M-files Studie zur Zukunft von Dokumentenmanagement

Die gute Nachricht: Die meisten Unternehmen versuchen, den Papieraufwand und das Druckvolumen zu reduzieren

Während die M-Files Umfrage hervorhebt, inwieweit viele Organisationen immer noch an Papier für die Speicherung und Verarbeitung von Geschäftsdokumenten festhalten, setzen viele von ihnen proaktive Schritte ein, um von diesem Ansatz abzukommen. 

>> Mehr als die Hälfte der Befragten (55 Prozent) sagten, dass ihre Organisationen eine festgelegte Digitalisierungs- Strategie haben.

 "Das Verwalten von Papierdokumenten ist unpraktisch und teuer. Das Konvertieren von Papierdokumenten in digitale Akten führt zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz und geringeren Betriebskosten. Papierdokumente und Aktenschränke zur Dokumentenverwaltung gehören der Verangenheit an.  Geschäftsprozesse benötigen eine einfach zu bedienende Lösung um wichtige Dokumente in Unternehmen zu verwalten.", ergänzte Milliken. 

 

Basierend auf einer Online-Befragung von hunderten von Berufstätigen in den Vereinigten Staaten und im Vereinigten Königreich wurden die folgenden Ergebnisse auch in der neuen Studie veröffentlicht: 

  • Fast vier von zehn Arbeitnehmern berichten von verloren gegangenen Dokumenten mindestens einmal pro Jahr. Papierverwendung und ihre Auswirkung für die Informationsverwaltung in Unternehmen. M-Files Corporation, ein Anbieter von ECM Software, die die Verwaltung von Dokumenten und Informationen dramatisch verbessert, berichtet in einer Studie über die Auswirkungen der Papierbasierten Prozesse.

  • 81 Prozent der Mitarbeiter drucken täglich mindestens ein Dokument am ihrem Arbeitsplatz. Darüber hinaus haben bereits 3 von 10 Personen (29 Prozent) schon einmal Informationen und Dokumente erhalten, die vertraulich waren und nicht für sie bestimmt waren bereits am Drucker und ungesichert in Büros gefunden, gelesen oder verwendet. 

  • Während fast vier von zehn Personen (38 Prozent) berichten, dass Papierdokumente mindestens ein paar Mal im Monat verloren oder verlegt worden sind, ist diese Zahl wahrscheinlich noch höher, da 62 Prozent "Ich weiß nicht" antwortete.

  • Mindestens 58 Prozent aller erhaltenen Papierdokumente werden in Papierform auf Schreibtischen oder in Aktenschränken hinterlegt.

  • Die meisten Organisationen (55 Prozent) verwenden weiterhin manuelle papierbasierte Prozesse für Dokumente und Prozesse die Freigaben, Genehmigungen und Unterschriften erfordern. Dies könnte ohne Probleme durch automatisierte Workflows ersetzt werden. 

 

"Die Ergebnisse dieser Umfrage verstärken das, was wir bei vielen Unternehmen sehen, was bedeutet, dass viele immer noch stark auf Papier Prozessen basieren. Die heutige Informationsflut kann mit diesen Mitteln nicht mehr bewältigt werden und so leidet die unternehmensweite Produktivität und letztlich zu einem messbaren Umsatzverlust", so Greg Milliken , Vice President Marketing bei der M-Files Corporation. 

"Organisationen mit einem elektronischen Dokumentenmanagement wie M-Files arbeiten mit einer überlegenen Effizienz im Vergleich zu denen, die noch auf Papier-Dateien und Laufwerk-Ordnern beruhen."

 

 

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