• Videomediathek, Downloads und Checklisten.
  • Videomediathek, Downloads und Checklisten.

Effiziente Rechnungsverarbeitung - Automatisierte Prüfprozesse

Rechnungsverarbeitung mit M-Files 

Interessenten an einer ECM-Lösung werden oft überhäuft von Informationen und Funktionen bezüglich der ECM Software. Unter einigen Funktionen kann man sich auf Anhieb etwas vorstellen, andere wiederrum scheinen nur wenig plausibel. In diesem Fall ist es wie so oft im Leben, wenn man etwas nicht versteht, schaltet man häufig auf Durchzug. Daher bleiben unter Umständen wichtige Benefits und Funktionen einer Enterprise Content Management Software (ECM) unentdeckt. Testversionen werden heruntergeladen, bleiben aber unberührt und Vorführungen ersetzen die eigene praktische Anwendung nicht. Mit diesem Problem sehen sich Dokumentenmanagement- und Enterprise Content Management Softwareanbieter zunehmend konfrontiert. Dabei kann es so einfach sein: Demonstration anhand eines Anwendungsbeispiels, der Rechnungsverarbeitung. 

 

Rechnungsverarbeitung optimal für Schulung und Demonstration 

In diesem Fall ist die Rechnungsverarbeitung der geeignete Kandidat um M-Files und dessen umfangreiches Funktionsspektrum plausibel erklären zu können. Die elektronische Rechnungsverarbeitung umfasst sämtliche relevante Funktionen von M-Files und eignet sich ideal zur Demonstration der ECM-Lösung. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst Schlüsselfunktionen wie Capturing, Rechnungsworkflow, Benachrichtigung/Mitteilungen, mobilen Zugriff, Audit Trails (Buchungsprotokolle) und Berechtigungsmanagement. Zusätzlich sind im Rechnungsworkflow einige Unternehmensbereiche direkt involviert. 

Anhand der Rechnungsverarbeitung lässt sich der Mehrwert der ECM Software M-Files optimal veranschaulichen. Einige marktführenden IT-Beratungsunternehmen verweisen mit der Rechnungsverarbeitung auf ECM und DMS Software. 

 

6 Vorteile von elektronischen Rechnungen 

Voraussetzung ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, welche sich künftig weiter durchsetzen wird und die klassische Rechnungsverarbeitung in Papierform zunehmend verdrängt. Die Globalisierung bildet die Chance, Märkte über die Grenzen hinaus zu erschließen. Rasant wachsende globale Unternehmen, deren Abteilungen über den Globus verteilt agieren, haben speziell in der Buchhaltung mit verschiedenen Gesetzen und Richtlinien zu kämpfen. Dieser Umstand kann zur Zerreißprobe für jeden Buchhalter werden. Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung kann diesem Problem vorgebeugt werden: 

1.Primärer Faktor für die Entscheidung für elektronische Rechnungen ist die Kosteneinsparung. Speziell bei großen Mengen an Eingangsrechnungen entfallen sämtliche manuelle Tätigkeiten wie das Sortieren und Verteilen der  Rechnungsunterlagen. 

2.Transport- und Verteilprozesse können aufgrund der Zeit- und Standortunabhängigkeit der Prüfprozesse beschleunigt werden. 

3.Halten Sie mit elektronischen Rechnungen Ihre Skonto und Zahlungsfristen besser ein. 

4.Durch zentralisierte Bearbeitungs- und Korrekturregeln lässt sich der Bearbeitungsprozess elektronischer Rechnungen     vereinheitlichen. 

5. Rechnungen werden schnell und einfach gefunden und wandern nicht durch die Büroräume, bis sie beim richtigen Ansprechpartner   ankommen. 

6. Elektronische Rechnungen können direkt im digitalen Archiv der ECM Software archiviert werden. 

 

Rechnungsworkflow mit M-Files

Rechnungsmanagement und Rechnungsworkflow mit M-Files sorgen für automatisierte Rechnungsverarbeitung und erspart lange Druchlaufzeiten der elektronischen Rechnungen. 

• Durch Workflowvorlagen für die Rechnungsbearbeitung können Genehmigungen Informationen anhand von Metadaten und dynamische Ansichten eingebunden werden, um die elektronischen Rechnungen bezüglich des Rechnungsworkflows zu kategorisieren. 

• Sie können M-Files mit Ihren bestehenden  ERP oder CRM-Lösungen kombinieren. So können Informationen über Lieferanten und Kunden integriert werden. 

• Die OCR-Funktion steigert die Produktivität in der Rechnungsverarbeitung. Rechnungen können in durchsuchbare PDFs konvertiert werden, so werden Informationen auf der Rechnung (z.B. Rechnungsnummer oder Preise)  gefiltert und gefunden. 

• Mit M-Files sind Sie auf der sicheren Seite. Als GoBD und ISO27001 zertifizierte ECM Software sind externe Prüfungen unproblematisch. Mit der richtigen Handhabung sind Ihre elektronischen Rechnungen stets revisionssicher archiviert. 

 

Starten Sie Ihren Digitalisierungsprozess mit der Rechnungsverarbeitung 

Sie sind interessiert daran, eine ECM Software in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Nun kommt die erste Frage: „Wo fang ich an?“ Die Antwort lautet: „Mit den Eingangsrechnungen.“ Mit diesem Anwendungsbeispiel zu starten erzeugt Durchblick und Verständnis. Die Rechnungsverarbeitung kann hierfür wunderbar verwendet werden. Hier sieht man die Struktur, Vision und Idee der ECM Software M-Files direkt, da die automatisierte Rechnungsverarbeitung alle wichtigen Funktionen von M-Files umfasst und die Anwendung von M-Files bei weiteren Integrationsprozesse ungemein erleichtert. Die erlernten Grundkenntnisse können dann auf jeden anderen Prozess übertragen werden. 

 

Rechnungsworkflow mit M-Files und fido

Fido ist offizieller Partner von M-Files und glaubt an die Vision des papierlosen und automatisierten Büros. Mit M-Files denken Sie immer einen Schritt weiter. Sie archivieren nicht nur Ihre Eingangsrechnungen digital, sondern bestimmen auch deren weiteren Prozessablauf und automatisieren die Prozesse durch Rechnungsworkflows. 

Warum umständlich, wenns auch einfach geht? Für weitere Informationen bezüglich der Rechnungsverarbeitung und M-Files, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme

 

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Passende Artikel
TIPP!
Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung
39,27 € *
Nettopreis: 33,00 €
TIPP!
Digitale Rechnungsprüfung Automatisierte Rechnungsverarbeitung
ab 165,00 € *
Nettopreis: 138,66 €