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Dokumentenmanagement für die Produzierende Industrie - Case Study

Ein Dokumentenmanagementsystem erobert die produzierende Industrie

Ein Unternehmen, mehrere innerbetriebliche Abteilungen und noch mehr Angestellte. Dieser Umstand erschwert einen effizienten und produktiven internen Informations- und Dokumentenaustausch. Dokumente werden verlegt, verloren oder liegen für Jedermann zugänglich auf dem Schreibtisch bzw. in Windows Laufwerk-Ordnern.

Viele Unternehmen sind heute noch so aufgebaut und sehen sich den Herausforderungen der Digitalisierung gegenüber. Meist stellt sich die Frage: „Wie lässt sich die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Projekten effizienter gestalten? Erfahren Sie wie ein Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe sich für einen Dokumentenmanagement Anbieter entschieden hat und welche Kriterien hierfür ausschlaggebend waren. Die Einführung eines Enterprise Content Management Systems vereinfacht die innerbetrieblichen Prozesse und Workflows. Mit M-Files werden alle Dokumente digital archiviert und  mit den richtigen Metadaten versehen, darüber hinaus können Dokumente nach darin enthaltenen Inhalten per OCR-Indizierung untersucht und gefunden werden. Ergebnis ist die Steigerung der Effizienz, Prozessflüsse und letztlich der Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein Unternehmen besteht meist aus Abteilungen, Kunden, Lieferanten, Personal, Projekten, Artikeln uvm, daher entschied sich die CNC-Fertigung Glöckler KG für einen innovativen Umgang mit allen Dokumenten. Die CNC-Fertigung Glöckler KG mit Sitz in Trossingen produziert hochwertige Baugruppen, Prototypen, Vorrichtungen, Einzelteile sowie 3D-CAM-CDA aber auch Serien in der Feinwerk- und Medizintechnik, dem Werkzeugbau, Pharmaindustrie, Wehrtechnik, Apparatebau, Luft- und Raumfahrttechnik und Elektrotechnik sowie für die Forschung.

Das hochtechnisierte und innovative Fertigungsunternehmen Glöckler CNC Fertigung, sah sich mit der zunehmenden Datenflut und dessen Verarbeitung konfrontiert. Primäres Anliegen war eine Dokumentenmanagement Software, die sämtliche Unternehmensdokumente wie Personal- und Versicherungsdokumente, Zeichnungen, Eingangrechnungen, Lieferscheine und Dokumente aus dem Qualitätsmanagement strukturiert und automatisiert verarbeitet. „Die räumlichen Barrieren zwischen den Abteilungen machten einen Austausch relevanter Daten und Dokumenten ineffizient. Es entstand ein hoher Zeitaufwand bezüglich der Kommunikation untereinander aber auch für die Suche nach den benötigten Unterlagen, so können Missverständnisse entstehen, was den täglichen Geschäftsprozess erheblich beeinträchtigt“. So Alexander Glöckler

Eine weitere Forderung war die revissionssichere Archivierung aller Dokumente nach den GoBD-Richtlinien, so dass diese nicht zusätzlich physisch archiviert werden müssen. Glöckler forderte zudem eine Dokumentenmanagement Software, welche das Berechtigungsmanagement vereinfacht, sodass hierfür weniger administrativer Aufwand benötigt wird. So haben die verschiedenen Abteilungen Einsicht auf diejenigen Dokumente, welche sie auch inhaltlich betreffen und Daten können von externen Dritten geschützt werden.

Auf der Suche nach einer Enterprise Content Management Software speziell für die produzierende Industrie, welche diese Forderungen erfüllen kann, stieß Glöckler auf fido mit der Dokumentenmanagement Software M-Files. Glöckler startete mit 5 Named Lizenzen für die Verwaltung. Für die Terminals in der Fertigung wurden Concurrent Lizenzen eingesetzt, sodass alle Mitarbeiter ihre Fertigungsaufträge direkt an den Terminals abholen konnten. Entscheidend war die vollständige und flexible Integration von M-Files in die bestehende Unternehmensstruktur, das transparente Lizenzmodell, ebenso wie die sehr einfach zu bedienende Nutzeroberfläche. Zudem sei M-Files, im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagement Anbietern in puncto Preis-Leistung, Skalierbarkeit und Flexibiltät auch für kleinere Mittelständler attraktiv.

