Sechs zentrale Fragen, die Sie einem DMS Anbieter stellen sollten, bevor Sie ein Saas oder Cloud DMS System einführen.

6 zentrale Fragen, die Sie an jeden DMS Anbieter stellen müssen, bevor Sie dessen DMS Software als SaaS Modell oder in der Cloud verwenden.  

Kurze Erläuterung zu: Was ist SaaS (Software as a Service). Bei SaaS handelt es sich  um eine Lizensierungart für Software. Hierbei werden DMS Software Lizenzen nicht gekauft, sondern es wird für die Nutzung und Bereitstellung in einem Abo Modell gezahlt. Der Kunde nutzt die Software und zahlt nur für die Bereitstellung. Verringern sich Lizenzen, werden diese deaktiviert. Der Unterschied zur Cloud Nutzung besteht darin, dass das System auf eigenen Servern bereitgestellt wird. Bei der Lizensierung des DMS Systems in der Cloud, liegt das System auf einem Rechenzentrum. 

Die Vorteile von SaaS: Sie müssen keine lokale Software installieren, erhalten Updates automatisch eingespielt und verfügen so immer über ein aktuelles Softwaremodell. Zudem stellen wir einen Premium First-Level-Support zur Verfügung. Sie können entweder über den Desktop Client auf das System zugreifen oder über Ihren Webbrowser, Tablets und Smartphone (Apps in den jeweiligen App-Stores verfügbar. Dokumentenmanagementsystem-Cloud-und-OnPremiseryNa28OIheqDP

Haben Sie sich entschieden eine SaaS basierte DMS Software einzuführen, suchen Sie einen passenden Anbieter? Hierzu dient dieser Blogartikel, wir legen offen, worauf es ankommt und auf welche Fragen Sie bei der Entscheidung welches Dokumentenmanagement System Sie einführen wollen, ankommt.

Heutige DMS Systeme, die als SaaS Modell zur Verfügung gestellt werden, bieten viele Funktionen die früher nur großen Unternehmen zur Verfügung standen. Heutzutage ist der Wechsel in die Cloud mit zentralen Geschäftsanwendungen weitgehend routiniert und wenig riskant. Die Technologien sind heute Sicher, Skalierbar und sehr zuverlässig. Cloud Strukturen erfordern jedoch einiges an Erfahrungen von DMS Anbietern ab. 

 

1.Enthält das SaaS Angebot alle Funktionen die Sie jetzt oder in Zukunft nutzen wollen?

Der Dokumentenmanagement Markt ist mit großen und kleinen DMS Anbieter überflutet. Lokale und kleine Lösungen werden angeboten die sich massiv in Ihren Funktionen unterscheiden und aber meist alle beanspruchen, alle Funktionen die wesentlich für Unternehmen bei der Nutzung eines DMS Systems sind, anzubieten. 

  • Insbesondere bei der SaaS und Cloud Nutzung, sowie bei verteilten Strukturen, kommt es auf die Performance von Workflows, Zugriffe von verschiedensten Geräten und flexiblen Berechtigungsstrukturen an.  Workflows sollten hoch konfigurierbar, wenn gewünscht auch im Selbstmanagement des Kundens sein. Andersfalls fallen sie in eine Abhängigkeit gegenüber Ihrem DMS System Anbieter oder Berater.
  • Die Erfassung von Daten sollte Problemlos verteilt möglich sein und auch das Scannen von Dateien an Cloud Dienste, wo diese erfasst, automatisch ausgelesen und verarbeitet werden, sollte ohne besondere Schwierigkeiten gelöst werden können, auch wenn Sie dies heute noch nicht benötigen. 
  • Wie erfolgt die Sicherung der Archive und vor allem wie sicher ist der Zugriff und die Nutzung / Anzeige von Inhalten unter verschiedensten Umständen (Tablets – nicht nur Viewer, Bearbeitung aus der App heraus und triggern von Workflows. Integrierter Messenger auf Dokumenten oder Projektebene vorhanden, um die E-Mail Flut zu verringern?)  

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2. Wie einfach ist die Nutzung, müssen User vorerst alle geschult werden oder ist auch ein AD-Hoc Start möglich?

