Dokumentenmanagementsystem für die Logistik. Pape Logistics führt elektronische Speditionsakte ein.

Auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem befand sich das in Hamburg ansässige Speditions- und Gefahrgutunternehmenen Pape Logistics GmbH & Co.KG. Langfristig, so die Zielsetzung für das DMS System, sollten alle Prozesse in der Logistik und in der Lagerei, komplett papierlos ablaufen. Ebenso soll zukünfig viele wiederkehrende Aufgaben durch die DMS Software automatisiert werden können. Routinearbeiten, sowie das automatisierte Scannen, klassifziieren und zuordnen soll weitestgehend unterstützt ablaufen.  

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Die Ausgangssituation von Pape Logistik

Vor einigen Jahren wurde Mailstore zur E-Mailarchivierung eingeführt. In einem weiteren Schritt wurde Autostore für die Schadensdokumentation und Benennung der Bilder  eingesetzt, was umständlich und zeitaufwendig war. Pape Logistics hatten bereits mehrere DMS Systeme getestet, suchten aber ein System, dass in der Handhabung so einfach wie Mailstore sein sollte und alle zukünftigen Anforderungen abdeckt. So wurden zu aller erst alle Anbieter in kurzen Webdemos betrachtet. So konnten relativ schnell die eigenen Anforderungen präzisiert werden. Darauf folgend gab es mit zwei Anbietern eine Testphase. 

Jörg Truchel „An M-Files schätze ich die Administration, die vom User selbst ausgeht. Fido stellte mir sofort eine Testversion zur Verfügung und bot eine Admin-Schulung an, womit ich selbst direkt starten konnte“.

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Gründe für die Entscheidung für ein DMS System von fido

  • einfache Bedienung
  • Umfangreiches integriertes Workflowmanagement
  • mobiler Zugriff
  • hohe Anpassbarkeit 
  • transparentes Lizenzmodell 
  • Pape wollte selbst viel anpassen können

Hinzu kam die Tatsache, dass fido in Workshops die Mitarbeiter dazu befähigte, so viel wie möglich selbst anzupassen. Klares Ziel: In den nächsten 5 Jahren sollen Schritt für Schritt einzelne Prozesse bis hin zum kompletten Unternehmen digitalisiert werden. 

„M-Files passt sich an unsere Strukturen vollkommen an. Als die Mitarbeiter das erste Mal sahen wie einfach und unkompliziert das Scannen und automatische Archivieren geht, waren alle Zweifel verfolgen“, so Truchel.  

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Flexibles Lizenzmodell ohne Limitierungen

Da das klar definierte Ziel war, „papierlos auch in der Spedition und LKW Abfertigung zu arbeiten“, suchte Pape Logistics ein DMS System, was die zukünftige Anforderungen schon jetzt erfüllt und auf Transparenz und Flexibilität, insbesondere bei den Folgekosten späterer Erweiterungen, setzt. Dabei spielte das unbegrenzte und flexible Lizenzmodell eine zentrale Rolle. Anfangs  werden monatlich rund 3000 Dokumente digitalisiert. Mit fortschreitendem Digitalisierungsgrad wird die Zahl der zu digitalisierenden Dokumente stetig steigen. Ein einfaches Lizenzmodell, bei dem lediglich zusätzliche Nutzer lizensiert werden, ist daher die effizienteste Lösung auch für die Zukunft.  

 

Stärken von M-Files

Der größte Nutzen von M-Files für Pape Logistics entfaltete sich nach eigenen Angaben in der Administrierbarkeit durch das Unternehmen selbst.  So konnten nach entsprechenden Admin Schulungen Änderungen selbst vorgenommen werden. 

 

Erkenntnisse und Ausblick            

  • Das Bilderarchiv soll komplett in M-Files übertragen werden
  • Workflows und Freigaben sollen auch mit dem Smartphone erfolgen
  • Eingabeprozess (Erfassung, Ablage) so einfach wie möglich gestalten um Akzeptanz zu schaffen

 

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