Drucker für Unternehmen kaufen oder leasen - 5 wichtige Aspekte der Entscheidungsfindung

Drucker für Unternehmen kaufen oder leasen - 5 wichtige Aspekte der Kaufentscheidung

Leasing, Miete oder Kauf. Bei Leasing wird ein Leasingobjekt von einem Leasinggeber finanziert und gegen Zahlung einer monatlichen Rate an einen Leasingnehmer übergeben. Dabei bringt das Leasing starke finanzwirtschaftliche Vorteile. Mit einer Miete hingegen lebt es sich leichter, denn diese bringt höchste Flexibilität, meist kurze Vertragslaufzeiten und maximale Freiheit für Ihr Unternehmen. Der Kauf dagegen stellt klare Verhältnisse dar und ermöglicht eine größere Spanne an Verhandlungsoptionen. Welches dieser Finanzierungsarten die richtige ist und welche 5 wichtige Aspekte die Kaufentscheidung mit sich bringt, können Sie in folgendem Artikel nachlesen. 

Mehr zum Drucker Leasing

Für den Chef eines klassischen Familienbetriebs ist der Fall klar: Was für das Geschäft notwendig ist, wird gekauft – keine Experimente! Doch viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen alternativen Finanzierungsformen inzwischen offener gegenüber.

Sei es, weil

• Sie Kapital lieber ins operative Geschäft als in die IT-Ausstattung stecken
• Sie generell flexibler arbeiten wollen oder
• für Eigenfinanzierung schlicht das notwendige Kapital fehlt

Marktentwicklung folgen

Speziell im Markt für Druck und Informationstechnologie wird der Trend von der technischen Marktentwicklung angeheizt. Dank kostengünstiger, schneller Internetverbindungen ist der klassische Arbeitsplatz weniger gefragt. Immer häufiger Arbeiten Mitarbeiter und Teams mobil von unterwegs und müssen ortungebunden einfach ihre Dokumente einscannen oder ausdrucken können. Die rasante technische Entwicklung hin zum mobile Worker zieht eine extreme Welle an technischen Neuerungen nach sich, die durch einen Abschreibungszeitraum von 4 bis 6 Jahren gar nicht mehr abgedeckt werden kann. Für Unternehmen stellt der erweiterte technische Spielraum eine Chance dar, IT-Kosten flexibler zu gestalten.

Denn anders als bei einer klassischen Kauf Investition kann Miet–Hardware flexibler getauscht und aktualisiert werden. Das bedeutet im Umkehrschluss allerdings nicht, dass Mietangebote stets günstiger sind als klassische Kaufoptionen. Es kommt immer auf den Einzelfall an: Die Situation eines notorisch klammen Existenzgründers ist eben eine völlig andere als die eines in Liquidität schwimmenden Mittelständlers. Deshalb lohnt es sich, unabhängig von konkreten Produkten und Betriebsmodellen, die Vor- und Nachteile moderner Finanzierungsformen genauer unter die Lupe zu nehmen. 

Das Leasinggeschäft - Ablauf

Das Leasinggeschäft wird von Finanzdienstleistern übernommen. Dabei arbeitet oft das anbietende Unternehmen mit einem Ihm bekannten Finanzdienstleister oder einer Bank zusammen. Dadurch muss der Interessent vor Beschaffung nicht einmal mehr den Markt sondieren, da dies das Unternehmen, dessen Produkt gekauft werden soll, bereits für Ihn unternimmt.

Der Ablauf ist einfach: Der Kunde wählt das passende Produkt aus und bekommt unterschiedliche Leasingalternativen angeboten. Je nachdem für welche Finanzierungsalternative er sich entscheidet, stellt entweder der Fachhandelspartner oder das Leasingunternehmen die Rechnung. Im Falle eines Leasings, begleicht der Finanzpartner die Rechnung des Fachhandelsunternehmens und wird zum Leasinggeber. Der Kunde übernimmt die Rolle des Leasingnehmer. Die Leasinggesellschaft wird Eigentümer der Drucksysteme, das Unternehmen Nutzer der Drucksysteme. An den Eigentumsverhältnissen ändert sich während der gesamten Laufzeit und selbst zum Vertragsende nichts. Ist nichts anderes vereinbart, wird der Leasingnehmer zu keinem Zeitpunkt zum Eigentümer. Am Ende der Vertragslaufzeit nimmt der Leasinggeber das Leasingobjekt zurück. Da die Finanzierungskosten zu diesem Zeitpunkt oft eingespielt sind, bieten viele Leasinggesellschaften ihren Kunden einen optionalen Kauf oder einen Anschlussvertrag zu deutlich reduzierten Konditionen an. Der Kunde kann sich aber auch schon zu einem früheren Zeitpunkt flexibel für den Einsatz eines neueren Systems entscheiden und seinen Leasingvertrag daraufhin anpassen.