Dokumentenmanagementsysteme sind zur so effektiv wie Ihre Mitarbeiter. Die Systeme müssen eine solch hohe Nutzerfreundlichkeit aufweisen, dass man diese direkt verwenden kann. Nur so ist die Hemmschwelle zum Wechsel auf digitale Arbeisweisen mit Mitarbeitern im Einklang möglich.

  • Testen Sie hierzu die Software einfach selbst. Wie oft müssen Sie klicken, bis Sie die wichtigsten Funktionen erreichen? Sehen Sie sich die Oberfläche der Anwendungen an, ist diese schlicht und übersichtlich gestaltet, oder sieht diese "mächtig" und "überfrachtet" aus? Können alle Funktionen innerhalb von zwei Klicks erreicht werden, steigt die Akzeptanz der Nutzer wesentlich. 
  • Wie schnell bekommen Sie bestehende Daten z.B. aus Ihren Netzlaufwerken in Ihr neues DMS System hinein? Ist hierfür ein aufwändiges Migrationsprojekt notwendig? Oder wird Ihnen empfohlen einen klaren Schnitt zu machen und nur mit Neudaten mit dem neuen DMS System zu starten, was in den meisten fällen keine Option ist? Wie wirken sich Schnittstellen auf die Performance aus des Systems aus?  

 

3. Ist die zugrunde liegende Infrastruktur global konzipiert oder auf lokale Nutzung ausgelegt? 

Cloud-Dienste müssen global verfügbar, schnell skalierbar, redundant und schnell sein. Suchen Sie nach Produkten, die auf führenden Cloud-Infrastrukturen wie Microsoft Azure, Amazon Web Services oder Oracle Cloud Infrastructure basieren. Cloud-Services, die über lokalisierte Rechenzentren oder verwaltete Services bereitgestellt werden, bieten niemals die Leistung und Zuverlässigkeit von Nutzern einer Premium-Plattform. 

 

4. Haben Sicherheit und Datenschutz Vorrang oder werden sie unter den Teppich gekehrt?Easy-User-and-Access-Management-345x345

Cloud Office Anwendungen erfordern strenge Sicherheit, um die Datenschutz- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Technologieanbieter ohne strikte Trennung zwischen Kunden- und Systemdaten, Verschlüsselung sowie zusätzliche Sicherheitsebenen zum Schutz vor Angriffen durch Protokollherabstufungen und Audit-Protokollierung gefährden Ihr gesamtes Unternehmen - ganz zu schweigen von Ihren Kundenbeziehungen. 

 

5. Konnektivität, Schnittstellen und Dienste 

  • Konnektivität zu anderen Systemen ist enorm wichtig. Digitalisierung und Automatisierung ist nur so gut wie die Menschen, Prozesse und Systeme, die sie miteinander vereint. Die Integration sollte über REST-basierte APIs möglich sein.
  • Cloud-Dienste sollten in der Lage sein, bei Bedarf mühelos mit anderen Cloud-Diensten und mit lokaler Software zu kommunizieren. Einfache Anpassungen, die nur durch erhebliche Dienstleistungen und Sonderprogrammierung bewerkstelligt werden können, sollten ein No-Go sein, wenn es um die Integration von Standardsoftwareanwendungen geht.

 

6. Werden Ihnen Referenzen genannt, die Sie kontaktieren dürfen?

  • Suchen Sie nach DMS Anbietern die Ihnen gleiche Projekte nachweisen können und Ihnen Ansprechpartnern bei Referenzkunden nennen. Dies ist wichtiger als die meisten Menschen denken.
  • Gerade bei der Verarbeitung von Dokumenten in der Cloud, wenn Sie auch andere Systeme Lokal haben und Informationen ausgetauscht werden, ist schwieriger als wenn Sie beide Systeme lokal vorliegen haben. Fragen Sie gezielt nach Referenzkunden, die z.B. Dezentral Dokumente erfassen und per Dienst an die Cloud senden. Gute Beispiele sind hier der Rechnungsworkflow. So kommen Rechnungen an unterschiedlichen Standorten an, sollen in die zentrale Rechnungsverwaltung. Dabei sollte das System die Rechnung auslesen und verarbeitet an das Dokumentenmanagemensystem übergeben. 

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