, per Webclient oder auf dem Desktop problemlos möglich sein und durch ein komplexes Berechtigungskonzept geschützt werden.

Über Texaid

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Am Hauptsitz im Schweizer Kanton Uri und in den Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Bulgarien, Ungarn sowie Marokko beschäftigt TEXAID mehr als 1.000 Mitarbeiter. Mit der ökologischen Sammlung, Sortierung und Verwertung von Alttextilien schenkt TEXAID gebrauchter Kleidung, Schuhen und Haushaltstextilien ein zweites Leben. Mit seinen Dienstleistungen trägt TEXAID zur sinnvollen Wiederverwertung wertvoller Rohstoffe bei und erwirtschaftet durch den Verkauf der Textilien finanzielle Mittel für namhafte karitative Organisationen. 

Die Ausgangssituation und die Entscheidung für ein Dokumentenmanagementsystem

Eingangsbelege erreichen die verschiedenen Standorte in unterschiedlichen Formaten und müssen von den entsprechenden Verantwortlichen für die Bestellung und Kostenstellen geprüft und freigegeben werden. Der bisherige Prozess, basierend auf dem manuellen Versand erwies sich als nicht mehr zeitgemäß. Es fehlte die notwendige Transparenz über den Stand der einzelnen Freigaben und den Belegfluss. Die Laufzeiten waren unbefriedigend und führten dazu, dass teilweise der mögliche Skonto nicht mehr gezogen werden konnte. Zudem bestand immer das potentielle Risiko, dass Belege im Prozess verloren gehen. Vor diesem Hintergrund entschied sich TEXAID für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung.

„Der gesamte bisherige Prozess der Rechnungsfreigabe entsprach weder unseren Anforderungen an Effizienz und Transparenz noch war er geeignet, unserem Wachstum national wie international standzuhalten geschweige denn, es zu unterstützen“, erläutert Armin Rothe, Projektkoordinator bei TEXAID, die Ausgangslage.  Jetzt DMS Cloud Lösung mit M-Files ansehen. 

 

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Dokumentenmanagementsystem überzeugte durch einfache Benutzeroberfläche und Flexibilität

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TEXAID evaluierte gründlich verschiedene Dokumentenmanagementsysteme und Anbieter. Die Entscheidung fiel dann für fido und das Dokumentenmanagementsystem M-Files als Basis für modernes Prozess- und Beleghandling.

„Wir haben uns einige Lösungen angesehen, auch solche, die deutlich teurer als das DMS System von M-Files waren. Letztlich hat uns M-Files mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche überzeugt, die jeder Windows-Nutzer sofort versteht und ohne Training bedienen kann. Außerdem war es uns wichtig, ein Dokumentenmanagement System zu erwerben, das wir selbst ohne Programmieraufwand weiterentwickeln können“, schildert Rothe den Auswahlprozess. 

Ein wesentlicher Aspekt bei der Entscheidung für einen DMS Anbieter, war die flexible Bereitstellung auch als Cloud  Dokumentenmanagementsystem. Grund hierfür war der Wunsch die interne IT zu entlasten und ohne langen Vorlauf direkt mit dem DMS System gestartet werden sollte. Gerade die Erfassung und Übergabe von Rechnungen an den Rechnungsfreigabeworkflow in der Cloud stellte eine Herausforderung dar, die mit M-Files einfach gelöst werden konnte ohne die IT zu belasten. M-Files läuft dazu in der Microsoft Azure Cloud in einem europäischen Rechenzentrum von Microsoft. Die Nutzer verwenden den M-Files-Webclient für den problemlosen Zugriff auf das System von ihren jeweiligen Standorten aus.

Schneller unkomplizierter Go-Live in nur zwei Tagen

Die Möglichkeiten des DMS Systems in der Cloud sind für uns ideal. Damit können wir sehr flexibel auf unsere Anforderungen reagieren. Nur zwei Tage nach der Bestellung war unser M-Files in Azure eingerichtet und wir konnten mit der Umsetzung beginnen. In der Cloud kann die Lösung auch jederzeit skalieren, wenn wir neue Prozesse und Anwendungsgebiete angehen“, erläutert Rothe die Vorteile des Cloud Deployments.  

 

Dezentrale Rechnungserfassung in den Standorten und Übergabe an den Rechnungsworkflow 

Heute werden die Belege bei Eingang an den unterschiedlichen Standorten dezentral gescannt und digitalisiert. Dann startet der Freigabeprozess in M-Files mittels Workflows: die entsprechenden Verantwortlichen werden vom System informiert und zur Freigabe bzw. Bearbeitung durch das DMS System aufgefordert. Diese Benachrichtigungen findet jeder Mitarbeiter flexibel in der App, im Client (Postfach) oder bekommt die Benachrichtigungen per E-Mail von M-Files zugesandt.

Die Freigaben erfolgen dezentral durch rund 50 Nutzer an den verschiedenen Standorten. Die vier Mitarbeiter in der Buchhaltung haben jederzeit einen aktuellen Überblick über anstehende Zahlungen, Belege und den Status der einzelnen Freigaben. Eine schnelle Suche und Überprüfung der Belege ist durch das Dokumentenmanagementsystem viel einfacher. 

„M-Files sorgt für einen effizienten und transparenten Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung. Die Nutzer sind begeistert und profitieren von weniger Aufwand und mehr Transparenz“, fasst Rothe die Vorteile der neuen Lösung zusammen. 

 

DMS Systeme, Beratung und Umsetzung von fido

Begleitet wurde TEXAID bei der Einführung durch den M-Files Gold-Partner fido. fido ist spezialisiert auf dokumentbasierte Prozesse und verfolgt einen coaching-basierten Beratungsansatz, der die Kunden in die Lage versetzt, die vielen Möglichkeiten von M-Files zur Konfiguration und Erweiterung gut nutzen und so eigenständig neue Prozesse und Anwendungsgebiete umsetzen zu können.

„fido war für uns der richtige Partner für dieses Projekt. Wir wollten vieles in M-Files selber machen und brauchten daher eher einen Coach als einen Partner, der die komplette Lösung aufbaut. fido hat uns mit einem tollen Service begeistert. Wir hatten jederzeit direkten und engen Kontakt, wenn wir ihn benötigt haben“, beschreibt Rothe die Zusammenarbeit. 

 Der Einstieg in das Dokumentenmanagement ist gemacht

Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist ein gelungenes Pilotprojekt bei TEXAID gewesen. Durch die Flexibilität von M-Files kann die Lösung kontinuierlich verfeinert und erweitert werden. Zudem stehen bei TEXAID schon weitere Anwendungsgebiete an. 

 

Button-Checklisten

 

Gerne beraten wir Sie zum Thema digitale Archivierung, Dokumentenmanagement. fido GmbH & Co.KG ist der Partner für die Digitalisierung im Mittelstand. 

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