Dokumentenmanagement GoBD konform

Ab 01.01.2017 läuft die Schonfrist ab

Die aktuell noch laufende Übergangsfrist zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) endet zum 31. Dezember 2016. Die Grundsätze in den GoBD Richtlinien gelten auch für Dokumentenmanagement Software, somit sehen sich Unternehmen die gerade vor der Auswahl eines geeigneten Dokumentenmanagement Systems stehen vor der Aufgabe zu prüfen ob sie alle Anforderungen an revisionssichere Archivierung erfüllen. Fido bietet GoBD konforme Software zur revisionssicheren digitalen Archivierung von elektronischen steuerrelevanten Dokumenten. 

Auswirkungen der GoBD auf Dokumentenmanagementsysteme

 

Zusammengefasst legen die GoBD Richtlinien fest, dass Dokumente und Belege, die in einer Dokumentenmanagement Software archiviert werden, ebenfalls folgende Kriterien erfüllen: 

  1. Die Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein. Niemand darf Dokumente verändern / löschen.
  2. Dokumente müssen in einer nachvollziehbaren Ordnungs- und Strukturform organisiert werden
  3. Vollständigkeit: Sie müssen gewährleisten, dass alle relevanten Dokumente, Rechnungen und Belege richtig archiviert werden. Zum Nachweis dient eine Verfahrensdokumentation.
  4. Nachvollziehbarkeit muss gewährleistet sein. 

Diese Anforderungen werden durch das Scannen von Belegen, die Vergabe von eindeutigen Dokumenten-IDs, die OCR Umwandlung und die finale Speicherung im PDF/ A Format durch die allermeisten Dokumentenmanagement Systeme erfüllt. Wenn Sie mehr zum Thema  GoBD konformes Dokumentenmanagement erfahren möchten, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.

Was im Behördendeutsch ziemlich sperrig klingt, ist es auch in der Praxis: Im Rahmen der sogenannten „innerbetrieblichen Kontrolle“ muss jedes  Unternehmen definieren, wie es mit Belegen umgeht und für GoBD-konforme Belegverarbeitung sorgt. Auch wie Belege für Steuerprüfungen elektronisch verfügbar gemacht werden. Dafür müssen unter anderem Zugriffskontrollen definiert werden, die die Löschung und Veränderung der Belege verhindern. Das betrifft neben Handels-, Geschäftsbriefen und eMails auch Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen. Zum Ende dieses Jahres ist die Schonzeit zur Einführung entsprechender Maßnahmen in den Unternehmen beendet. Es ist zu erwarten, dass die Regelungen der GoBD dann im Rahmen von Steuerprüfungen angewandt werden und Versäumnisse zu kostspieligen Steuerbewertungen führen können.

Warum die digitale Archivierung auf Filesystemen nicht revisionssicher ist. 

Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten als einfache Datei erfüllt die Voraussetzungen der GoBD nicht. Die Datei muss indiziert sein, damit sie leicht und einfach dem Vorgang zuzuordnen und auffindbar ist. Diese Indizierung findet in der DOCBOX ® statt. Außerdem müssen Vorkehrungen getroffen werden, die eine Unveränderbarkeit der Daten und elektronischen Dokumente gewährleisten.

 

Lesen Sie hier mehr: 

Sind-Sie-fit-für-die-GoBD?

 

Was Sie wissen sollten über die GoBD Richtlinien

Die GoBD bzw. „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“  erweitern die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“  (GoB) und legen fest, wie diese in elektronischer Form im Dokumentenmanagement umgesetzt werden müssen.
Darunter fallen alle Dokumente und Daten, welche für die Finanzbuchhaltung relevant sind, somit ist primär die digitale Dokumentenarchivierung davon betroffen. Die Übergangsfrist erlaubte bisher, dass die GoBD-Anforderungen teilweise oder nicht erfüllt werden müssen. Dies ändert sich ab dem 01. Januar 2017.

Alle relevanten Dokumente unterliegen dann den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, sowie der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen. Darunter fallen die Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit. Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Archivierungsfrist im Dokumentenmanagementsystem nachweisbar erfüllt und erhalten sein. Wichtig ist hierbei, dass alle Dokumente original, bzw. bei Papierdokumente eingescannt vorhanden sind. 

 

Revisionssichere Archivierung und E-Mails:

Da die GoBD vorschreiben, dass alle Dokumente in Original vorliegen müssen, müssen nun auch Rechnungen die per E-Mail versendet wurden, und deren Inhalt wichtige Informationen z.B. zum Auftrag enthalten, ebenfalls mit archiviert werden müssen.


Dokumentenmanagement und GoBD als Chance

Ein gutes Dokumentenmanagement mit geeigneter Software automatisiert Freigabeprozesse und Workflows und erleichtert ihre tägliche Arbeit an Projekten, Kunden, Verträgen uvm. wesentlich.
Ein digitales Archiv bringt enorme Zeiteinsparungen mit sich. So archivieren Sie teilweise automatisiert E-Mails direkt zum Kunden oder Projekt, scannen Papierdokumente und ihre gesamte Eingangspost am Dokumentenscanner ein und übergeben Sie dem richtigen Workflow. 

Ein digitales Archiv archiviert all ihre Belege und steuerrelevante Unterlagen elektronisch. So sind Sie schneller beim Suchen, Ablegen und wiederfinden von Dokumenten. Nicht zu vergessen sparen Sie zudem die manuelle Ablage und den Platz für ein herkömmliches Rechnungs Archiv mit Ordnern.

Revisionssichere Archivierungssoftware

Sie suchen eine digitale Archivierungssoftware, die alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt? Erfahren Sie hier mehr über die DOCBOX. Schnelle Installation, einfache Bedienung und sofortige Produktivität, das sind die herausragenden DOCBOX® Attribute. Bereits in der Basisversion ist die DOCBOX® mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet. Der jahrelange produktive Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung, zeigt, die DOCBOX® bleibt selbst dann flexibel, wenn Ihre Ansprüche in Zukunft ganz andere sein werden. Was die DOCBOX® als digitales Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem wirklich leistet, wird in der Praxis Ihre Erwartungen übertreffen.

 

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