Leasing Vorteile

Leasing hat finanzwirtschaftliche Vorteile: Dies gilt vor allem für Unternehmen, die viel Wert auf den Erhalt ihrer Liquidität legen. Die Bilanz wird nicht mit weiteren Verbindlichkeiten belastet, dahingegen sind Leasingaufwendungen direkt auszahlungswirksam zu verbuchen. Der große Nachteil an Leasingverträgen ist, dass es wenig Ausstiegsoptionen gibt.

Fünf gute Gründe für einen Leasingvertrag

Der Leasingvertrag entspricht fast dem Mietvertrag. In einigen Details gibt es jedoch wichtige Unterschiede. Beispielweise ist der Leasingnehmer für die Wartung und Pflege des Leasingobjekts selbst zuständig, d.h. der Kunde trägt die Verantwortung für die Einsatzfähigkeit während der Laufzeit.

Die steuer- und finanzwirtschaftlichen Vorteile des Leasing:

• Beim Leasing sind Sie nicht an die vorgeschriebene Nutzungsdauer aus steuerrechtlicher Sicht gebunden. Sie können die Laufzeit kürzer oder länger gestalten von 24 bis 72 Monaten und die Leasingraten sind in voller Höhe ausgabewirksam. Dadurch können je nach Vertragsgestaltung steuerliche Vorteile geltend gemacht werden. 
• Leasing bedeutet für Unternehmen Schonung der Liquidität, da Sie nicht in die Vorfinanzierung gehen. Die laufende Leasingrate entspricht somit eher dem wirtschaftlichen Nutzwert der Hardware. 
• Leasingverträge sind bilanzneutral. Sie erhöhen weder das Eigenkapital, noch die Verbindlichkeiten. 

Die Entscheidung, ob Leasing oder Kauf, ist somit auch oft eine bilanzpolitische Entscheidung, da durch Beeinflussung der relevanten Kennzahlen die Entscheidung für oder gegen eine Kreditvergabe maßgeblich beeinflusst werden kann. Leasingverträge werden auch häufig dann bevorzugt, wenn innerbetrieblich entschieden wurde, dass aus IT-Sicht das Unternehmen sich für neue Druck– und Multifunktionssysteme entscheiden muss, jedoch das IT-Budget für das Jahr nicht ausreicht. Auch in diesem Fall stellt Leasing sich als flexiblere Alternative dar. 

Leasing Nachteile

Alles hat seine Vor- und Nachteile. Das gilt natürlich auch für Leasingverträge. Die sind in aller Regel unkündbar. Aus gutem Grund, denn oft lässt sich das Leasingobjekt aufgrund seiner Individualität weder verkaufen noch an andere Unternehmen weiter verleasen. Mit anderen Worten: Leasingnehmer sind zwar nicht durch das eingesetzte Kapital gebunden, dafür aber durch restriktive Vertragsbedingungen. Es sind vor allem die mangelnde Flexibilität und die vergleichsweise hohen Kosten, die den Kritikern aufstoßen:

• Gerade in Zeiten niedriger Zinsen sind die Leasingraten oft spürbar höher als die Kreditraten einer Fremdfinanzierung. Hinzu kommen zusätzliche Belastungen durch Versicherungen oder Instandhaltung.
• Die Kosten laufen auch dann weiter, wenn das Leasingobjekt zeitweilig oder langfristig nicht benötigt wird. Da es im Eigentum des Leasinggebers steht, ist weder ein Verkauf noch eine Weitervermietung ohne weiteres möglich.
• Durch Leasing wird kein Eigentum gebildet. Mitunter erzielen Unternehmen finanzielle Vorteile, wenn sie bereits abgeschriebene Anlagegüter weiter für die betriebliche Leistungserstellung nutzen. Das ist beim Leasing ausgeschlossen. 

Drucker Miete

Zur Miete lebt es sich leichter: die Vorteile

Miete bedeutet für Sie vor allem eins, höchste Flexibilität, meist kurze Vertragslaufzeiten und maximale Freiheit für ihr Unternehmen. So können Sie frei planen. Ähnlich wie bei Leasingverträgen senken Mietaufwendungen den relevanten Unternehmensgewinn, ohne dabei Bilanzkennzahlen negativ zu beeinträchtigen. Neben der Mietgebühr fallen keine zusätzlichen Kosten an sodass Sie mit einer festen Mietgebühr einfach kalkulieren können.

Die Kehrseite der Medaille: die Nachteile der Mietverträge

Je nach Art, Umfang und Laufzeit sind Mietverträge meist teurer als der klassische Kauf. Branchen- oder betriebsspezifische Besonderheiten finden bei den eher einfach gestrickten Angeboten – wenn überhaupt – nur eingeschränkt Berücksichtigung. Eine individuelle Ausstattung ihres Drucksystems ist meist nicht möglich, da Mietgeräte nach Ablauf der Mietlaufzeit wieder weitervermietet werden müssen. 

