• Neu: Das "Ready-to-Go" DMS System
  • Jetzt M-Files kostenfrei testen.

Wie Sie Informationen aus Microsoft Teams mit einem Dokumentenmanagement verwalten können

Wie Sie Informationen aus Microsoft Teams mit einem Dokumentenmanagement verwalten können

Die Nutzeranzahl von Microsoft Teams nahm in den letzten Jahren - unabhängig von der aktuellen Corona Pandemie und der wachsenden Zahl von Arbeitnehmern im Home-Office stetig zu. Dabei ist Microsoft Teams das wohl am schnellst wachsende Geschäftstool der letzten Jahre. Täglich arbeiten rund 44 Millionen Menschen mit Teams. Projektteams oder Abteilungen chatten miteinander, arbeiten zusammen, erstellen Dokumente oder tauschen Informationen aus. Immer da, wo Dokumente erstellt und Informationen verwaltet werden, besteht ein Interesse sowohl in der Öffentlichkeit als auch von Aufsichtsbehörden, die Verwaltung aller erstellten und verwalteten Informationen zu prüfen. 

Microsoft Teams eignet sich ideal zur Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Arbeitsgruppen und Abteilungen, aber auch abteilungsübergreifend. Langfristig sollten Unternehmen jedoch darauf achten, wie Informationen in Teams verwaltet und bereitgestellt werden. Hier erfahren Sie einige Aspekte die Sie bei der Einführung von MS Teams berücksichtigen sollten, damit Ihre Mitarbeiter mit einer klaren Anleitung Informationen verwalten und nutzen können. 

 

Information Governance - Strategie zur sicheren Informationsverwaltung

Das Gleichgewicht zwischen Produktivität und Information-Governance ist eine echte Herausforderung. Wenn Mitarbeiter die von ihnen bevorzugten Tools verwenden, treten höchstwahrscheinlich einige rechtliche Probleme auf, die das Unternehmen langfristig schädigen können. Auf der anderen Seite ist der Moment, in dem Information Governance durchgesetzt wird, der Moment, in dem Menschen beginnen, alternative Wege zu finden, um ihre Arbeit zu erledigen - Wege, die häufig Tools und Systeme beinhalten, die nicht von der IT überprüft wurden und denen nicht die gleiche Aufmerksamkeit geschenkt wird, bspw. den Sicherheitsaspekt, den Microsoft Teams bietet. 

Information Governance kann als eine Reihe von Maßnahmen beschrieben werden, die eine Organisation ergreift, um das Risiko, das Informationen darstellen, mit dem Wert, den Informationen bieten, in Einklang zu bringen. In diesem Sinne ist es eine Anstrengung, die zur Einhaltung von Vorschriften, zur betrieblichen Transparenz und zur rechtlichen Abdeckung beiträgt, indem ein angemessenes Verhalten bei der Bewertung, Erstellung, Speicherung, Verwendung, Archivierung und Löschung von Informationen sichergestellt wird.

Wenn wir diese Konzepte auf Microsoft Teams anwenden, gibt es drei Schlüsselbereiche, in denen Unternehmen Maßnahmen ergreifen können, um Mitarbeiter bei einer effektiveren Nutzung von Microsoft Teams zu unterstützen.

 

1. Die Erstellung von Informationen 

Jedes Team, jeder Kanal, jede Konversation, jedes Dokument, jede Besprechungsnotiz und jede Aufzeichnung ist eine Information, die in einem Teil von Office365 gespeichert wird und möglicherweise eine besondere Behandlung in Bezug auf die Informationsverwaltung erfordert.

Die Art und Weise, wie Informationen erstellt werden wirkt sich zu einem späteren Zeitpunkt direkt auf den Zugriff auf diese Informationen aus. Aus diesem Grund werden Unternehmen, die Microsoft Teams effektiv nutzen möchten, mit drei Fragen konfrontiert.

Wofür wird Microsoft Teams verwendet?

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, wie Mitarbeiter Microsoft Teams verwenden. Was sind die Schlüsselprozesse, die die Organisation durch Teams ersetzen möchte? Was sind die Hauptfunktionen? Welche Art von Informationen sollen in Teams erstellt und gefunden werden?

