Archivierungssoftware- 10 Anforderungen und Tipps zur digitalen Archivierung

Im Moment sind viele Mittelständische Unternehmen dabei, nach Archivierungssoftware für die Dokumentenarchivierung  zu suchen, für die digitale Archivierung. Oft lautet die Strategie "Irgendwie weg vom Papier und hin zum papierlosen Büro" zu kommen. Ausschlaggebend dafür sind viele Faktoren. Papierprozesse sind langsamer und teurer als digitale Prozesse und automatisierte Workflows. Unternehmen müssen heute den Zugriff auf Informationen von unterschiedlichsten Standorten ermöglichen, die gemeinsame Projektbearbeitung fördern und flexible Mitarbeiter im Außendienst oder auf Reisen fließend in die Informationsverwaltung einbinden. So müssen Sie digitale Akten einfach auschecken und offline mitnehmen können um auf Reisen oder im Flugzeug trotzdem vollen Zugriff auf all Ihre Dokumente und Informationen zu haben (Bspw. Flugzeug). Zudem soll der Zugriff auf das digitale Archiv per App, per Webclient oder auf dem Desktop problemlos möglich sein. 

 

Sie sind mit der Auswahl einer Archivierungssoftware betraut? Dann lesen Sie unseren Blogartikel- wir haben Ihnen alle relevanten Themen, Anforderungen und Stolpersteine - auf die Sie bei der Auswahl einer Archivierungssoftware achten sollten zusammen gefasst. 

Mit den nun geltenden GOBD Richtlinien, werden zahlreiche Anforderungen an eine Archivierungssoftware gestellt (mehr zum Thema revisionssichere Archivierung erfahren) . Damit Sie den Überblick behalten, haben wir Ihnen kurz die Anforderungen an eine digitale Archivierung und weitere Tipps für den Vergleich von Archivierungssoftware zusammengefasst.

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10 rechtliche Anforderungen an eine Archivierungssoftware

  1. Vollständigkeit der Dokumente muss stets gewährleistet werden – Dokumente dürfen nicht löschbar sein.
  2. Aufbewahrungsfristen: Dokumente, Rechnungen, Geschäftsdokumente müssen für die Zeit der individuellen Aufbewahrungsfristen im Archiv vorhanden sein. Fragen Sie nach, wie genau dies gewährleistet wird. 
  3. Nachvollziehbarkeit: Jede Veränderung der archivierten Dokumente muss stets nachvollziehbar protokolliert werden. Die Archivierungssoftware muss Veränderungen am Dokument protokollieren (History & Versionierung) 
  4. "Dokumente müssen innerhalb eines angemessenen Zeitaufwands gefunden und reproduziert werden können". Testen Sie die Archivierungssoftware vorher, scannen Sie Dokumente und suchen Sie nach Inhalten auf den Dokumenten. So finden Sie am schnellsten heraus, wie gut die OCR Texte erkennt, wie zuverlässig Metadaten ausgelesen werden. 
  5. Organisatorische und technische Verfahren der Archivierung können von sachverständigende Dritte stets geprüft werden. Hierzu dient eine Verfahrensdokumentation, die Sie anfertigen müssen. 
  6. Bei Archivierungen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung der genannten Grundsätze gewährleistet sein
  7. Technische Anforderungen an eine Archivierungssoftware
    Dokumente müssen unverändert und im technisch originalen Zustand von der Software archiviert werden. So müssen Sie E-Mails archivieren, die geschäftsbezogene Inhalte mit beinhalten. Lediglich reine Übermittlungsinhalte müssen nicht mit archiviert werden. Am besten in diesem Fall ist es die E-Mails optional mit und ohne Anhang archivieren zu können. Optimalerweise automatisiert. 
  8. Berechtigungssystem: Mit Hilfe von Berechtigungen steuern Sie den Zugriff auf einzelne Dokumente, Gruppen, Bereiche oder Abteilungen. Personenbezogene Daten (Personalakten) empfehlen wir in einem abgeschlossenen "Extra" Archiv zu verwalten. Die Archivierungssoftware sollte diese Möglichkeit verschiedener Archive ermöglichen. Sinnvoll ist dies bei unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Firmengruppen oder auch für Vermietungs- und Verpachtungsgeschäfte, die in der Praxis häufig autreten. 
  9. Jedes Dokument muss innerhalb der rechtlichen und organisationsinternen Rahmenbedingungen ordnungsgemäß archiviert werden
  10. Die richtige Archivierung & Handling:
    Dokumente müssen im Prozess so früh wie möglich archiviert werden: Am besten scannen Sie alle Dokumente direkt nach Posteingang direkt in Ihr digitales Archiv. Nun ist es entscheidend, welche Schritte der Anwender noch erledigen muss, um das Dokument / Rechnung richtig elektronisch zu archivieren. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Manche Archivierungssysteme lesen alle Metadaten automatisiert aus (Rechnungsnummer, Bestellnummer, Lieferant, Kunde) etc. Ist ihr Archivierungsvolumen nicht so hoch, rechnet sich eine automatisierte Archivierungslösung noch nicht. Hier gibt es Archivierungssysteme bei denen Sie einfach per drag&drop das Dokument dort hin schieben, wo es Inhaltlich richtig archiviert ist. 


