Vertragsmanagement Software in ECM Software integriert - So gehts

Der Nutzen einer Vertragsmanagement Software

Wo verwalten Sie Ihre wichtigsten Kündigungsfristen für Verträge wie Lieferanten- oder Dienstleistungsverträge? Haben alle am Vertrag beteiligten Personen stetigen Überblick über Inhalte und Fristen? Mit dem Vertragsmanagement von M-Files werden Sie von diesen Fragen befreit. Verknüpfen Sie Ihre Kundeninformationen auf einer zentralen Plattform, mit dem Vertragsmanagement von M-Files. 

Das Verpassen von Fristen hat sich hierzulande nahezu zum Volkssport entwickelt. Im unternehmerischen Bereich kann dies jedoch verheerende Auswirkungen haben. Verträge beinhalten essentielle Formalitäten, koordinieren hohe Geldbeträge und geben vereinbartes zwischen zwei Parteien verbindlich wieder. Aus wirtschaftlicher Sicht ist ein koordinierter Umgang mit Verträgen empfehlenswert, aus rechtlicher Sicht ist eine Vertragsmanagement Software langfristig jedoch unumgänglich. 

 

Jetzt zum Webinar anmelden: Webinar Vertragsmanagement: "Optimierung, Automatisierung und Absicherung durch Digitalisierung im Vertragsmanagement" am 16.01.2017 um 13.30 Uhr

>>>Jetzt anmelden!<<<

 

Vorteile einer Vertragsmanagement Software 

Der zentrale Vorteil einer Vertragsmanagement Software ist die Einhaltung von Fristen durch Wiedervorlagen und die Möglichkeit zur automatisierten Vertragsverwaltung. Verträge werden nach Vertragsende per Workflow gekündigt oder verlängert. Anders als bei der papierbasierenden Vertragsverwaltung werden Sie durch das elektronische Vertragsmanagement zum optimalen Zeitpunkt an relevante Bestandteile von Verträgen erinnert. Durch rechtzeitige Zahlungen können Preisnachlässe (Skonto) erreicht werden, rechtzeitige Kündigungen von Verträgen erzeugen Kosteneinsparungen und die Möglichkeit zur Wahrnehmung lukrativerer Angebote. 

Weitere Vorteile einer Vertragsmanagement Software liegen in der Vertragsbearbeitung und -verwaltung, die effizienter und schneller gestaltet werden. Durch das elektronische Vertragsmanagement mittels ECM Software wird die Vertragssuche beschleunigt, Aktualität der Verträge gewährleistet und die Verfügbarkeit garantiert. Darüber hinaus werden alle Verträge revisionssicher archiviert und zur Einsicht befugten Anspruchsgruppen auf einer zentralen Plattform zur Verfügung gestellt. 

Genau dort liegt der ausschlaggebende Vorteil eines in ein ECM System integrierten Vertragsmanagements. Eine separate Vertragsmanagement Software ist nur eine weitere Insel in der Dokumentenverwaltungsstruktur. Die Verträge befinden sich an einem separaten Ort. Vertragsmanagement mit dem ECM System von M-Files hingegen liefert alle Vertragsinformationen auf einer zentralen Plattform, ohne Sicherheitsaspekte und Funktionsumfang zu vernachlässigen. Hinsichtlich der DSGVO verfügen Sie über alle Informationen in nur einem System.  

Mit einem elektronischen Vertragsmanagement sind Sie in der Lage zu agieren und Verträge aktiv zu bewirtschaften. 

 

Digitale Verträge aus rechtlicher Sicht

Wie wichtig ein elektronisches Vertragsmanagement ist, zeigt der rechtliche Aspekt im Umgang mit Verträgen. Vereinbartes wird durch Verträge und Signatur verbindlich, der Inhalt zum Gesetz. Ohne ein elektronisches Vertragsmanagement könnten Verträge verloren oder gelöscht und mögliche Vertragspflichten verletzt werden. Des Weiteren können Sie die Einsicht einzelnen Personen strikt gewähren oder verbieten, so schützen Sie sensible Vertragsinhalte vor Dritten. Mit der ECM Software M-Files lassen sich alle Verträge revisionssicher archivieren, die Archivierungspflicht beginnt hierbei mit Vertragsende. 