Wenn der Hauptzweck die interne Kommunikation ist, werden hauptsächlich Konversationen, Chat-Protokolle, Besprechungsaufzeichnungen und möglicherweise Besprechungsnotizen (alle an verschiedenen Orten gespeichert) erstellt. Wenn MS Teams stattdessen auch für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit verwendet, bspw. Verträge, Projektpläne und Kundeninformationen ausgetauscht werden, wird die Informationsverwaltung erheblich komplexer. Dokumente werden entweder in SharePoint oder in OneDrive gespeichert - mehr dazu später.

Wer kann Informationen erstellen?

Aufgrund der oben erwähnten Herausforderung bei der Vereinbarkeit von Produktivität und Informationsverwaltung (Information Governance) tendieren Unternehmen dazu, die Erstellung von Informationen weitgehend den Mitarbeitern in voller Freiheit zu überlassen. Arbeitsumgebungen werden häufig ohne Erlaubnis oder Abstimmung eingerichtet, wobei die IT-Sicherheit stets gegeben sein muss. Es empfiehlt sich jedoch, einige Aspekte zu berücksichtigen:

  • Welche Personen sollen zu Microsoft Teams eingeladen werden: Interne Mitarbeiter oder auch externe Personen wie etwa Kunden, Lieferanten oder weitere Anspruchsgruppen?
  • Welche Art von Inhalten dürfen in MS Teams gespeichert werden und welche nicht

 

Es gibt keine allumfassende Lösung, die all diese Themen abbilden kann. Jedes Unternehmen muss selbst herausfinden, wie es Entscheidungen effektiver treffen kann. Im Allgemeinen wird jedoch empfohlen, Richtlinien nicht von „oben nach unten“ durchzusetzen. Verschiedene Stakeholder müssen einbezogen werden, damit sie die Bedürfnisse und Herausforderungen der Endbenutzer einbeziehen können. Das spiegelt sich schließlich in der Akzeptanz der Lösung innerhalb der Belegschaft wider.

Der große Vorteil besteht darin, dass Stakeholder als „Champions“ für das neue Tool fungieren können, Kollegen zu Best Practices beraten und dem Unternehmen helfen können, Information Governance in Microsoft Teams effektiv durchzusetzen. 

Wie werden Informationen klassifiziert?

Das Benennen von Inhalten (Teams, Kanäle, Dokumente usw.) ist problematisch, wenn es der Kreativität des einzelnen Mitarbeiters überlassen ist.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Reihe von Teams, die der Projektnummer folgen, und eine weitere Gruppe von Teams, die stattdessen den Namen "Projekt-Kundenname" tragen. Wie wahrscheinlich wäre es in einem solchen Szenario, zwei Teams für dasselbe Projekt zu haben?

Das Umbenennen von Teams und Kanälen kann chaotisch werden. Es ist besser, einen einheitlichen Namensstandard sicherzustellen. Bei dieser Entscheidung ist es wichtig, den obigen Punkt zu berücksichtigen, warum Teams überhaupt gebildet werden. Wenn das Unternehmen Microsoft Teams hauptsächlich für die interne Kommunikation verwendet, reicht es möglicherweise aus, eine Richtlinie für die Bereitstellung von MS Teams für jede Abteilung festzulegen. Wenn stattdessen auch die Zusammenarbeit wichtig ist und abteilungsübergreifende Teams gebildet werden müssen, kann ein erneutes Gespräch mit den Stakeholdern und die Frage, wie beispielsweise Projekte benannt werden, Aufschluss darüber geben, wie Teams und Kanäle benannt werden.

Erwägenswert ist auch das kleine Symbol, das jedes Team begleitet. MS Teams setzt automatisch ein Standardsymbol mit den Initialen des Teamnamens (z. B. wird "fido Marketing“ als "FM" symbolisiert). Symbole können jedoch auch individuell visualisiert werden. 

Und natürlich geht es nicht nur um Teams und Kanäle. Die Namenskonventionen Ihres Unternehmens für die Kennzeichnung von Dokumenten sollten beispielsweise auf die Erstellung und Speicherung von Dokumenten in Microsoft Teams übertragen werden. Wenn Sie Sensitivitätsetiketten verwenden, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre Bedeutung verstehen und wissen, wie sie auf Dokumente angewendet werden, die in Teams und Kanälen verteilt werden. Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files können auch dazu beitragen, Dokumente mit geeigneten Metadaten zu kennzeichnen, um das Archivieren und Abrufen in späteren Phasen zu erleichtern.