Archivierungssoftware - 10 Tipps für die Auswahl 

Zuerst einmal ist wichtig intern zu erörtern, welche Anforderungen im Unternehmen an eine Archivierungssoftware gestellt werden. 

Dokumente scannen und archivieren - so geht´s: 

Wollen Sie am Ende des Prozesses "einfach nur das vorhandene Papierarchiv digitalisieren"? Ihre Prozesse belassen Sie weiterhin Papierbasiert? In manchen Unternehmen gibt es legitime Hämmnisse die eine komplette Umstellung auf papierlose Prozesse, zu recht nicht rechtfertigen. In diesem Fall bietet eine reine Archivierungssoftware die Möglichkeit, alle Dokumente am Ende des Prozesses zu archivieren. Sozusagen Ihr "digitaler Aktenschrank". Dabei können Sie die Archivstruktur genau so abbilden, wie Sie bislang damit arbeiten. Der zentrale Unterschied zwischen einer elektronischen Archivierungssoftware und einem Dokumentenmanagementsystem besteht darin, dass Sie bei der Archivierungssoftware am Ende des Prozesses die Dokumente einscannen und archivieren. Produktiv gearbeitet (Co- Authoring, Versionierung, Workflows uvm) stellt ein Dokumentenmanagementsystem bereit.  

Die Archivierungssoftware dient rein der rechtlichen Archivierung - und vor allem als Recherche System. Suchen Sie einmal eine Rechnung- loggen Sie sich nur noch im Archiv ein und suchen nach bestimmten Suchbegriffen. Selbstverständlich kann eine Archivierungssoftware durch Dokumentenmanagement Funktionen erweitert werden. Für kleine und mittlere Unternehmen reichen hier Wiedervorlagen (für Verträge), oder Stempelfunktionen vollkommen aus um einfache Freigabe Workflows abbilden zu können. Ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem wäre hier zu komplex und umfangreich.

Welche Dokumenten - Arten wollen Sie archivieren? 

Schauen Sie sich genau Ihre Dokumente an- welche Art von Dokumenten sind dies vor allem? E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Projektdokumentationen, Zeichnungen, Audio- Video und Bilddateien uvm. Notieren Sie sich diese. Interessant sind vor allem Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe von Workflows bearbeitet und durch das Unternehmen geleitet werden sollen (Freigaben).  Eine Archivierungssoftware sollten je nach Anforderungen, Papierdokumenten und E-Mails revisionssicher archivieren. Wollen Sie weitere Dateiformate darin verwalten- macht ein Dokumentenmanagementsystem mehr Sinn. 

Wie hoch ist ihr tägliches Dokumentenvolumen?

Als Richtwert für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung gilt ein Wert vom ca 100 Rechnungen pro Tag - die automatisiert verarbeitet und archiviert werden. Liegen Sie darunter, reicht eine Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem - aber ohne automatisierte Verarbeitung (d.h. die Rechnung wir vollautomatisch ausgelesen- Positionen mit den Daten aus ERP oder SAP abgeglichen und an den richtigen Freigabeprozess übergeben). 

Gibt es Drittsysteme die an ihre digitale Archivierungssoftware angebunden werden sollen? 

Sinnvoll ist dies, wenn Sie z.B. elektronische Akten einführen wollen (auch zukünftig). So können Kundendokumente auch darüber abgerufen werden- und Sie erhalten eine 360°Grad Ansicht auf die gesamte Kundenakte, in digitaler Form. Wenn dies nicht der Fall ist, reicht Ihnen eine elektronische Archivierung vollkommen aus. Sie wollen Ihre Dokumente schnell und einfach einscannen und archivieren? Ihnen genügt eine gute Suchfunktion, sodass alle Mitarbeiter schneller das richtige Dokument finden und einsehen. Auch das ist ein legitimer Usecase. Dann sollten Sie nach einer reinen Archivierungssoftware suchen. 

Testen Sie Ihre Archivierungssoftware: 

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten Ihre Dokumente einmal scannen und ablegen und 2-4 typische Anwendungsfälle mit den Dokumenten testen. So sehen Sie gleich, ob Ihnen die Archivierungssoftware Arbeit abnimmt, oder mehr Aufwand benötigt, als die bisherige Papierablage. 

IT-Systeme & Voraussetzung: 

Generell wird das Interesse auch im deutschen Markt an einer Cloud Archivierungslösung immer größer. Der Vorteil- Sie haben einen verantwortlichen Dienstleister, Sie müssen sich nicht mehr um die Sicherheit und Ihre Server bemühen. Sie benötigen keinerlei Hardware, bis auf einen Dokumentenscanner ;-). Entscheidend ist Ihre Dokumentenanzahl, die Mitarbeiteranzahl die auf das digitale Archiv zugreift- und die generelle Unternehmenspolitik. Realisierbar sollten beide Szenarien sein. Ihre Archivierungssoftware sollte ON Premise bei Ihnen - oder in der CLOUD oder auch für hybride Szenarien geeignet sein.  

 

 

Gerne beraten wir Sie zum Thema digitale Archivierung, Dokumentenmanagement. fido GmbH & Co.KG ist der Partner für die Digitalisierung im Mittelstand. 

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  • Gute Recherche

    Super recherchiert, Danke

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