Enterprise Search - Die unternehmensinterne Googlesuche

Enterprise Search - Die interne Suchmaschine für Unternehmen

Google ist die aktuell meistverwendete Suchmaschine im Internet. Im Jahr 2016 wurde weltweit rund 3,29 Billionen Mal gegoogelt, also 104.325 mal pro Sekunde, was Google zum größten Suchmaschinenanbieter der Welt macht. Mithilfe von Suchmaschinen finden wir genau die Informationen welche wir benötigen On-Demand. Auch im unternehmerischen Kontext ist Google die wichtigste Anlaufstelle für die Suche nach externen Informationen, unternehmensinterne Daten sucht man bei Google jedoch vergebens. Im privaten Alltag hat sich die Web-Suchmaschine und damit der Informationsanspruch in Echtzeit längst etabliert, in Unternehmen tappen viele Angestellte bei der Suche nach relevanten Geschäftsinhalten jedoch weiterhin im Dunkeln. Mit Enterprise Search ändert sich nun dieser Umstand. 

Enterprise Search bzw. Unternehmensweite Suche bezeichnet die Suche nach unternehmensinternen Inhalten, Dokumenten und Informationen mittels einer Enterprise Search Software oder Enterprise Content Management Software (ECM Software). Anders als die webbasierende Suchmaschine, bezieht sich Enterprise Search auf internen Datenquellen, beispielsweise auf interne Datenbanken innerhalb eines Unternehmens. Ein weiterer Unterschied ist durch die verschärfte Sicherheit beim Enterprise Search gegeben. Hier müssen Datenschutzrichtlinien und die im Unternehmen geltenden Bestimmungen und Regeln definiert und eingehalten werden, um den Zugriff auf Informationen zu steuern. ECM Systeme wie M-Files besitzen ein solches Berechtigungsmanagement, um Informationen nur denjenigen zu gewähren die zur Einsicht berechtigt sind. 

Ist ein Mitarbeiter nun auf der Suche nach Kundeninformationen, können diese durch Enterprise Search zentral gefunden werden, auch unterwegs mittels Mobile App. Dabei sorgen Konnektoren zu gängigen File-Sharing-Systemen dafür, dass alle auf anderen Datenbanken abgelegten Informationen intelligent zusammengefasst und zentral ausgeliefert werden. Es ist folglich irrelevant wo sich diese Informationen im Unternehmen befinden, mit Enterprise Search erhalten Sie Zugriff auf alle Repositories und deren Inhalte in Echtzeit.

Die Vorteile von Enterprise Search liegen auf der Hand

Das Marktforschungsinstitut Forrester untersuchte 2016 den Effekt von Enterprise Search Lösungen und identifizierte die "Key Benefits" der unternehmensinternen Suchmaschinen:

• Bessere Kundenbetreuung aufgrund von schnelleren Informationslieferung erzeugt Wettbewerbsvorteile.
• Effektiveres Arbeiten und höhere Produktivität.
• Bessere Entscheidungen dank höherer Transparenz und aussagekräftigeren Informationen.

Weitere Vorteile von Enterprise Search kombiniert mit einer modernen ECM Software: 

• Besseres managen von bestehendem Wissen der Mitarbeiter.
• Mitarbeiter können ihre bestehenden Datenbanken weiter pflegen, bisheriger Fokus war Informationssilos abzubauen. Mit Enterprise Search ist es egal wo sich die Informationen befinden.
• Dadurch steigt die Akzeptanz der Mitarbeiter, da teilweise ihre gewohnte Arbeitsverhalten beibehalten werden können.
• Keine Migration erforderlich und somit kein Datenverlust bei Datentransfers 

Enterprise Search mit M-Files 2018

Mit der neuen Version M-Files 2018 revolutioniert M-Files den Enterprise Search Markt. Das gleichnamige Enterprise Content Management System bietet mit dem Intelligent Metadata Layer (IML) einen neuen Ansatz der unternehmensweiten Informationsverwaltung. In folgender M-Files 2018 Demo bekommen Sie einen Einblick in die neue M-Files 2018 Oberfläche und Enterprise Search mit M-Files.

Probleme bei herkömmlichen Enterprise Search Lösungen und Dokumentenmanagementsystemen

Enterprise Search ist ein wachsendes Bedürfnis in Unternehmen. Mithilfe von Enterprise Search treffen Entscheider bessere Entscheidungen und Mitarbeiter erzeugen eine höhere Kundenzufriedenheit und arbeiten allgemein produktiver. Das Marktforschungsinstitut IDC prognostiziert ein jährliches digitales Datenwachstum von 60%, wobei diese Daten in vielen verschiedenen Formen auftreten. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 69% der Forrester-Studienteilnehmer mit der Einführung einer Enterprise Search Lösung planen. Viele Dokumentenmanagementsysteme stoßen hierbei jedoch schnell an ihre Grenzen, da Daten längst nicht mehr nur aus Dokumenten gezogen werden. Enterprise Content Management Systeme bieten hingegen die ideale Plattform für eine Enterprise Search Lösung. 

ECM System Anbieter stehen nun zunehmend vor der Problematik: Wie wird anschließend nach der Suche von Daten fortgefahren? Wie werden diese Daten weiterverarbeitet? Im Wettbewerb gibt es neben M-Files kaum brauchbare Lösungsansätze. M-Files bietet Ihnen eine intelligente Weiterverarbeitung der Daten, während diese Daten beispielsweise aus SharePoint, Dropbox oder aus einem Fileshare-Netzwerk in ihren jeweiligen Ablagesystemen verweilen, ohne in M-Files gespeichert zu werden. Folglich kann mit Workflows, Berechtigungen, revisionssichere Archivierung und weiteren unzähligen Daten-Verwaltungsmöglichkeiten in M-Files fortgefahren werden. 

Für weitere Informationen rund um das Thema Enterprise Search, ECM System und M-Files 2018, Informieren Sie sich unter: www.fido-buerosysteme.de/m-files oder lassen Sie sich von uns beraten.