 

„Wir suchten ein Dokumentenmanagementsystem das vollständig in Office Integriert ist und schnell zu einer vollen Akzeptanz bei den Mitarbeitern führt. Da die Nutzung von M-Files keine fundierten IT-Kenntnisse voraussetzt, kann jeder ordnungsgemäß damit arbeiten, denn nur dann macht diese Investition auch Sinn“, So Glöckler, der ergänzt:“Die Fido GmbH & Co.KG hat sich aktiv um eine Zusammenarbeit bemüht, man hat gemerkt, dass fido an einer positiven Gestaltung dieses Projekts interessiert war und begleitete uns professionell durch Planung, Realisierung und Role-Out, so dass zu keiner Zeit Zweifel aufkamen. Durch die praktische Verknüpfung mit der Hardware-Sparte konnten wir durch Know-How in beiden Bereichen, sowie einem Ansprechpartner profitieren“.

 

Als positiv wurde das Zusammenspiel der Dokumentenmanagement Lösung mit der Möglichkeit zur Anschaffung der passenden Hardware bewertet. Um eingehende Papierdokumente direkt digital archivieren zu können, entschied sich Glöckler zusätzlich zur Software, für den Erwerb von 3 leistungsfähigen Fujitsu N7100 Dokumentenscanner..

Dokumentenmanagement in der Praxis - Anwendungsbereiche

Die Installation und Integration der M-Files Software verlief nahezu reibungslos. Essentiell hierfür ist eine vollständige Einbindung vorhandener interner sowie externer Prozesse. Glöckler setzte die Vorgaben bzw. die Anforderungen bemerkenswert um und verstand das Prinzip und das Handwerk, welches hinter einem nachhaltigen Enterprise Content Management System steht. Nun werden beispielsweise:

• Lieferscheine kontrolliert, anschließend gescannt und digital rechtskonform archiviert. Anhand von Metadaten sind Dokumente sekundenschnell auffind- und bearbeitbar, durch Workflows kann außerdem definiert werden was mit eingehenden Dokumenten geschehen soll.

• Insbesondere die Kommunikation bzw. der Dokumentenaustausch zwischen den Abteilungen Verwaltung und Fertigung wurde erheblich erleichtert und effizienter gestaltet.

• Die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Steuerberater, Anwälte, Verwaltung, Lager und Buchhaltung erfolgt ohne Barrieren und ohne Zeitverlust. Der Fokus kann nun auf die wesentlichen Inhalte gelegt werden.

 

Dabei stand fido sowohl technisch als auch beratend Glöckler stets zur Seite. „Wir stehen zu 110% hinter der Vision eines digitalen Arbeitsplatzes und wollen dies dem Kunden übermitteln. Erst wenn M-Files als zentrales Dokumentenverwaltungssystem und der darin enthaltenen Prozesse im Unternehmen als selbstverständlich gesehen wird, ist für uns der Integrationsprozess beendet“, so Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido, der mit einem Ratschlag ergänzt:“Häufig ist es effizienter ein Enterprise Content Management System schrittweise aufzubauen und zu integrieren, interne Know How-Träger zu definieren und bedarfsorientiert Lizenzen nachzukaufen“.

M-Files hebt die Produktivität unabhängig von Branchen, Bereichen oder Anwendungsszenarien der Unternehmen auf ein neues Level. Eine auf individuelle Kundenbedürfnisse basierende Integration erfolgt in nur wenigen Wochen. Eine Investition soll dennoch gut geplant sein und mit dem richtigen Dokumentenmanagement Anbieter angegangen werden. Für mehr Informationen oder weiteren Fallstudien stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, lassen Sie sich jetzt beraten.  

Diese Fallstudie erhalten Sie auch in komprimierter Form als PDF-Datei: Referenzbericht CNC-Fertigung Glöckler KG

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