 

2. Der Informationslebenszyklus

Sobald Klarheit darüber besteht, wofür Teams verwendet wird, wer die Erstellung von Informationen überwacht und wie diese Informationen benannt (und daher klassifiziert) werden, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Informationen verwaltet werden. Was passiert mit Informationen? Wo werden Informationen abgelegt? Wie bewegen sich Informationen im Lebenszyklus von einem Zustand zum nächsten - zum Beispiel von der Genehmigung bis zur Unterzeichnung, vom Ablauf bis zur Aufbewahrung?

Beim Betrachten des Information Lifecycle Management in Microsoft Teams sind zwei Hauptfragen zu stellen.

Wie werden Informationen verarbeitet?

Dokumente und Informationen existieren im Allgemeinen selten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie sind formbar. Häufiger werden sie bearbeitet, geändert, genehmigt und archiviert. Dokumente, die als „vertrag-endgültig-wirkliche-finale-Version-3.docx“ gekennzeichnet sind, kennen wir alle. 

Hier wird es in Microsoft Teams aus mehreren Gründen schwierig.

Teams ist ein ideales Tool zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Informationen werden jedoch auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert, worauf lediglich die Teammitglieder zugreifen können. Um eine weitere Komplexitätsebene hinzuzufügen, werden Dokumente, die in 1-1- oder Gruppenchats freigegeben wurden, stattdessen in OneDrive gespeichert. Darüber hinaus ist der Informationsfluss des Teams wie ein Chat. Bestimmte Elemente können angeheftet werden, und dennoch besteht der Eindruck, dass Informationen im Laufe der Tage ständig verschluckt werden. Und schließlich fehlen Teams grundlegende Workflow-Funktionen. Wenn ich einen Kollegen um Eingabe in ein Dokument bitten möchte, muss ich das Dokument manuell an ihn senden, indem ich ihn beispielsweise in einer Konversation oder einem Kommentar tagge. Dann hoffe ich, dass er rechtzeitig antworten. 

Aus diesem Grund sollten Organisationen, die Teams bereitstellen, Anleitungen zum Verschieben von Informationen bereitstellen.

  • Gibt es Dokumente, auf die verschiedene Teams im Laufe der Zeit zugreifen müssen - Verträge, die beispielsweise sowohl für ein Projektteam als auch für ein Rechtsteam von Interesse sein könnten?
  • Wenn ja, was ist der effektivste Weg, um die Sichtbarkeit für Mitarbeiter in verschiedenen Teams zu gewährleisten?
  • Reicht es aus, in einem Gespräch einen Link zum Dokument zu teilen?
  • Wie können wir die Verantwortlichkeit für Schritte sicherstellen, die erforderlich sind, um das Projekt voranzutreiben, wie Überprüfung, Genehmigung, Unterzeichnung?

 

Der beste Weg, um diese Art von Fragen zu beantworten, besteht darin, die Stakeholder erneut in das Verständnis einzubeziehen, wie Benutzer Teams einsetzen. Wenn Dokumente nur selten verwendet werden und Videoanrufe und Chat die Hauptanwendungsfälle sind, kann das Unternehmen wahrscheinlich mit den bereits von Microsoft bereitgestellten Tools zurechtkommen. Wenn andererseits die Zusammenarbeit intensiv ist und Dokumente häufig verwendet werden, ist es möglicherweise besser, Microsoft Teams mit einem Dokumentenmanagement eines Drittanbieters zu unterstützen.

Wo werden Informationen gespeichert und bereitgestellt?

Um Microsoft Teams effektiv für die Information Governance zu nutzen, muss ein Unternehmen auch verstehen, wie Informationen gemäß Best Practices und Vorschriften identifiziert, archiviert und aufbewahrt (oder entsorgt) werden.

Wenn Sie die obigen Fragen bisher beantwortet haben, sollten Sie jetzt eine Vorstellung davon haben, welche Art von Inhalten Ihr Unternehmen in Teams erwarten sollte, wie sie klassifiziert werden und wie sie im täglichen Betrieb verwendet werden.

