Referenzbericht: Verbindung von ERP-System und der DOCBOX®

Einführung der DOCBOX® beim Abwasserverband Oberes Weschnitztal

Der kommunale Abwasserverband Oberes Weschnitztal hat einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht, indem er die Cloud-basierte Dokumenten-Management-Lösung DOCBOX® in seine täglichen Arbeitsprozesse integriert hat. Dies führte zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung.

DOCBOX® im täglichen Gebrauch

Durch die Implementierung der DOCBOX® arbeiten 13 Mitarbeiter des Abwasserverbands täglich mit der innovativen Cloud-Anwendung. Diese ermöglicht eine sichere Dokumentenverwaltung und optimiert die Geschäftsabläufe. Ein entscheidender Vorteil der DOCBOX® ist das leistungsstarke API-Modul, das eine nahtlose Verbindung zu Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-System erlaubt. Der DOCBOX®-Connector für Business Central ermöglicht den Benutzern einen direkten Zugriff auf in der DOCBOX® gespeicherte Dokumente.

Vorteile der Kombination von DOCBOX® und Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Integration von Microsoft Business Central und der DOCBOX® bietet dem Abwasserverband Oberes Weschnitztal zahlreiche Vorteile:

• Schneller Dokumentenzugriff: Belege sind direkt im ERP-System bei den entsprechenden Rechnungen und Buchungen hinterlegt. Dies spart Zeit und vereinfacht den Arbeitsprozess erheblich, da keine separate Öffnung der DOCBOX® erforderlich ist.

•  Metadaten-Synchronisierung: Daten, die in Business Central erfasst werden, werden als Metadaten in die DOCBOX® übertragen. Diese Metadaten stehen dann für Suchen zur Verfügung und erleichtern die Verwaltung und Suche von Dokumenten innerhalb des Systems

•           Automatische Archivierung: Sobald ein Beleg im ERP-System gebucht wird, erfolgt eine automatische Archivierung dieses Belegs in der DOCBOX®. Dies gewährleistet eine revisionssichere und lückenlose Dokumentation aller relevanten Unterlagen.

  
  

Stimmen aus dem Verband

„Die Implementierung der DOCBOX® hat die Effizienz und Transparenz in unserem Rechnungswesen deutlich erhöht“, so Boris Niedermayer, Geschäftsführer beim Abwasserverband Oberes Weschnitztal. „Der digitale Rechnungsworkflow und die revisionssichere Belegablage vereinfachen unsere Prozesse und sorgen für eine lückenlose Dokumentation.“

Zielsetzungen und Erfolge der Digitalisierung

Mit der Einführung der DOCBOX® hat der Abwasserverband Oberes Weschnitztal drei wesentliche Ziele erreicht:

Erhöhung der Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung: Durch die nahtlose Integration und automatisierte Prozesse wurde die Effizienz in der Buchhaltung stark verbessert, während die Transparenz der Geschäftsvorgänge zugenommen hat.

Digitalisierung des Rechnungsworkflows: Ein digitaler Rechnungsworkflow sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, was die Bearbeitungszeit optimiert und die manuelle Fehlerquote reduziert.

Revisionssichere Archivierung der Belege: Die automatische und revisionssichere Archivierung der Belege in der DOCBOX® gewährleistet eine gesetzeskonforme Dokumentenverwaltung und stellt die Datenintegrität sicher.

Ausblick in die Zukunft

Der Abwasserverband Oberes Weschnitztal plant, die Nutzung der DOCBOX® und die Integration weiterer digitaler Prozesse kontinuierlich auszubauen. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität der Arbeitsabläufe weiter zu steigern und die digitale Transformation des Verbands voranzutreiben. 

Mit der DOCBOX® und der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist der Verband bestens vorbereitet, um den Anforderungen der digitalen Zukunft erfolgreich zu begegnen.