Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2018: Was Sie nun beachten sollten

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2018: Was Sie wissen sollten

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung  (DSGVO) europaweit in Kraft. Die Vereinheitlichung des europäischen Datenschutzrechts führt zu zahlreichen Änderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten. Somit bleibt den Betroffenen nur wenig Zeit zur Umsetzung der Anforderungen. Missachtungen werden mit empfindlichen Geldstrafen belegt.  Fido informiert Sie rund um die DSGVO und was Sie nun beachten sollten.

Mitte des nächsten Jahres wird der Kampf um stärkeren personenbezogenen Datenschutz in Europa intensiviert, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt in Kraft. Unternehmen haben nun wenig Zeit sich den Anforderungen zu stellen. Gehört das Lesen von langen Gesetzestexten nicht zu Ihren Lieblingsaktivitäten? Dann erfahren Sie folgend in komprimierter Form ob Sie betroffen sind, was nun zu beachten ist und wie Sie den Anforderungen mit breiter Brust entgegenwirken können. 

 

Ziele und Grundsätze der DSGVO

Ziel der 2018 in krafttretenden DSGVO ist der Schutz des Grundrechts natürlicher Personen insbesondere der Schutz von personenbezogene Daten und den resultierenden Datenfluss. Dieses Ziel wird mit den Grundsätzen der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgt. Die 9 Grundsätze lauten: 

  • Rechtmäßigkeit
  • Treu und Glauben
  • Transparenz
  • Zweckbindung
  • Datenminimierung
  • Richtigkeit
  • Speicherbegrenzung
  • Integrität und Vertraulichkeit
  • Rechenschaftspflicht

 

Was ändert sich durch die DSGVO

Es gibt einige gravierende Änderungen für Unternehmen. Die neuen Anforderungen unterstützen primär die Rechte von Betroffenen, die personenbezogene Daten zur Verarbeitung an verarbeitenden Stellen wie Unternehmen, Vereinen, Verwaltungen, Stiftungen und weitere Organisationen preisgeben. Unter diesen Rechten ist auf das Informationsrecht (Transparenz), Auskunftsrecht und Recht auf Datenübertragbarkeit hinzuweisen. Allgemein lassen sich die Anforderungen wie folgt zusammenfassen: Ordnung ins Informationschaos bringe durch digitale Archiveirung mit einer Archivierungssoftware.

 

Das müssen Unternehmen beachten

Art. 24 EU-DSGVO verpflichtet verarbeitende Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu installieren. Organisatorische Maßnahmen können vielfältig umgesetzt werden, z.B. durch Abbau der Verarbeitung personenbezogener Daten, Schaffung von Transparenz in Bezug auf Funktion und Zweck der personenbezogenen Datenerhebung oder Ermöglichung von flexiblen Sicherheitsfunktionen der Verarbeitungsverantwortlichen. Technische Maßnahmen (data protection by design) sollen die Struktur und Ordnung der Daten fördern. Die DSGVO gewährt Betroffenen u.a. ein Recht auf Auskunft über beispielsweise den Speicherinhalt und – Ort, und Informationen darüber wer diese Daten verwendet, welchen Auflagen und Richtlinien die Datennutzung unterliegt und in welcher Form der Datenverwendung zugestimmt wurde. Daten-, Informations- und Dokumentensilos die durch unstrukturierten Umgang mit Daten entstehen, machen eine Erfüllung der DSGVO seitens der Unternehmen unmöglich. 

 

Mit intelligentem Informationsmanagement zur Erfüllung der DSGVO

Da Strafen von bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes drohen, ist die Erfüllung der DSGVO nicht zu unterschätzen. In Anbetracht der drohenden Strafen bei Missachtung dieser Verordnung ist die Summe einer Investition in ein nachhaltiges und effizientes Informationsmanagement bzw. Enterprise Information Management System vergleichsweise milde. Ohne ein intelligentes Informationsmanagement zur Strukturierung aller Daten, kann die Erfüllung der DSGVO kaum vollzogen werden. Informationsmanagement Systeme wie M-Files ermöglicht eine bessere Verwaltung personenbezogener Daten. Mit Informationsmanagement Systemen können relevante Daten erkannt, nachverfolgt und kontrolliert werden. Insbesondere kann durch das Berechtigungsmanagement der Zugriff von Dritten auf personenbezogene Daten gesteuert werden, um die nötige Kontrolle zu gewährleisten. Die Forderung nach Dokumentation und Protokollierung ergriffener Maßnahmen zur Förderung der DSGVO-Konformität, kann durch Audit- und Reporting-Funktionen problemlos entgegengewirkt und diese erstellt werden. Stets zur Freude von Prüfern und Auditoren. 

 

M-Files als Wegbereiter

M-Files als intelligente ECM Software und mehrfach ausgezeichnetes Enterprise Information Management System (EIM) – u.a. vom unabhängigen Analystenhaus Forrester zum „ECM Leader“ und im Gartners Magic Quadrant 2016  als „Visionär“ – hilft Ihnen bei der revisionssicheren Archivierung und Umsetzung der DSGVO, und fungiert als Wegbereiter.  

„Personenbezogene Daten befinden sich oft in einer Vielzahl von verschiedenen Systemen, Netzwerkordnern und anderen Informationssilos, was es noch schwieriger macht, sie im Unternehmen zu kontrollieren und zu schützen", so Jan Thijs van Wijngaarden, Channel Sales Manager Deutschland bei M-Files. „M-Files integriert sich in bestehende Systeme und Datenquellen so, dass die Informationen an ihrem ursprünglichen Standort verbleiben können und damit bestehende Systeme und Prozesse nicht gestört werden. Dadurch können Unternehmen ihre Altsysteme weiterverwenden und gleichzeitig die leistungsfähigen Funktionen von M-Files zum Schutz und zur Kontrolle personenbezogener Daten nutzen. So können die Anforderungen der DSGVO – insbesondere mit Blick auf die nur noch kurze Zeit bis zum Inkrafttreten der Verordnung – mit M-Files sicher erfüllt werden."

 

Fido als Wegbegleiter 

Fido ist Ihr zuverlässiger und kompetenter Partner wenn es um die digitale Verarbeitung von unstrukturierten und papierbasierenden Dokumenten und Informationen geht. Als M-Files Partner ist das gesamte Fido-Team von der Vision eines papierlosen Büros mit automatisierten Workflows überzeugt. 

„M-Files strukturiert alle Unternehmensinhalte, beschleunigt sowohl interne als auch externe Prozesse durch automatisierte Workflows und fördert das unternehmensweite Wachstum“, so Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido, der hinzufügt: „Da der Datenfluss ein wachsender und immer relevanter werdender Treiber in Unternehmen darstellt, fokussiert sich der Gesetzgeber nun auf den Schutz von personenbezogenen Daten und deren Verwaltung. Mit M-Files als zentrales Enterprise Information Management System stehen Sie nicht zuletzt auch in künftigen gesetzlichen Fragen auf der Gewinnerseite“. 

 

Mit dem Informationsmanagement von M-Files und Fido zur DSGVO-Konformität. Noch Fragen zur DSGVO? Kontaktieren Sie uns.    

 

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