An diesem Punkt sollten Sie Folgendes Betrachten:

  • Wie Informationen im Laufe der Zeit verfolgt werden
  • So stellen Sie sicher, dass nichts verloren geht
  • So erleichtern Sie das Abrufen (Erkennen)
  • Wie Dokumentänderungen und -Versionen verfolgt werden

Einige Office365-Funktionen können dabei helfen. Diejenigen, die Microsoft Teams verwenden, sorgen dafür, dass der Bedarf an menschlichen Eingaben in diesen Prozessen auf ein Minimum reduziert wird. Tools von Drittanbietern könnten in diesem Sinne hilfreich sein und den Prozess automatisiert und prüfbereit machen. Mithilfe der Automatisierung können Sie beispielsweise Dokumente identifizieren, die personenbezogene Daten (DSGVO) enthalten, diese den richtigen Workflows zuweisen, um die Aufbewahrung und Disposition zu verwalten, und das „Wer“ und „Wann“ potenzieller Zugriffe und Änderungen verfolgen.

 

3. Die Sicherheit von Informationen wahren

Der letzte Bereich, in dem Unternehmen Maßnahmen ergreifen können, um Mitarbeiter effektiver bei der Verwendung von Microsoft-Teams für die Informationsverwaltung zu unterstützen, ist die Sicherheit. 

Das Wesentliche von Microsoft Teams ist die Kommunikation und Zusammenarbeit. Dies bedeutet, dass Informationen frei fließen können, zumindest zwischen Personen, die sie benötigen. Die Vorgehensweise in der Praxis birgt jedoch konkrete Risiken für die Informationssicherheit. Durch die Beantwortung der folgenden beiden Fragen können Sie sich besser darauf vorbereiten, Lecks und Datenverluste zu vermeiden. 

Für wen sind die Informationen relevant?

Wenn Sie Teil eines Teams (oder von Kanälen innerhalb eines Teams) sind, haben Sie standardmäßig Zugriff auf alle Informationen, auf die die Mitglieder des Teams Zugriff haben. Dies bedeutet die gesamte Konversation und alle Dokumente, die auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert sind, beispielsweise alle Dokumente auf der Registerkarte und Dateien im Arbeitsbereich.

Wenn das beängstigend klingt, liegt es wahrscheinlich daran, dass es so ist. Angenommen, Sie haben ein Team für ein Projekt und einen Kanal für einen bestimmten Teil dieses Projekts, zu dem Sie einen externen Auftragnehmer einladen möchten, um sie auf dem Laufenden zu halten und Beiträge zu leisten. Dieser Gast hat Zugriff auf alle Informationen auf Teamebene. Dies bedeutet möglicherweise auch Dokumente mit Kundendaten oder Schätzungen, die Sie ursprünglich von anderen Auftragnehmern erhalten haben. 

Zusammen mit der Frage, wer zu einem Team eingeladen werden soll (siehe oben), gibt die Frage, für wen die Informationen bestimmt sind, weitere Klarheit darüber, welcher Art von Bedrohungen das Unternehmen ausgesetzt ist. Es ist nicht ratsam, Gäste von der vollständigen Teilnahme an Teams auszuschließen. Ihr Beitrag könnte für den Abschluss des Projekts von grundlegender Bedeutung sein. Weitere Hinweise dazu, welche Dokumente in Teams (SharePoint) gespeichert werden sollen, könnten den Mitarbeitern helfen. Oder noch besser, Dokumentenmanagementsysteme von Drittanbietern könnten in Betracht gezogen werden, um sicherzustellen, dass Berechtigungen eher auf Dokumentebene als auf Teamebene erteilt werden.

Welche Apps und Integrationen sind erlaubt?

Die letzte Frage, die beantwortet werden muss, um Richtlinien zu erstellen, mit denen Mitarbeiter Microsoft Teams effektiv nutzen können, betrifft mögliche Erweiterungen des Tools.

Kanäle können auf unterschiedliche Weise angepasst werden, indem sowohl Microsoft-Apps als auch Apps von Drittanbietern hinzugefügt und eine Verbindung zu externen Archiven hergestellt werden.

Die Option zum Hinzufügen von Apps und Integrationen zu Cloud-Speicherdiensten kann von Administratoren ein- oder ausgeschaltet werden. Dies sollte sorgfältig abgewogen werden. Sobald dies zulässig ist, hindert nichts einen Mitarbeiter daran, einen Kanal mit seinem persönlichen Dropbox-Konto zu verbinden und Dokumente zu verschieben - oder eine App zu installieren, die nicht von der IT überprüft und genehmigt wurde.

