E-Mail Archivierung mit der DOCBOX® - vollautomatisch, digital, revisionssicher

E-Mail Archivierung - vollautomatisch, digital, revisionssicher

Die digitale E-Mail Archivierung wird für Unternehmen immer wichtiger. Aufgrund von Richtlinien wie die GoBD und Verordnungen wie die DSGVO im Zusammenhang mit dem rasant ansteigenden und kontinuierlich wachsenden E-Mailverkehr, sind Unternehmen zur E-Mail Archivierung verpflichtet. Damit werden neue Anforderungen an eine Archivierungssoftware und Dokumentenmanagementsystem gestellt.

Gesetzliche Anforderungen zwingen Unternehmen dazu, einige unternehmensinternen Prozesse wie das E-Mail Management neu auszurichten. Das einfache Ausdrucken von E-Mails verstößt gegen die Richtlinien der GoBD, da E-Mails ausschließlich in ihrer ursprünglichen digitalen Form zu archivieren sind. Hierzu empfehlen wir unser Fachvideo von Jens Braun, Rechtsanwalt und Steuerberater. Um sicher zu gehen, dass keine wichtige E-Mails und Anhänge gelöscht werden, sollte die E-Mail Archivierung automatisiert und E-Mails an ein geordnetes Verzeichnis wie Archivierungssoftware oder Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Die Anforderungen an ein digitales Archiv verändern sich folglich: 

  • Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen in E-Mail und Anhänge
  • Revisionssichere Archivierung nach GoBD, insbesondere die Unlöschbarkeit und Unveränderbarkeit der E-Mail und Anhänge
  • Automatische Übergabe von E-Mails und alle Anhänge an die DMS Software
  • Wiederfindbarkeit der E-Mails und Anhänge und der Zusammenhang mit anderen relevanten Dokumenten
  • Die E-Mail hinterlegten Metadaten wie Absender, Ansprechpartner, Datum, Firma und weitere Klassifizierung 
  • Migration von E-Mail Anwendungen wie Microsoft Outlook und weiteren gängigen E-Mail Anwendungen in Unternehmen. 

 

E-Mail Archivierung mit der DOCBOX® - automatisiert und revisionssicher

Die Archivierungssoftware DOCBOX® bietet eine automatisierte und revisionssichere E-Mail Archivierung. Dabei unterstützt die DOCBOX® neben Microsoft Exchange Server, Microsoft Outlook und allen weiteren E-Mail Anbietern mit IMAP-Protokoll auch die Kommunikationsanwendung „david“ von Tobit.Software. Der Konnektor zwischen der DOCBOX® und der Tobit.Software david garantiert eine fließende Unternehmenskommunikation. Gesetzliche Anforderungen an die E-Mail Archivierung werden zudem mühelos erfüllt. Zusätzlich werden Informationsinseln beseitigt, nahtlose Unternehmensprozesse werden Realität. Die elektronische Akte senkt Kosten, steigert die Produktivität und schützt vor Dokumentenverlusten. Unternehmen sparen mit der Kombination von david und DOCBOX® Zeit und sorgen für Transparenz in allen Geschäftsvorgängen. 

Mit der DOCBOX® entscheiden Sie sich nicht für ein Produkt, sondern für eine Lösung. Der Tobit.Software Konnektor überzeugt durch eine praxisnahe und nahtlose Verzahnung mit der DOCBOX®. Das Kommunikationstool „david“ liefert wertvolle Informationen in Form von E-Mails, SMS oder Sprachnachrichten, die nun von der DOCBOX® automatisiert abgegriffen und revisionssicher verarbeitet werden können. Als unternehmensweite Lösung kann jeder Anwender im Unternehmen auf die Informationen in der DOCBOX Zugriffen und komfortabel verwalten. Darüber hinaus gewährleistet die Software-Kombination eine schnelle Kommunikation und ein zuverlässiges Input- und Output-Management. 

Tobias-Jilg-Visitenkarte

 

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