Die neue M-Files - Microsoft Teams Schnittstelle – Informationsmanagement trifft Konferenzlösung

Die neue M-Files - Microsoft Teams Schnittstelle – Informationsmanagement trifft Konferenzlösung

Die neue M-Files - Microsoft Teams Schnittstelle – Informationsmanagement trifft Konferenzlösung

Die Folgen der Corona Pandemie sind allgegenwärtig. In fast allen Unternehmen wurden Arbeitsplätze ins Home-Office verlegt. Während einige Unternehmen die Belegschaft nach und nach wieder in den Büroräumen begrüßen können, halten andere Unternehmen am Home-Office fest. Dies stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. So nahm die Nachfrage nach Kommunikations- Projektmanagement- und Konferenztools rapide zu, um die Zusammenarbeit auch über Grenzen hinweg ermöglichen zu können. Doch der Informationsaustausch über solche Tools wie beispielsweise Microsoft Teams ist nicht ungefährlich - als Stichwort kann hier ganz klar der Datenschutz genannt werden.

Während Kommunikationstools wie Microsoft Teams, Zoom oder GoToMeeting mittlerweile zum Standardequipment in der IT eines Unternehmens gehören, wurde in der Dynamik der Corona-Pandemie in vielen Unternehmen der Faktor Datenschutz vernachlässigt. Mitarbeiter und Kollegen können uneingeschränkt arbeiten und Informationen austauschen. Dies kann jedoch fatale Folgen haben. 

 

Unzureichender Datenschutz bei Kommunikationstools

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Konferenzlösung in welchen Mitarbeitern sich zu Projekten, Kampagnen und Geschäftsvorfällen austauschen können. Häufig werden externe Teilnehmer wie Kunden oder Geschäftspartner zum Informationsaustausch herangezogen und eingeladen. Die Problematik hierbei ist, dass sensible Informationen wie Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder geschäftskritische Informationen ausgetauscht werden können. Diese Informationen werden nicht sachgerecht abgelegt und verarbeitet. Ebenso verhält es sich bei gemeinsam erstellten Inhalten in Microsoft Teams, welche dem Unternehmen nicht nachhaltig bereitgestellt werden. Wird eine externe Arbeitsgruppe zu einem Projekt in MS Teams eingeladen besteht zudem das Risiko, dass sensible Informationen zu externen Personen gelangen. Immer dann, wenn sensible Daten in Microsoft Teams ausgetauscht werden, muss ein intelligentes Informationsmanagement integriert sein, um diese datenschutzkonform zu verarbeiten, verwalten und vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. 

 

Die M-Files – Microsoft Teams Schnittstelle schützt sensible Daten und erhöht die Datenqualität 

Alle Dateien, die in Microsoft Teams hochgeladen werden, befinden sich automatisch im SharePoint. Sensible Daten sollten die gewohnte IT-Umgebung und die abgesegneten Softwarelösungen nicht verlassen. Zusätzlich fordern die DSGVO-Richtlinien eine lückenlose Dokumentation, aus welcher hervorgeht wo und wie personenbezogene Daten gespeichert und verwaltet werden. Zusammengefasst erweist sich MS Teams als Risikotreiber bezüglich der DSGVO. 

Aus diesem Grund bietet M-Files die Schnittstelle zu Microsoft Teams. Die Schnittstelle bietet Arbeitsgruppen in MS Teams die Möglichkeit alle Dokumente und Informationen im Unternehmen, die sich in M-Files befinden, in Microsoft Teams einzusehen ohne jeglichen Medienbruch. Das intelligente Berechtigungsmanagement von M-Files steuert die Zugriffskontrolle. So kann nur derjenige Personenkreis auch nur die für die Gruppe vorgesehene Dokumente einsehen. Die Dokumente bleiben jedoch stets in M-Files. Neue Dokumente, die in Teams erstellt werden, können direkt aus MS Teams an M-Files übertragen und verschlagwortet werden. 

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Aus dieser Schnittstelle ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Höhere Datenqualität: Sie haben Zugriff auf alle Dokumente im Unternehmen, die sich im CRM, Netzlaufwerk oder ähnliches befinden
  • Keine neuen Schutzmaßnahmen: In MS Teams werden keine geschäftskritischen Dokumente hochgeladen, sondern alle Dokumente befinden sich in den sicheren Archiven
  • Berechtigungen: Nur diejenigen sehen die für sie vorgesehene Dokumente bspw. Rechnungen, Verträge oder Vereinbarungen zum Kunden XY
  • Bessere Teamarbeit: Da alle Teammitglieder alle relevanten Dokumente ohne Medienbruch in Teams verfügbar haben, kann effizienter und zielführender miteinander gearbeitet werden
  • Höhere Entscheidungsqualität: Aus einer höheren Datenqualität resultiert eine höhere Entscheidungsqualität
  • Dokumente direkt ablegen: Erstellte Dokumente in MS Teams können direkt per Workflow in M-Files verwaltet werden. Jeder hat Zugriff auf wichtige Informationen

 

M-Files – MS Teams Schnittstelle als M-Files Add-in verfügbar

Die MS Teams Schnittstelle ist optional als M-Files Add-in verfügbar. Gerne beraten wir Sie persönlich, fragen Sie uns an.

 

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