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Wie ein Dokumentenmanagementsystem Unternehmen in Zeiten von Pandemien helfen kann

Das Coronavirus ist allgegenwärtig. Durch die Globalisierung sind Kontinente und Länder enger miteinander verbunden. Krankheiten werden schneller verbreitet. Wird ein Mitarbeiter vom Virus infiziert, droht einzelnen Abteilungen und Unternehmen die vorübergehende Schließung. Das Tagesgeschäft steht still, mit gravierenden wirtschaftlichen Folgen. Insbesondere Vertriebsmitarbeiter, Buchhalter, Consultants, Marketing und Mitarbeiter aus der Verwaltung sind hiervon unmittelbar betroffen. Unternehmen sollten dies zum Anlass nehmen, ihre Verwaltungsstrukturen zu überdenken - Stichwort Home-Office. 

 

Papierbasierte Dokumentenverwaltung verhindert Home-Office

Unternehmen, die hauptsächlich mit Papier arbeiten verfügen über eine geringe einheitliche Datenqualität im Unternehmen. Meist befinden sich wichtige Daten wie Kundendaten, Projektdaten, Mitarbeiterdaten der Lieferantendaten in Papierordnern. Mitarbeiter im Home-Office haben auf diese Daten keinerlei Zugriff. Meist reichen Informationen aus CRM oder Buchhaltungssoftware nicht aus, um ein fundiertes Bild zu einem Fall zu erhalten. Der Home-Office Mitarbeiter ist somit nicht in der Lage effektiv und nahtlos arbeiten zu können. Die wenigen Mitarbeitern die nahtlos zuhause arbeiten können, haben keinerlei Möglichkeiten aktuelle Fortschritte und Ergebnisse mit Kollegen zu teilen. Mit papierbasierter Dokumentenverwaltung ist Home-Office kaum möglich. 

 

Mit Dokumentenmanagementsystemen auf alle Daten im Home-Office zugreifen

Um an die Arbeitsbedingungen aus dem Büro im Home-Office anknüpfen zu können, ist der externe Zugriff auf alle Dokumente im Unternehmen Grundvoraussetzung. Eine digitale Dokumentenverwaltung wie beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem schafft Abhilfe. Home-Office Mitarbeiter verfügen somit über die gleiche Datenqualität wie im Büro. Dies ermöglicht externen Mitarbeiter unter normalen Bedingungen weiterzuarbeiten:

  • So können Vertriebsmitarbeiter problemlos Kunden akquirieren, Geschäfte abwickeln und alle beteiligten Personen wie Buchhaltung, Lieferanten oder Vorgesetzte einbeziehen - bei gleicher Datenqualität. Dabei bleiben alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand. 
  • Consultants und Berater die meist remote arbeiten, betreuen Kunden und Projekte im Home-Office. Der Mitarbeiter erhält alle Informationen zu einem Projekt oder Kunde mit nur einem Klick. Dabei kann er auch bei komplexen Rückfragen und Probleme fundierte Entscheidungen treffen und den Kunden sowie Partner qualitativ betreuen. 
  • Mitarbeiter im Vertragsmanagement oder Einkauf sind auch im Home-Office in der Lage, Verträge abzuwickeln, zu schließen, zu kontrollieren oder freizugeben. Digitale Vertragsworkflows automatisieren Vertragsprozesse. Durch eine individuelle Berechtigungsvergabe hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Verträge, die er einsehen darf. Verträge wie Kaufverträge können anschließend digital revisionssicher archiviert werden. 
  • Führungskräfte sind stets auf dem neusten Stand und können die Fortschritte und Ergebnisse der Kollegen im Home-Office in Echtzeit nachverfolgen. Dabei erhalten Sie stets die neuste Version eines Dokumentes. 

 

Durch eine digitale Datenverwaltung ist jeder Home-Office Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand. Jeder Mitarbeiter ist in der Lage von zuhause aus oder unterwegs effektiv zu arbeiten, als wäre er im Büro. 

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M-Files®, das Dokumentenmanagement für das Home-Office

Mit M-Files® haben Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen. Somit verfügen Home-Office-Mitarbeiter über dieselbe Datenqualität wie Mitarbeiter Vorort. M-Files ermöglicht weit mehr als nur den Zugriff auf Dokumenten. Durch die offene und neutrale Softwarearchitektur ist M-Files Dreh- und Angelpunkt bei der täglichen Arbeit. Bestehende Systeme wie CRM, ERP oder CAD Programme sind direkt angebunden. Einzigartig ist der Netzwerkordner-Konnektor, der den Zugriff auf Inhalte in Ihrem Netzwerk von M-Files aus ermöglicht. Durch die intelligente Suche und den metadatenbasierten Ansatz von M-Files, finden User garantiert alle gewünschten Informationen. Workflows sorgen dafür, dass Routinearbeiten wie Postverarbeitung, Rechnungsverarbeitung oder Freigabeprozesse automatisiert werden. Dabei kann der Kunde selbst Workflows auf- und umsetzen.

M-Files® ermöglicht Home-Office-Mitarbeitern den gleichen Funktionsumfang wie Mitarbeitern im Büro. Sollten einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen durch einen Virus unter Quarantäne gestellt werden, hilft eine digitale Dokumentenverwaltung wie M-Files® dabei, das Tagesgeschäft aufrechtzuhalten. 

fido ist Ihr Ansprechpartner für eine digitale Dokumentenverwaltung. Zahlreiche Unternehmen - von KMU bis Konzern - arbeiten mit M-Files. Gerne beraten wir Sie zu den Themen M-Files®, Dokumentenmanagement und Office 4.0. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf. In nur wenigen Tagen können Sie mit M-Files starten. 

 

Bessere Zusammenarbeit mit interaktiven Whiteboards

Die Zahl der Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, nimmt stetig zu. In größeren Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitern, arbeitet rund jeder fünfte Angestellte von zu Hause aus. Das ergibt eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung IAB der Forschungseinrichtung der Bundesagentur für Arbeit. Dennoch ist Home-Office bei Arbeitgebern und -nehmern ein umstrittenes Thema. Neben der eigentlichen Tätigkeit, erweiset sich insbesondere die Zusammenarbeit mit Kollegen als schwierig, so die Studie. 

Fast 60% der befragten Arbeitnehmer kritisieren die mangelnde Zusammenarbeit mit Kollegen, wenn sie von zuhause arbeiten. Der kontinuierliche Austausch und die Absprache mit Kollegen über Ereignisse und Projekte ist ein elementarer Bestandteil der Arbeitswelt heutzutage. Wir bieten Kollaborationslösungen und verbinden interne Mitarbeiter mit dem Homeoffice oder Außendienstlern auf der ganzen Welt. Interaktive Whiteboards fördert die Zusammenarbeit, den persönlichen Kontakt und das arbeiten an gemeinsamen Ergebnissen, Schaubildern und Präsentationen. Dabei ist es egal ob sich personen im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise befinden. Wir verbinden Kollegen und Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Notebook miteinander. Erweitern Sie die Vorteile von Skype for Business, Microsoft Teams, Teamviewer oder Go-to.Meeting mit den Vorteilen von SMART Board - Verbinden Sie Kollegen miteinander, als wären sie in einem Raum, in Echtzeit. 

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