M-Files und Datenschutz Grundverordnung 2018

M-Files und die Datenschutz Grundverordnung 2018

Die Datenschutz Grundverordnung 2018 (DSGVO) kommt. In knapp dreieinhalb Monaten tritt sie in Kraft und stellt Unternehmen vor erheblichen Problemen. Mit ECM Systemen wie M-Files kann die Einhaltung der DSGVO einfacher umgesetzt werden. Eines muss jedoch klar sein: Die DSGVO-Compliance ist keine Frage der eingesetzten ECM Software, DSGVO-Konformität ist eine Frage des Prozesses.   

Am 25. Mai 2018 ist Stichtag, denn dann wird die Datenschutz-Grundverordnung verbindlich in Kraft treten. Einige Unternehmen werden darauf vorbereitet sein, andere wiederrum nicht, und viele unterschätzen die sensiblen Richtlinien bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten. Sich nur auf die eingesetzte Software-Lösung zu verlassen reicht nicht aus, vielmehr müssen Prozesse angepasst und in Richtung DSGVO ausgerichtet werden. 

Verfahrensdokumentation im Fokus der DSGVO 

Prüfer und Auditoren verlangen eine detaillierte Dokumentation der getroffenen Maßnahmen zur DSGVO-Compliance. Dokumente und Informationen müssen verlässlich vorgelegt werden können. In diesem Fall bietet die ECM Software M-Files zahlreiche Funktionen um die geforderten Informationen und Dokumente effizient verwalten und steuern zu können. Darüber hinaus bietet M-Files eine transparente Sichtweise auf solch kritische Informationen und unterstützt Sie diese schnell zu finden, zu analysieren, zu kontrollieren und zu auditieren. Die Active-Directory-Integration von M-Files überträgt organisatorische Änderung, beispielsweise auf Grund von gesetzlichen Richtlinien wie die DSGVO, automatisch auf entsprechende User. 

„Ein wesentlicher Schritt zur Compliance mit der DSGVO ist, sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten vorhanden sind und ordnungsgemäß befolgt werden. Mit M-Files können Unternehmen und andere Organisationen diese Anforderungen leicht erfüllen“, sagt Mika Javanainen, Vice President Product Management bei M-Files. „M-Files automatisiert und vereinfacht diesen Prozess für Unternehmen und macht es auch im Falle einer DSGVO-Prüfung einfach, einen entsprechenden Nachweis zu erbringen.“

Personenbezogene Daten finden und verwalten

Fordert ein Kunde die vollständige Löschung seiner Daten, kann dies einige Risiken mit sich bringen. Solche personenbezogenen Daten befinden sich verstreut im ganzen Unternehmen. Die DSGVO fordert eine lückenlose Löschung wenn es verlangt wird. M-Files bietet hierfür Lösungen die eine effiziente Verwaltung aller Daten, Dokumente und Informationen ermöglichen. M-Files kann in alle bestehenden Datenbanken wie Netzwerkordner oder SharePoint integriert werden. Dies ermöglicht den Zugriff auf von Mitarbeitern genutzten Repositories, ohne Integrationsaufwand. Durch den Metadatenansatz von M-Files (Was vs. Wo) besteht zudem jedes Dokument nur einmal. Somit kann sichergestellt werden, dass keine weitere Version eines Dokumentes wie Vertrag, digitale Akte usw. im System besteht. 

Es ist also nicht nur die eingesetzte ECM Software die eine DSGVO-Compliance ermöglicht. Vielmehr müssen die Prozesse zur DSGVO-konformen Datenverwaltung angepasst und offengelegt werden. Die ECM Software M-Files bildet die Basis und Rahmenbedingungen für eine DSGVO konforme Datenverarbeitung. M-Files bietet die geforderte Transparenz wo, wer und wie die personenbezogenen Daten verwaltet werden. 

 

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.