Digitale Akte - Klicken statt Blättern

Digitale Akte – Klicken statt Blättern

Jeder hat sie in größeren oder kleineren Mengen irgendwo im Büro oder in Archivräumen versteckt, die Papierakte. Werden Informationen beispielsweise aus Personalakten benötigt, begeben sich viele auf die Reise in die Kellerräume des Gebäudes, um die benötigte Papierakte zu finden. Oftmals findet man sich dort zwischen Türmen von Ordnern wieder. Die Suche der Nadel im Heuhaufen beginnt. Mit digitalen Akten sind die Nadeln quasi sortiert im Kästchen auf dem Schreibtisch, man muss nur zugreifen. 

 

Digitale Akte in Behörden ab 2020 Pflicht 

So oder so ähnlich kann das Szenario rhetorisch beschrieben werden. Mit elektronischen Akten werden Zeit, Platz und Nerven gespart, die man bei der physischen Suche nach Papierakten verliert. So sollte man meinen, dass E-Akten ein weitverbreitetes und akzeptiertes Instrument der effizienten Datenverwaltung darstellt, dem ist aber nur bedingt so. Um diesen Umstand zu ändern, wurde eine Pflicht zur elektronischen Aktenführung in Bundesbehörden gesetzlich beschlossen. Bis 2020 sollen im Rahmen des E-Government-Gesetz (EGovG) alle Papierakten als digitale Akte verfügbar sein. Viele Behörden sind nun auf der Suche nach geeigneten Instrumenten, insbesondere Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Verwaltung von E-Akten. Besonders in papierlastigen und aktenorientierten Einrichtungen verspricht man sich durch die Einführung von E-Akten eine ständige Verfügbarkeit von Daten, erhebliche Zeiteinsparungen und der daraus resultierenden verbesserten Servicequalität, Platzeinsparung und Vermeidung von Medienbrüchen. Alles in allem soll eine Kostensenkung mit einhergehender Dienstleistungsqualitätssteigerung erreicht werden. Konkrete Berechnungen ergeben, dass eine Behörde mit 100 Mitarbeitern und 6,4 Mio. Euro Personalkosten rund 800.000 Euro bei den Personalkosten, nur durch die Implementierung von E-Akten jährlich einspart. 

 

E-Akten erfordern Veränderungsbereitschaft 

Trotz aller Vorteile, die mit der Einführung von E-Akten einhergehen, halten einige Unternehmen an den altbewährten Papierakten fest. Grund hierfür ist die mangelnde Veränderungsbereitschaft, denn die digitale Akte verändert gewohnte Arbeitsweisen. Die Einführung von E-Akten erfordert eine zielführende Strategie. Ziele wie kürzere Durchlaufzeiten, Verfügbarkeit oder Platzersparnis sollten vor Einführung von unternehmensweiten E-Akten definiert und kommuniziert werden. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind

  • Erstellung einer klaren Strategie
  • Unterstützung durch Verwaltungsleitung 
  • Sorgfältige Planung des Geld- und Personaleinsatzes 
  • Veränderungsbereitschaft bei den Betroffenen

 

E-Akten und deren Projektfahrplan 

Um E-Akten erfolgreich im Unternehmen implementieren zu können bedarf es einer strukturierten Projektdurchführung. Damit Sie in der Implementierungsphase von E-Akten nicht vom Weg abkommen,  halten Sie sich an folgendem Projektfahrplan: 

  1. Konkrete Ziele definieren 
  2. Unterstützung der Entscheider sichern
  3. Förderer und Gegner erkennen
  4. Mitarbeiter vorbereiten
  5. Finanzierung sichern
  6. Personalressourcen bereitstellen
  7. Protokollwesen aufbauen
  8. Rechtlicher Rahmen beachten

Sowohl Datenschutz Grundverordnungen (DSGVO) als auch Maßnahmen zur IT-Sicherheit sind im Vorfeld zu betrachten. 

 

E-Akten sind revisionssicher, zuverlässig und effizient 

Bei der richtigen Vorgehensweise und Implementierung der digitalen Akte in betroffenen Abteilungen, überwiegen die mittel- bis langfristigen Vorteile klar dem Aufwand der Implementierung, und den Vorteilen von Papierakten sowieso. Die Archivierung von Papierakten ist häufig nicht revisionssicher, Papierakten sind oftmals nicht vollständig und aktuell. Bei Personalwechsel geht zudem viel Know-how verloren. Bezogen auf die anstehende Pensionierungsflut kann dies zu einem entscheidenden Wettbewerbsnachteil werden. Mit E-Akten ist das Wissen nicht personengebunden sondern allgemein einsehbar. In Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem sind E-Akten revisionssicher, zuverlässig und effizient. 

 

Dokumentenmanagementsystem als virtueller Kellerraum 

Um E-Akten revisions- und manipulationssicher verwalten zu können, gehört ein funktionierendes Dokumentenmanagementsystem zur Grundausstattung. Die Revisionssicherheit umfasst seit 01.01.2017 auch die GoBD und ab Sommer 2018 die DSGVO. Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf ihre Revisionssicherheit geprüft und garantieren eine revisionssichere Archivierung von E-Akten. Da Papierakten diese gesetzliche Forderungen nicht erfüllen, wird es zunehmend komplexer die wachsende Daten- und Dokumentenflut physisch zu archivieren. Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files verfügen über ein Berechtigungsmanagement, mit dem der Zugriff auf E-Akten individuell verweigert oder erlaubt werden kann. Durchlaufzeiten von E-Akten können mithilfe von automatisierten Workflows minimiert werden. So werden z.B. E-Mails mit Anhang automatisch der zugehörigen Kundenakte hinzugefügt und digital archiviert. 

Die Digitale Akte ermöglicht eine schnelle, einfache Verwaltung aller Dokumente und Belege die Sie auch in herkömmlichen Akten verwalten, nur eben in elektronischer Form. Mit der Lösung für digitale Akte archivieren Sie Belege, Rechnungen und Dokumente langfristig und zertifiziert (nach GoBD) und Sie erfüllen alle Anforderungen an die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Jetzt Digitale Akte 30 Tage kostenfrei testen. Wir beraten Sie rund um Thema Digitalisierung, Dokumentenmanagement Software und ECM Systeme. 

E-Akten bringen Freude

Gehen wir nun zum Ausgangspunkt zurück: Wie fühlen Sie sich wenn Sie gerade Ihre Sitzposition gefunden haben, aber plötzlich aus Ihrer gemütlichen Atmosphäre zum Marathon in das Lager gerissen werden, um die Nadel im Heuhaufen zu finden? Richtig, es gibt schöneres, z.B. die Arbeit mit E-Akten. Kurzfristiger Mehraufwand zahlt sich mittelfristig aus, oder aber: Der Tüchtige wird belohnt. 

Belohnen auch Sie sich. Lassen Sie sich zum Thema digitale Akte mit Dokumentenmanagementsystemen von uns beraten. 

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