Digitalisierungsfail #2- Die Dokumenten- und Informationssuche

Digitalisierungs-Fail #2 - Die Dokumenten- und Informationssuche 

In vielen Unternehmen herrscht eine wilde Ordnerstruktur. Nicht nur auf dem Server, sondern auch in den Schränken. Das Problem: Ein Teil der Dokumente ist digitalisiert, ein Teil liegt in Papierform vor. Die Lösung: Elektronische Aktenführung. 

Erkennen Sie sich wieder? Sie benötigen einige bestimmte Informationen. Sie gehen an den Schrank und suchen in Ordnern nach dem Originaldokument, kopieren dieses und legen das Original wieder zurück in den Ordner. Die zusätzlichen Informationen drucken Sie sich aus. Nun haben Sie alle Informationen auf mehreren Dokumenten als Akte vorliegen. Die Dokumente entsorgen Sie anschließend in den Papierkorb oder ordnen sie wiederrum in einen Ordner ein. Im schlimmsten Fall liegt Ihnen eine veraltete Version vor, dann gehen Sie ins Büro des Kollegen und fragen ihn/sie nach der neusten Version des Dokuments. 

 

Studie belegt - täglich zwei Stunden für die Dokumentensuche

Dieses Vorgehen findet man zuhauf in deutschen Unternehmen, insbesondere im Mittelstand. Die Suche nach Informationen auf Dokumenten kann somit einige Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die eigentliche wertschöpferische Arbeit still liegt. Laut einer Studie von „statista“ unter 1000 Büroangestellten, verschwenden Angestellte mit administrativen Aufgaben täglich rund zwei Stunden für die Dokumenten- und Informationssuche. Dabei sind mehr als die Hälfte der Befragten unzufrieden mit diesem Umstand und fordern Verbesserungsbedarf. Positiver Nebeneffekt digitaler Prozesse: Sie sparen nicht nur Zeit, sondern schützen auch die Umwelt. Im Schnitt druckt der deutsche Angestellte 31 Seiten pro Tag. Einige der Drucke landen nach kurzer Zeit wieder im Papierkorb. Die Papierindustrie zählt zu den fünf energieintensivsten Branchen, dabei werden endliche Ressourcen wie Wasser, Holz und Chemikalien zur Produktion von Papier benötigt. Eine elektronische Aktenführung ist die Lösung. 

 

Zeit und Kosten sparen durch effiziente digitale Prozesse

Mit dem Dokumentenmanagementsystem und der elektronischen Aktenführung von M-Files können Sie nahezu alle Prozesse in der administrativen Verwaltung mittels Workflows digital abbilden und automatisieren. Sie finden alle Dokumente und Informationen zentral in M-Files. Dabei finden Sie auch die Informationen, die sich nicht in M-Files befinden, sondern auf dem ERP, CRM oder andere Plattformen und sogar auf Ihrem Netzlaufwerk. Die DMS Software trägt alle Dokumente und Informationen zusammen und stellt es zentral in M-Files bereit - mit nur einem Klick. Während Sie zuvor noch Stunden damit verbrachten relevante Informationen mit Daten und Dokumenten zu einer Akte zusammenzutragen, liefert M-Files eine elektronische Aktenführung, in Echtzeit und von jedem Endgerät aus. 

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