thyssenkrupp Elevator automatisiert Dokumenten- und Informationsverwaltung mit M-Files

thyssenkrupp Elevator automatisiert Dokumenten- und Informationsverwaltung mit M-Files

Thyssen-Krupp

ThyssenKrupp Elevator, weltweit größter Produzent von Aufzugsanlagen setzt M-Files zur automatisierten Dokumenten- und Informationsverwaltung ein. Das intelligente Informationsmanagement von M-Files ersetzt die bisherigen papierbasierenden Strukturen des Konzerns in Nordamerika. Mit M-Files will ThyssenKrupp bis zu 1,5 Millionen Dollar einsparen. 

Der Weltmarktführer in der Herstellung von Aufzugsanlagen ThyssenKrupp Elevator beschäftigt rund 50.000 Mitarbeiter. Allein in Nordamerika befinden sich mehr als 100 Niederlassungen. Die teils mehr als 700 Dokumente, welche bei der Produktion und Installation je Aufzug erstellt werden, wurden bisher in Papierform verwaltet und abgelegt. Jährlich werden allein etwa 2.100 Aufzüge hergestellt.  Hinzu kommt die Produktion von Rolltreppen, Fahrsteige, Fluggastbrücken und -Treppen sowie Plattformlifte. Die hochkomplexen Systeme erfordern eine detaillierte Protokollierung und erzeugen Unmengen an Dokumente. Mit M-Files sollen anfallende Dokumente digitalisiert und allen Niederlassungen in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.

Dokumentenverwaltung mit hohem Kosten – und Zeitaufwand verbunden

Täglich werden mehr als 5000 Dokumente erstellt und in Papierform gehalten. Dieser Umstand bringt einige Probleme mit sich. Zum einen erschwert es Mitarbeitern Informationen zu finden, zum anderen werden Dokumente zwischen den Niederlassungen umhergereicht, was zeitaufwändig und letztendlich teuer ist.  

Mehr als 700 Dokumente fallen je Projekt an. Für jedes Projekt wurde ein eigenständiger roter Papierordner erstellt, welcher alle Dokumente beinhaltet. Jeder Ordner wurde im Wertschöpfungsprozess von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, um das Projekt um weitere Dokumente zu erweitern. Hinzu kamen E-Mails und deren Anhänge als wichtiges Kommunikationsmedium, die ohne DMS System nur ineffektiv verwaltet werden konnten. Die Kopie und Verteilung dieser Projektordner an die Niederlassungen kosteten das Unternehmen umgerechnet rund 25.000 Dollar jeden Monat. 

Mangelnde Strukturen zur Verwaltung digitaler Dokumente

Digitale Dokumente und Daten wurden in zentralen Netzwerkordnern verwaltet. In bis zu neun oder mehrere Ordnerebenen mussten Mitarbeiter nach gewünschten Informationen suchen. Ordner wurden mit mehr als 255 Zeichen benannt. Teilweise wurden mehrere Netzwerkordner auf mehreren Servern eingerichtet was zu Duplikaten, Doppelarbeiten und verschiedene Versionen eines Dokumentes führte. 

„Aufgrund von Löschung oder dem Ablegen unterschiedlicher Versionen in verschiedenen Ordnern gingen wichtige Daten verloren“, erinnert sich Damon Rodkey, IT Manager von ThyssenKrupp. „Die Suche nach einem bestimmten Dokument in den Netzwerkordnern konnte bis zu fünf Minuten in Anspruch nehmen. Man könnte meinen, dass die Suche nach einem Ölvorkommen in meinem Hinterhof einfacher wäre“. 

Dank M-Files sind Dokumente in Sekunden abrufbar 

Ein internes Team bestehend aus Ingenieuren, Koordinatoren, Managern und technischen Zeichnern analysierten den Dokumentenmanagement Prozess und eruierten passende Lösungen. Die Lösung sollte sich an den bestehenden Prozessen orientieren. So wurde eine Vision eines idealen Systems erstellt, welches ein abteilungs- und standortübergreifendes Suchen und Zugreifen auf alle Dokumente ermöglicht.  

