Das Dokumentenmanagementsystem von Morgen - Wo die Reise hingeht

Das Dokumentenmanagement von Morgen – Wo die Reise hingeht

Rund 17 Millionen Deutsche verbringen einen nicht unerheblichen Teil der täglichen Arbeitszeit in Büros, was fast 40% der Erwerbstätigen in Deutschland betrifft. Das ergab die Office 21-Studie, durchgeführt vom Fraunhofer Institut IAO. Während jedoch im sekundären Wirtschaftssektor Industrie, Produktion und Fertigung der Fokus längst auf Produktivitätssteigerung liegt, wird das Produktivitätssteigerungspotenzial in Büroabläufen hingegen häufig stiefmütterlich behandelt. In einem herrscht aber Einigkeit, die Digitalisierung ist Gegenwart und Zukunft. Denn etwa 3 von 4 Dokumenten im Unternehmensalltag liegen in digitaler Form vor, Tendenz steigend. Für die Suche von Dokumenten wenden rund 40% der Beschäftigten täglich mehr als eine halbe Stunde auf, was bei einem/r Sachbearbeiter/in mit durchschnittlichem Einkommen Arbeitgeberkosten von etwa 225 Euro/Monat verursacht. Wohlgemerkt bei durchschnittlichen Arbeitstagen, pro Kopf und lediglich für die Suche von Dokumenten. Die tägliche Arbeit unter unstrukturierten Daten ist nicht nur zeitaufreibend, ineffizient und schädlich für das Mitarbeiterwohlbefinden, ein solcher Umstand wird auch seitens des Gesetzgebers zunehmend blockiert (GoBD, DSGVO) und empfindlich geahndet.  

 

Relevanz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems und dessen Vorteile

Laut dem Fraunhofer Institut IAO werden in etwa jedem zweiten Unternehmen Dokumente digital verwaltet. Dokumentenmanagementsysteme umfassen die effizientere Verwaltung von Dokumenten und beinhalten deren digitale Verarbeitung und -Archivierung. Digitale Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass benötigte Dokumente jederzeit, schnell und unternehmensweit digital Griffbereit sind. Dokumente ausdrucken, Kopieren, in Ordnern einheften und von Hand im Unternehmen verteilen war gestern, das digitale Zeitalter hat begonnen und bringt folgende Herausforderungen mit sich, die mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem gelöst werden können. 

 

  • Kundenservice: Mit dem Internet und der einhergehenden Informationsdichte steigt auch die Kundenerwartung, Informationen schnell zu bekommen. Mögliche Fragen von Kunden am Telefon oder E-Mail können mit gut strukturierten Daten an nur einem Speicherplatz schnell und kompetent beantwortet werden.
  • Arbeitgeberattraktivität: Flexibilität ist heutzutage ein großer Einflussfaktor bezüglich der Arbeitgeberentscheidung. Mobiler Zugriff auf alle Unternehmensdokumente ermöglicht eine orts-ungebundene flexible Arbeitsweise der Mitarbeiter. Dies setzt einen zentralen Speicherort aller Dokumente voraus, egal ob Server oder Cloud. 
  • Effizienz: Eine effiziente Dokumentenverwaltung ist ein Wettbewerbsvorteil. Ein modernes digitales Dokumentenmanagementsystem dient nicht nur zum Ablegen und Verwalten von Dokumenten, es integriert sich nahtlos in bestehende Systeme (z.B. CRM) ein und trägt alle relevante Daten zusammen. Effizientes Arbeiten wir auch durch die Bündelung von digitalen Dokumenten in E-Akten gefördert. Ergebnis ist eine Kosteneinsparung erreicht durch sinkende Suchzeiten.

 

Die Verwaltung von digitalen Dokumenten bringen nur in Kombination mit einem modernen digitalen Informations- oder Dokumentenmanagementsystem die erhofften Erfolge. Ein modernes Dokumentenmanagement umfasst:  

 

  • Revisionssichere Archivierung
  • CheckIn/ CheckOut von Dokumenten
  • Versionierung und Versionsvergleich von Dokumenten
  • Workflow
  • OCR-Indizierung
  • Mobile Nutzung
  • Berechtigungsmanagement

 

Für die Integration eins modernen Dokumentenmanagements müssen zuvor einige Fragen beantwortet werden. Zuerst muss grundsätzlich entschieden werden, was für ein System integriert werden soll. Anschließend erfolgt eine strikte und konsequente Informationserfassung. Im weiteren Schritt wird eine gut durchdachte Ordnungsstruktur der Prozesse im Büro erstellt. Die Papierdokumente müssen digitalisiert werden, hierfür ist eine leistungsstarke Scantechnik zu installieren. Letztendlich ist ein effizientes, intuitives und individuell skalierbares Dokumentenmanagementsystem der Schlüssel zum Erfolg. 

 

Dokumentenmanagement integriert im Enterprise Content Management 

Ein reines Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung von Dokumenten wird zunehmend abgelöst. Hinsichtlich der jüngsten Entwicklungen und der steigenden Forderungen nach Prozessautomatisierung auch in Büros ist der Begriff Enterprise Content Management geläufig, welches das Dokumentenmanagementsystem als Bestandteil integriert. 

Eine moderne ECM Software wie M-Files macht den jeweiligen Ablageort vernachlässigbar. Wichtig ist der Kontext der Information und dessen Relevanz für die aktuelle Aufgabe. Das moderne Enterprise Content Management ist dynamisch und personalisiert. So bekommen Nutzer oder Teams die für sie relevanten Informationen. Im Grunde existieren keine Ablageorte mehr. 

 

Enterprise Content Management – Künftig Intelligent Information Management?  

Unternehmensinhalte bestehen längst nicht mehr nur aus Dokumenten. Die wachsende Dichte an Informationen und Daten, und deren Verarbeitung rücken in den Fokus. Die Nutzung von BIG DATA wird immer relevanter. Wie unlängst betont, werden Daten und Informationen als das „Öl des 21 Jahrhunderts“ betrachtet. Moderne Enterprise Content Management Systeme liefern die Informationen und Daten die Sie brauchen, um den Anforderungen der Kunden zu genügen. M-Files verkörpert genau dieses Enterprise Content Management System.

Informationen sollen künftig noch effizienter analysiert und verwendet werden. Dieses Bestreben soll durch ein Intelligent Information Management System erreicht werden. Ob das Enterprise Content Management dahingehend abgelöst wird bleibt abzuwarten. Im Fahrplan von M-Files ist die Entwicklung zum Intelligent Information Managementsystem geplant. Wir halten Sie auf dem Laufenden. 

 

Enterprise Content Management System rechnet sich unmittelbar 

Eine M-Files Named-Lizenz (495 €) amortisiert sich nach rund 2,2 Monaten. Fallstudien belegen, dass M-Files zu einem jährlichen Return On Investment (ROI) von 378 % führen kann. Zusätzlich sind Sie mit M-Files auch in Sachen Revisionssicherheit auf der richtigen Seite. 

Haben Sie Fragen? Dann melden Sie sich bei uns. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. 

 

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