Vereinfachung der DSGVO-konformen Datenverwaltung

Zusammenarbeit zwischen M-Files und IT Governance Ltd.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) tritt Mitte 2018 in Kraft. Unternehmen und Organisationen stehen vor der Herausforderung,  personenbezogene Daten von EU-Bürgern nach bestimmten Richtlinien und Verfahren zu Verwalten und zu schützen. Somit ist ein Großteil aller Unternehmen von der EU-DSGVO betroffen. M-Files bietet nicht nur ein DSGVO-konformes Dokumentenmanagementsystem, sondern liefert dank der Zusammenarbeit mit dem IT-Governance-, Risikomanagement- und Compliance-Lösungsanbieter IT Governance Ltd. eine erhebliche Prozessvereinfachung zur Einhaltung der EU-DSGVO. 

 

Die EU-DSGVO – Schutz personenbezogener Daten von EU Bürgern 

Die Richtlinien der EU-DSGVO gelten ab Mai 2018 und stellen Organisationen vor einen Umbruch in der Datenverwaltung von personenbezogenen Daten. Unternehmen müssen in der Lage sein solche Daten jederzeit den Anspruchsgruppen ohne zeitlichen Aufwand zur Verfügung stellen zu können. Bei Missachtung der Richtlinien der EU-DSGVO drohen nicht unerhebliche Geldstrafen. Personenbezogene Daten sind u.a.:

  • Name und Adresse
  • E-Mailadresse/ Domain
  • Personalausweisnummer
  • IP-Adresse
  • Persönliche Angaben wie Geschlecht, Titel, Größe, Haarfarbe etc.

Das Datenschutz-Grundrecht ist im Grundgesetz der BRD bisher nicht verankert, auf europäischer Ebene jedoch sind personenbezogene Daten nach Art. 8 der EU-Grundrechtcharta geschützt. Ab 2018 wird dieses Recht auf europäischer Ebene angeglichen und gilt dann auch in Deutschland.  

 

Dokumentenmanagementsystem von M-Files bietet nun unterstützendes Toolkit 

Dokumentenmanagementsysteme, ECM Software und digitale Archive wie M-Files® oder DOCBOX® bieten die Rahmenbedingung für eine EU-DSGVO-Compliance, die Datenverwaltung muss dennoch nach einem strikten Verfahren erfolgen. Um die Datenverwaltung in Unternehmen EU-DSGVO konform zu machen, arbeitet M-Files mit der britischen IT Governance Ltd. zusammen. Ziel ist eine deutliche Vereinfachung der EU-DSGVO-Compliance. Dies soll durch ein Framework erreicht werden, mit dem Unternehmen Dokumentenvorlagen erhalten, welche für die EU-DSGVO Konformität, Prozesskontrollen und Unterstützung der Best-Practices erforderlich sind. Somit unterstützt M-Files die Einhaltung der EU-DSGVO und liefert die ideale Umgebung. 

„Ein kritischer Aspekt der EU-DSGVO-Compliance ist, dass ein Unternehmen schnell und einfach nachweisen kann, dass es die richtigen Schritte zur Erfüllung der Anforderungen der Regulierung unternommen hat", sagt Janne Järvenoja, Leiter der Rechtsabteilung bei M-Files. „Die Partnerschaft mit IT Governance lässt uns nicht nur unseren Kunden eine Lösung zur Verfügung stellen, die als Grundlage für die GDPR-Compliance dient, sondern sie ermöglicht es den Kunden zusätzlich, zu prüfen, ob sie in ausreichendem Umfang geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn Audits oder Verstöße auftreten."

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