Tipps für die Revisionssichere Archivierung von Rechnungen und Belegen

Alle Jahre wieder stehen viele Firmen nicht vor Schneebergen, sondern vor Papierbergen. Ordner um Ordner haben sich wieder einmal während des ganzen Jahres im Unternehmen angesammelt. Ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Fotos oder sonstige Dateien ... wo man hinsieht, nichts als Papier. Weder ist das umweltverträglich noch nachhaltig und meistens auch nicht den gesetzlichen Richtlinien entsprechend.

 

Tipps: Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten und Belege

Lassen Sie uns zunächst einen kurzen Blick auf die aktuelle Gesetzeslage werfen. Seit dem 01.01.2017 zählen die Unveränderbarkeit von Dokumenten, deren Aufbewahrung und Indizierung zu den unternehmerischen Pflichten im Rahmen der GoBD.

  • Buchungen von Eingangsrechnungen müssen seitdem innerhalb von acht bis zehn Tagen durchgeführt werden.
  • Firmen dürfen die Originale durch Scannen elektronisch archivieren. Hierbei muss jedoch die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet sein. Die DOCBOX® speichert alle Daten sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar.
  • Ein weiterer Grundsatz der GoBD betrifft die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten im Original. Dazu zählen etwa Rechnungen und Kontoauszüge, die nicht als Papierdokumente, sondern im PDF- oder Bildformat das Unternehmen erreichen. Die DOCBOX® garantiert Ihnen auch hier eine revisionssichere Dokumentenverwaltung und -archivierung analog zur aktuellen Gesetzgebung.
  • Die GoBD schreiben ferner vor, alle Dokumente - mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen – zu archivieren. Die DOCBOX® liest und indiziert den gesamten Dokumententext mit Hilfe der integrierten OCR-Software bereits beim Archivieren. So finden Unternehmen ihre Dokumente blitzschnell schon bei der Eingabe weniger Zeichen wieder.

 

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Wer will denn nicht mit einem guten Gewissen das Jahr 2017 beenden und frohen Mutes das neue Jahr 2018 beginnen. Mit der DOCBOX® unterstützen Unternehmen digitale sowie prozessoptimierte Arbeitsabläufe und generieren somit Kosteneinsparungen im Projektmanagement wie im Verwaltungsbereich. Und leisten mit einem zunehmend papierlosen Büro einen wertvollen Beitrag zum Wohle unserer Natur.

 

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