Der Kauf: Klare Verhältnisse

Der typische Mittelstand setzt doch häufig noch auf den Kauf als Finanzierungsform. In Abhängigkeit von der Rendite des Unternehmens muss es aber nicht zwangsläufig auch die günstigste Variante sein. Die meisten Mittelständler denken noch heute: „wir arbeiten nur mit den Ressourcen, die wir uns auch leisten können (…)“ „nicht über die Verhältnisse leben…“. Dies sind äußerst realistische Denkweisen, die sich fest im Mittelstand verankert haben. Doch diese freiwillige Einschränkung hat Nachteile. Dadurch können Investitionen in neuere Technologien ausbleiben, weil Unternehmen nicht über ausreichende liquide Mittel verfügen. Für finanziell gut ausgestattete Unternehmen und Betriebe kann der Kauf eine sehr günstige Variante darstellen. Dies hat vor allem psychologische Gründe, schließlich bleibt es einem auf diese Weise erspart, aufwendige Kreditanträge zu stellen oder vor einer Leasinggesellschaft „die Hosen herunterzulassen“. Über Geld redet man eher ungern.

Alles unter Kontrolle: die Vorteile

Der größte Vorteil des Barkaufs liegt darin, dass mit der Einmalzahlung des Investitionsbetrags der größte Teil der Gesamtkosten bereits abgegolten ist. Das Unternehmen muss danach weder hohe Leasinggebühren noch monatliche Mietzahlungen entrichten. Das ist vor allem dann günstig, wenn die Gewinnentwicklung in den Folgejahren hinter der Planung zurückbleibt. Im Vergleich zu Mietangeboten, die oft nur beim Hersteller zu bekommen sind, können Unternehmen beim Kauf die Preise mehrerer Anbieter vergleichen. Sie befinden sich dadurch in einer besseren Verhandlungsposition. Zudem behalten Unternehmen den Betrieb und vor allem die Datenspeicherung unter Kontrolle. Dies bedeutet ein hohes Maß an Unabhängigkeit, das beispielsweise bei sensiblen Informationen oder geschäftskritischen Prozessen beruhigend wirkt.

Eigentum verpflichtet: die Nachteile

Für die meisten Unternehmen stellen ihre Druck– und Multifunktionssysteme notwendige Betriebsausstattung dar. Sie zählen das Outputmanagement nicht zu ihren Kernaufgaben und sind sich häufig nicht darüber im Klaren, welche Kosten und wie viel Optimierungspotenzial Sie dadurch verschenken. Unternehmen die ihre Drucksysteme selbst anschaffen und warten, müssen zudem zusätzliche Kosten selbst tragen. Hierzu gehört der Aufwand für IT-Administration inklusive Drucksicherheitskonzepte, Wartung, Verbrauchsmaterial und Pflege. Ändert sich der Bedarf, sitzt das Unternehmen auf stillgelegtem Kapital, das schnell veraltet. Hinzu kommt, dass bei einem ungünstigen Weiterverkauf oder Rückgabe, der Preis der Drucksysteme durch externe technologische Weiterentwicklungen unerwartet verfallen sein kann, sodass außerordentliche Abschreibungen und dadurch Verluste realisiert werden müssen. Steuerrechtlich sind Sie an die steuerlich festgelegte Nutzdauer bei Druckern von drei Jahren und bei Kopierern und Multifunktionssysteme bei 5 Jahren. Da die steuerlich veranschlagte Nutzdauer nicht immer mit der tatsächlichen Nutzdauer übereinstimmt, muss am Ende eine Korrektur vorgenommen werden, die dazu führt dass am Anfang die Abschreibung zu hoch ausfällt und dadurch zu viele Steuern gezahlt werden. 

Chancen für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Finanzierung von Investitionsgütern ist immer eine Frage des Einzelfalls. IT-Entscheidern stehen heute eine Vielzahl unterschiedlicher Finanzwerkzeuge zur Verfügung und gerade bei der Beschaffung von Informationstechnologie, hängt diese Entscheidung häufig von der technologischen Entwicklungsgeschwindigkeit ab. Wir haben Ihnen in unten stehender Tabelle, einmal sämtliche Vor– und Nachteile zusammengetragen um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern. Unterm Strich profitieren mittelständische Unternehmen jedoch von der Vielfalt der heutigen Finanzierungsarten. Schließlich steigen damit die Chancen, eine Variante zu finden, die exakt den eigenen Bedürfnissen entspricht. Voraussetzung ist jedoch eine gewisse Offenheit für neue Wege bei Finanzierung Outputmanagement. Sie wünschen eine individuelle Gegenüberstellung ihrer Gesamtkosten? Wir beraten Sie gerne. 

Haben Sie noch fragen? Wir beraten Sie gerne! 

Sie erreichen uns entweder telefonisch unter 07472/ 986766 oder über unser Kontaktformular.