„Wir haben uns aus vier Gründen für M-Files entschieden: Die Konfigurierbarkeit der Plattform, die Skalierbarkeit, Nutzerfreundlichkeit und geringe Implementierungskosten,“ so Mike Fuller, Entwickler und Analyst bei ThyssenKrupp. „M-Files ermöglicht uns eine Dokumentenstruktur und Regeln zu definieren, und beim Anlegen eines Dokumentes individuelle Metadaten hinzuzufügen“, erklärt Nicole Harris, Reparaturkoordinatorin. „Nun können wir Dokumente mit bestimmten Parametern, Attributen und Namen archivieren und mit komplementären Dokumenten verflechten. Das macht die Suche viel einfacher und vor allem schneller“. 

In einem weiteren Schritt ersetzte ThyssenKrupp die traditionellen „roten Ordner“ durch aufgesetzte Workflows. Nun haben Projektteams die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und den Status von Projekten in Echtzeit nachzuvollziehen. Des Weiteren wurden u.a. folgende Prozesse automatisiert:

  • Mehrdateien Dokumentensammlung (MFD): Automatisierte Workflows erstellen MFDs für zusammenhängenden Vorlagen von Zeichnungen und Plänen
  • Anfrage nach Zeichnungen und Plänen: Wird eine Anfrage nach einem bestimmten Plan oder Zeichnung gestellt, schaltet sich ein Workflow zur Zuweisung ein. Gleichzeitig werden alle zur Anfrage relevanten Dokumente dem Antragstellenden geliefert. Die Lieferung und Planung kann im System leicht verfolgt werden.   
  • Dokumente versenden: Per Workflow werden Vorlagen sowie weitere wichtige Anleitungen automatisiert an interne und externe Kunden übermittelt. 

 

M-Files als internes FAQ und eine Art Projekt-Liveticker 

ThyssenKrupp integrierte ein eigens konfiguriertes FAQ, womit Fragen und häufige Anfragen von Projektteams aufgenommen werden. Teammitglieder stellen Fragen in einer Datenbank und importieren diese als Objekte in M-Files. Diese Objekte werden mit Workflows synchronisiert um die Umsetzung im RFI-Prozess zu beschleunigen. M-Files weist User auf neue Fragen in der Datenbank hin und erleichtert ihnen, eine Antwort von entsprechenden Personen zu erhalten. Darüber hinaus können der Fragende und der Antwortende über detailliertere Informationen in M-Files diskutieren. 

ThyssenKrupp entwickelte einen Workflow-Tracker, der die Abläufe im Projektablauf dokumentiert und so Teammanager, Projektleiter oder das leitende Management über verpasste Termine oder Verzögerungen im Projektablauf unterrichtet. 

„Wir nutzen unseren Analytics-based Tracker basierend auf der M-Files Plattform um analysieren zu können, wo wir Prozesse verbessern könnten“, so Mike Fuller. „Mithilfe der Untersuchung von häufig gestellten Fragen unserer Projektteams, können wir Problemstellungen lösen und vorsorglich diese Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen“.

Dank M-Files konnten laut Fuller die Kosten für Papier erheblich reduziert werden, verlorene Papier- oder digitale Dokumente verursachen keine Probleme mehr und es konnten mehr als 13 händische Übermittlungen von Dokumenten innerhalb der Abteilungen gestrichen werden. Darüber hinaus ist der Projektablauf nun transparenter gestaltet. 

„Derzeit werden fast eine Millionen Dokumente von mehr als 500 Nutzern in sieben Abteilungen mit M-Files verwaltet – und es wird stetig ausgebaut. Seit M-Files im Einsatz ist konnten wir die Abholzung von umgerechnet rund 900 Bäume vermeiden und bisher 1,5 Millionen Dollar einsparen“. Als nächster Schritt sollen die bestehenden CRM, CPQ und ERP Systeme in M-Files integriert werden.

„Langfristig soll M-Files das primäre Dokumentenmanagementsystem für alle Arbeitsplätze werden, vom Verkauf bis zum Versand“. 

 

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