 

Warum Vertragsmanagement mit M-Files

Das Vertragsmanagement mit M-Files bietet eine Out-of-the-Box-Lösung die sowohl auf Ihrem Server, als auch in der Cloud zur Verfügung steht. Warum also für M-Files entscheiden? Als zentrale Plattform verwaltet M-Files alle Unternehmensinhalte in einer zentralen Lösung und integriert sich flexibel und nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse und bestehenden Systemen (ERP, CRM usw.) ein. Warum also ein weiteres System und somit eine weitere Insel in der Datenverwaltung schaffen, wenn Sie Ihr Vertragsmanagement auch über ein leistungsstarkes zentrales System nach Ihren Bedürfnissen verwalten können. Elektronisches Vertragsmanagement mit M-Files erfordert keine IT-Kenntnisse. Intuitive Bedienung und Benutzerfreundlichkeit erreicht durch eine leichtverständliche und übersichtliche Oberfläche sind die Wettbewerbsvorteile. 

 

Wie digitalisiere ich meine Verträge mit M-Files:

  1. Verträge scannen und verschlagworten (Metadaten)
  2. Durch Scan-in-Box können Sie Ihre eingescannten Verträge direkt in M-Files ablegen
  3. Die Vertragserstellung wird durch festgelegte Templates und Musterverträgen beschleunigt, somit werden Vorschriften und interne Standards zuverlässig umgesetzt. 

 

Wie Unterstützt M-Files die Vertragsverwaltung:

  • Vertragsentwürfe werden während der Vertragsverhandlungsphase automatisch versioniert, Änderungen können jederzeit nachvollzogen werden. 
  • Während und nach der Vertragsverhandlung können Entwürfe auf Inhalte geprüft und freigegeben werden. Mit Workflows kommt der Entwurf denjenigen zu, die am Prüf- und Genehmigungsprozess beteiligt sind. 
  • Durch eSignature Funktionen setzen Sie gesetzeskonform Ihre Unterschrift unter einen Vertrag. Dies beschleunigt die Vertragserstellung und -Änderung.
  • Durch Key-Metadaten wie Kunden, Projekten oder Vertragstypen wird der Vertragsinhalt dynamisch organisiert. 
  • Verträge und deren Anhänge, Änderungen und weiteren Zusammenhängen können verknüpft werden oder zu digitalen Akten gebündelt werden. 
  • Durch die innovative OCR-Volltexterkennung, Metadaten und erweiterte Suchfunktion lassen sich Verträge schnell finden. Mithilfe des Scores (Treffer) wird die Relevanz anhand Ihrer Suche angegeben. 
  • Verträge können automatisch oder manuell erneuert bzw. gekündigt werden. Durch die Metadaten wird frühzeitig an Fristenden erinnert und für höhere Effizienz im Vertragsmanagement gesorgt. 

 

Mit fido zum digitalen Vertragsmanagement

Fido ist zertifizierter M-Files Partner und sieht insbesondere im Vertragsmanagement Verbesserungsbedarf. Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung von fido sieht die Problematik in der Denkweise vieler Unternehmer: „Viele Unternehmen halten ihre Verträge in Papierform, weil sie die physische Präsenz wichtiger vertraglicher Angelegenheiten in Ordnern bevorzugen. So sollen Verträge sicherer, stets einsehbar und vor allem präsent sein, genau dort liegt der Fehler“, so Schaffert, der folgendes hinzufügt: „Durch die örtliche Bindung von Verträgen entstehen Doppelarbeiten, wie etwa die wiederholte inhaltliche Erstellung eines in Abteilung A befindlichen Vertrages durch eine Abteilung B. Verschiedene Abteilungen verwenden somit unterschiedliche Vertragsentwürfe. Weitere Probleme ergeben sich durch die physische Archivierung der Verträge, denn dort stauben Sie in der Regel ein, während wichtige Fristen verpasst werden. Aktenschränke erkennen Fristen natürlich nicht, digitale Vertragsmanagements hingegen schon. Aus Sicherheits- und Gesetzesaspekten ist die digitale Präsenz eines Vertrages, verwaltet durch ein elektronisches Vertragsmanagement unproblematischer als die Vertragsverwaltung in Papierform.“   

Wussten Sie, dass etwa jedes zehnte Unternehmen nicht unerhebliche finanzielle Schäden durch ein chaotisches Vertragsmanagement beklagt? Dies geht aus einer Studie aus dem Hause M-Files hervor. Lassen Sie es nicht so weit kommen, verwalten Sie Ihre Verträge digital mit dem digitalen Vertragsmanagement von M-Files. 

button-contact

 

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.