Vertragsmanagement Prozesse optimieren

Oftmals fragen uns Kunden ob es sich lohnt Vertragsmanagementprozesse zu automatisieren. Im Ernst, diese Frage ist wichtig. Verträge sind das Herzstück eines jeden Geschäfts. Sie betreffen alle Ebenen der Organisation und viele der täglichen Aktivitäten des Unternehmens. Das Problem ist, dass viele Organisationen diese wichtigen Dokumente nicht gut verwalten. 

Verträge werden häufig sowohl in elektronischer als auch in Papierform archiviert. Darüber hinaus sind die Vertragsparteien häufig in mehreren Abteilungen wie Recht, Einkauf, Verkauf, Buchhaltung usw. tätig, die dann häufig ihre eigenen Kopien des Vertrags speichern und speichern, was zu Problemen mit der Versionierung von Verträgen führt. Unternehmen haben auch Schwierigkeiten, die Fristen und Bedingungen in ihren Verträgen zu überwachen, was zu versäumten Verlängerungen, Streitigkeiten und anderen weniger als wünschenswerten Ergebnissen führt. Diese Herausforderungen haben viele Unternehmen dazu veranlasst, nach Softwarelösungen zu suchen, um ihre Vertragsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.

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Bereit für Vertragsmanagement?

Um Kunden bei der Beurteilung ihres Bedarfs an einem automatisiertem Vertragsmanagement zu unterstützen, haben wir drei wichtige Fragen entwickelt, die als Leitfaden dienen sollen: 

1. Finden Sie Ihre Verträge schnell und immer die richtige Version? 

In der Vergangenheit wurden Verträge häufig in Papierform geführt und mithilfe von Exceltabellen verwaltet sowie wichtige Begriffe und Meilensteine ​​verfolgt. Die meisten Unternehmen nutzen eine Kombination aus Papier- und Netzwerkordnern, um ihre Verträge zu verwalten. Dieser Multiformat-Speicher kann für die mit der Vertragsverwaltung betrauten Personen eine Menge Probleme verursachen. Wie stellen sie fest, dass alle Verträge im März auslaufen oder alle Verträge der letzten zehn Jahre bei der Firma XY abgeschlossen wurden?

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Verträge sollten mit Ihren Metadaten (z.B. Vertragsbeginn, Vertragspartner, Art des Vertrages) zusammen abgespeichert werden. So können Sie Vertragsdokumente gruppieren und filtern egal in welchem System, oder in welcher Abteilung der Vertrag hierarchisch abgelegt wurde. 

 

2. Wie sieht Ihr Vertragsmanagement Prozess aus?

Dies ist einfach. Denn meist hören wir die Antwort, die Versionen werden per E-Mail hin und her verschickt, freigegeben. Die verschiedenen Versionsstände liegen auf Netzwerkordnern oder in anderen Systemen. Papier geht verloren oder wird falsch abgelegt, E-Mails werden übersehen oder ignoriert - und Chaos entsteht. Der Nutzer der eine Information zu einem Auslaufdatum eines Vertrages beispielsweise sucht, muss genau wissen wo er diese suchen muss. Sind Mitarbeiter im Urlaub oder nicht anwesend, so können wichtige Informationen schwer oder gar nicht zu finden sein. 

Mit einer Lösung wie M-Files, mit der Vertragsüberprüfungs- und -genehmigungsprozesse automatisiert werden können, können Unternehmen Verträge genauer und effizienter verwalten, sicherstellen, dass alle geeigneten Personen die Dateien überprüft und genehmigt werden.

 

3. Sind Vertragsinformationen sichtbar?

Wenn Sie mit "Nein" antworten, sitzen Sie wahrscheinlich im selben Boot wie andere Unternehmen, die auf eine Kombination aus E-Mail, die Person des Vertragsmanagers, Dokumente und einigen Daten aus dem ERP-System angewiesen sind. Lösungen wie M-Files, die sich nahtlos in andere Systeme integrieren, lösen dieses Problem direkt, da auf Informationen, die sich in verschiedenen Systemen befinden, problemlos zugegriffen werden kann, ohne dass Datenduplizierungen und Versionsänderungen zu befürchten sind. Mit dem richtigen automatisierten Vertragsmanagementsystem werden wichtige Daten, die sich in verschiedenen Systemen und Repositorys befinden, in einem leicht verständlichen, berichtspflichtigen Format zusammengeführt.vertragmanagement-5

 

Wenn es sich bei den hier beschriebenen Problemen um Probleme handelt, mit denen Ihr Unternehmen zu kämpfen hat, empfehlen wir Ihnen, sich mit dem Vertragsmanagement zu befassen. Es ist eine benutzerfreundliche Out-of-Box-Lösung zur Automatisierung Ihrer Vertragsprozesse und zur Risikokontrolle. Fragen? Sprechen Sie mit uns. 

 

Automatisieren Sie Ihre Vertragsprozesse bei gleichzeitiger Kontrolle eines sicheren Zugriffs.

Verwalten Sie die Verträge Ihrer Organisation klug mit Hilfe von M-Files, der einzigen umfassenden Dokumentenverwaltungslösung, die auf einer reellen metadatenbasierten Architektur aufbaut. Inbegriffen sind dabei die sichere metadatenbasierte Zugriffsrecht- und Dateiverwaltung. M-Files verfügt darüber hinaus über ein automatisches Prüf- und Annahmeverfahren, Versionenkontrolle, Benachrichtigungen und Alarme für Schlüsselmeilensteie und Vertragsdaten, sowie integrierten Support für das Scannen von Verträgen und OCR zur Erstellung von durchsuchbaren PDFs.

Gerne beraten wir Sie persönlich oder erstellen eine Angebot

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