Das Sammeln einer Liste von Apps und Integrationen, die verschiedene Abteilungen oder Projekte möglicherweise benötigen, um ihre Arbeit auszuführen, ist ein guter Anfang. Diese können grün leuchten, während andere blockiert werden können, um Schatten-IT in Microsoft Teams zu verhindern. Beachten Sie auch, dass diese Art der Bedarfsprüfung regelmäßig durchgeführt werden sollte, da sich die Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern können und neue Erweiterungen und Anpassungen möglicherweise von Microsoft selbst zur Verfügung gestellt werden.

Es lohnt sich auch, einen Fall in Betracht zu ziehen, in dem wichtige Informationen in Systemen gespeichert sind, in die Microsoft Teams nicht integriert werden kann. Wie werden solche Informationen in Teams zur Verfügung gestellt? Allgemein sollte in diesem Fall die Verdoppelung von Daten und die anschließende Datenausbreitung vermeiden werden. Je nach Fall kann es sich erneut lohnen, zusätzlich zu Microsoft Teams ein Dokumentenmanagement hinzuzufügen, ein Tool, das normalerweise umfassendere und kontrollierte Integrationsfunktionen bietet. 

 

Zusammenfassung

Da immer mehr Unternehmen Microsoft Teams implementieren, treten Probleme bei der Erstellung von Informationen, der Verwaltung von Informationen über den gesamten Lebenszyklus und dem Schutz von Informationen auf. 

Heutzutage unterliegen die meisten Unternehmen strengen Anforderungen in Bezug auf Information Governance - kurz gesagt, wie Informationen erstellt, gespeichert, abgerufen und archiviert werden. Um sicherzustellen, dass Unternehmen Microsoft Teams effektiv für die Information Governance einsetzen können, sollten Richtlinien erstellt und an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Dabei werden sieben wichtige Fragen behandelt, die kritische Bereiche der Information Governance abdecken:

  • Wie setzen wir Teams ein?
  • Wer kann Informationen erstellen?
  • Wie klassifizieren wir Informationen?
  • Wie werden Informationen verschoben?
  • Wie speichern wir Informationen?
  • Für wen sind die Informationen?
  • Welche Apps und Integrationen sind erlaubt?

 

Bei der Erörterung dieser Themen sollten zwei Dinge berücksichtigt werden.

Erstens sollten getroffene Entscheidungen nicht der Belegschaft auferlegt werden, da sonst Information Governance möglicherweise die Produktivität hemmt und die Menschen gezwungen sein könnten, einen Weg zu finden, um dies zu umgehen. Dies kann verhindert werden, indem wichtige Stakeholder in die Diskussion einbezogen werden - Menschen, die am Puls der Bedürfnisse der Mitarbeiter sind. Diese Stakeholder sollten mit Experten für IT und Information Governance zusammenarbeiten, um das bestmögliche Gleichgewicht zwischen Best Practices und Ergebnissen sicherzustellen. Diese Champions werden auch in späteren Phasen des Einsatzes eine entscheidende Rolle spielen, da sie Mitarbeiter schulen, ihre Fragen beantworten, die Notwendigkeit von Richtlinien erläutern und im Allgemeinen sicherstellen können, dass die Richtlinien im täglichen Gebrauch innerhalb von Microsoft Teams umgesetzt werden. 

Dann ist es wahrscheinlich ratsam, nicht zu erwarten, dass solche Richtlinien in Stein gemeißelt werden. Der Austausch darüber, wie Microsoft Teams effektiv für die Informationsverwaltung eingesetzt werden können, sollte offen sein, da sich das Tool weiterentwickelt und neue Anforderungen an die Belegschaft entstehen können.

Gerne beraten wir Sie persönlich wie Sie Informationen aus Microsoft Teams mit einem Dokumentenmanagement verwalten können. Kontaktieren Sie uns hierzu!

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Passende Artikel
TIPP!
BUNDLE
DMS "Ready-to-Start" Professional DMS "Ready-to-Start" Professional
Inhalt 5 Preis / Monat
199,00 € * 229,00 € *
Nettopreis: 167,23 €
TIPP!
DMS Professional Edition 3+, DMS Software DMS Professional Edition 3+, DMS Software
0,00 € *
Nettopreis: 0,00 €
NEU: DMS Professional Edition 5+ NEU: DMS Professional Edition 5+
Inhalt 5 Preis / Monat
ab 219,00 € *
Nettopreis: 184,03 €
DMS Software "Professional Edition" DMS Software "Professional Edition"
Inhalt 1 Preis / Monat
ab 29,75 € *
Nettopreis: 25,00 €