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Weniger Geschäftsreisen und bessere Zusammenarbeit über Grenzen hinweg mit SMART Board®

Weniger Geschäftsreisen und bessere Zusammenarbeit über Grenzen hinweg mit SMART Board®

Geschäftsreisen werden immer beliebter, das besagt eine Analyse des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR). 2019 stiegen die Ausgaben für Geschäftsreisen deutscher Unternehmen um 1,8 Prozent auf ein Rekordhoch von 53,5 Milliarden Euro. Insgesamt wurden rund 189,6 Millionen Geschäftsreisen getätigt, davon ca. 37 Prozent aufgrund von unternehmensinternen Meetings, Fortbildungen und Arbeitsgruppen. Ein wachsendes Angebot an technologischen Instrumenten wie Video-, Web- oder Telefonkonferenzen sorgen in Unternehmen für ein Umdenken. 

 

Die Notwendigkeit von Geschäftsreisen in Frage gestellt

Ob unternehmensinterne Geschäftsreisen notwendig sind, ist ein in der Politik und in der Gesellschaft heiß diskutiertes Thema. Im Fokus steht hier der Aspekt der Nachhaltigkeit von Kurzstreckenflüge innerhalb Deutschlands. Rund 90 Prozent bzw. 170 Millionen aller Geschäftsreisen sind Inlandsreisen. Hauptverkehrsmittel für Geschäftsreisen sind das Flugzeug und das Auto. 

Aus Nachhaltigkeitsaspekten bezüglich der aktuellen Klimadiskussionen sind die genannten Fortbewegungsmittel äußerst bedenklich. Durch die Reduktion der Reisetätigkeit auf das notwendigste, kann der ökologische Fußabdruck und die CO²-Bilanz von Unternehmen gesenkt werden. Künftig werden Flugreisen für Unternehmen und Privatpersonen aufgrund des Klimapakets wohl teurer. Daher ist auch der Kostenfaktor ein Argument für Unternehmen, Geschäftsreisen zu minimieren. Durchschnittlich geben Unternehmen pro Geschäftsreise rund 282 Euro aus, Tendenz steigend. Zusätzlich kommen Kosten in Form von Arbeitszeitverlust und Spesen hinzu. 

Aus aktuellem Anlass überdenken Unternehmen das interne Travel-Management. Epidemien wie das Coronavirus zwingen Unternehmen zu drastischen Vorsichtsmaßnahmen. So stellen einige Unternehmen die Reisetätigkeit der Belegschaft vollständig ein. Auch eine vollständige Isolation wie wir derzeit in Norditalien sehen ist künftig denkbar. Unternehmen benötigen eine Alternative zur Geschäftsreise. Fast 42 Prozent der analysierten Unternehmen haben dies erkannt und wollen das Travel-Management umstrukturieren. So sollen unternehmensinterne Meetings, Fortbildungen oder Arbeitsgruppen via Konferenzen abgehalten und neue Technologien und Tools zur Zusammenarbeit genutzt werden. 

 

Unterstützende Instrumente zur ortsunabhängigen Kollaboration 

Video-, Web- und Telefonkonferenzen sind längst keine Innovationen mehr. Seit Jahren schon nutzen Unternehmen Tools für Konferenzen mit externen Teilnehmern. Der persönliche Kontakt geriet hier jedoch meist ins Hintertreffen. Der Markt für Kollaborationstools wächst stetig. Softwaretools wie Go-to-Meeting, Skype for Business oder Microsoft Teams gehören zur Grundausstattung in Meetingräumen. Diese Lösungen fördern einen direkten Austausch mit externen Personen mittels Audio-, Desktop- und Bildübertragung. So können Präsentationen und kleinere Absprachen problemlos ohne persönlichen Kontakt gehalten werden. 

Mit diesen Tools haben Nutzer jedoch nicht die Möglichkeit Inhalte wie Schaubilder, Mindmaps oder Inhalte gemeinsam zu erarbeiten, zu bearbeiten und zu teilen. Hierzu wird die geeignete Hardware wie SMART Boards und interaktive Whiteboards benötigt, die Kollaborationslösungen nahtlos integrieren. 

 

SMART Board fördert die Zusammenarbeit über Grenzen hinweg

SMART Boards sind interaktive Tafeln und interaktive Whiteboards mit Touchfunktion und Android-Betriebssystem. Mit einem integrierten PC-Modul kann das SMART Board mit einem Windows-Betriebssystem erweitert werden. Somit verfügt das Display über den vollen Funktionsumfang von Microsoft Windows. Microsoft Teams, Go-To-Webinar oder Skype for Business sind nahtlos integriert. Mit dem Kollaborations- und Meetingtool SMART TeamWorks® erweitern Sie die Funktionen der Konferenzlösungen um interaktive Whiteboardfunktionen, Konferenz- und Meetingplanung sowie Verbreitung der Inhalte unter Teilnehmern. 

Das Zusammenspiel von SMART Board, Kollaborations- und Konferenzlösungen sorgt dafür, dass Mitarbeiter, Kunden und Partner zusammenarbeiten können als wären Sie in einem Raum. Mithilfe von SMART Boards kann die Zahl der Geschäftsreisen um ein Vielfaches reduziert werden. Die Erarbeitung von anspruchsvollen Sachverhalten mit externen Teilnehmern ist somit problemlos möglich mit einem zentralen Vorteil: Einheitlicher Informationsstand bei allen Beteiligten. Projekt erstellen, visualisieren, bearbeiten, abspeichern, verteilen und protokollieren. 

 

Bessere Präsentationen, Demos, Verkaufsgespräche - Der Kunde im Mittelpunkt

SMART Boards bieten Nutzern die Möglichkeit Präsentationen aus PowerPoint mit spontanen Schaubildern, Webinhalten, Videos, Dokumente und Bildern anzureichern. Der Berater oder Vertriebler hat die Möglichkeit, Interessenten und Kunden direkt in die Präsentation zu integrieren. So wird ein oder mehrere externe Teilnehmer per QR-Code zum Zugriff auf das Whiteboard und alle Inhalte eingeladen. Rückfragen können vom Kunden visuell unterstützt werden und der Berater kann Sachverhalte visuell erläutern. So entsteht eine neue Art der Kommunikation und des Präsentierens, ohne dass sich die Teilnehmer in einem Raum befinden. Es bieten sich neue Möglichkeiten interne und externe Verkaufsgespräche zu führen, Softwaredemos und Präsentationen zu halten, in denen der Teilnehmer im Vordergrund steht. Vom stillen Zuhörer entwickelt sich der Teilnehmer zum Mitwirkenden.  

Daraus ergibt sich ein zentraler Vorteil für Außendienstmitarbeiter: Verkaufsgespräche können ohne jeglichen Verlust des persönlichen Kontaktes, aus dem eigenen Büro absolviert werden. Die Teilnehmer werden zur aktiven Mitarbeit motiviert. Am Ende steht ein gemeinsam erarbeitetes Ergebnis, was sich positiv auf die Zufriedenheit der Teilnehmer auswirkt. 

 

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