DMS: Digitales Vertragsmanagement

Produktnummer: MFILESVERTRAG.1

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Produktinformationen "DMS: Digitales Vertragsmanagement"

Digitales Vertragsmanagement

Automatisieren Sie Ihre Vertragsprozesse bei gleichzeitiger Kontrolle eines sicheren Zugriffs.

Verwalten Sie die Verträge Ihrer Organisation klug mit Hilfe von M-Files, der einzigen umfassenden Dokumentenverwaltungslösung, die auf einer reellen metadatenbasierten Architektur aufbaut. Inbegriffen sind dabei die sichere metadatenbasierte Zugriffsrecht- und Dateiverwaltung. M-Files verfügt darüber hinaus über ein automatisches Prüf- und Annahmeverfahren, Versionenkontrolle, Benachrichtigungen und Alarme für Schlüsselmeilensteie und Vertragsdaten, sowie integrierten Support für das Scannen von Verträgen und OCR zur Erstellung von durchsuchbaren PDFs.

 zzgl. 5 Dienstleistungstage je 1350,00 € netto

Spitzenvorteile für die Vertragsverwaltung

Automatisieren Sie Ihre Vertragserstellungs- und Annahmeprozesse und lassen Sie sich von M-Files rechtzeitig an auslaufende Verträge erinnern. Sicherzustellen, dass Sie Verträge und Vereinbarungen mit Ihren Kunden erneuern, bevor Ihre Konkurrenten den Fuß in die Tür bekommen, kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben.

 

Machen Sie Ihr Büro papierlos

Ersetzen Sie sperrige Aktenschränke und ineffiziente manuelle Papierprozesse durch automatisiertes Scannen, Markieren und Workflows. Damit ermöglichen Sie ihrem Unternehmen einen erheblichen Anstieg der Produktivität.

 

M-Files Contract Management unterstützt Sie über die gesamte Vertragslaufzeit – von der Vertragsanbahnung bis zur Archivierung

  • Vertragsanbahnung und Anfrage: Mit Vertragsanfragevorlagen kann die Vertragsanbahnung verbessert werden. Die Vorlagenbibliothek umfasst genehmigte Vertragsvorlagen für verschiedene Versionen.
  • Entwurf und Verhandlung: Während der Entwurfs- und Verhandlungsphase sind Entwürfe in verschiedenen Versionen verfügbar. Die Kompatibilität mit Microsoft Office und Office 365 ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit.
  • Überprüfung und Genehmigung: Flexible Workflows bieten mehrstufige Überprüfungen und Genehmigungen.
  • Elektronische Signatur: Dokumente können mit den elektronischen Signaturfunktionen von DocuSign oder der M-Files Mobile-App unterzeichnet werden.
  • Ausführung: Verwenden Sie automatisierte Zuweisungen und Benachrichtigungen, um Meilensteine, Termine und sonstige Angelegenheiten zu verwalten.
  • Verwaltung: Verträge werden mit Schlüsselmetadaten wie Kunde, Projekt oder Eigenschaften gekennzeichnet, um Inhalte dynamisch zu organisieren. Änderungen, Anhänge und andere zugehörige Dokumente können mit dem Hauptvertrag, dynamischem Dashboard-Status zur Nachverfolgung, Ablauffristen und anderen Meilensteinen verknüpft werden.
  • Suche und Abfrage:: Erweiterte Suchfunktionen und flexible Ansichten sorgen für einen schnellen Abruf von Verträgen.
  • Verlängerung und Archivierung: Automatisieren Sie die manuelle Verlängerung von Verträgen sowie deren Archivierungsprozesse. Und aus der Perspektive des Verkäufers ermöglichen Benachrichtigungen über Ablauffristen mehr Zeit für Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten.
  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihre Dokumente
  • M-Files gibt Ihnen berechtigungsbasierten Zugriff je nach Rolle und Metadaten, sodass der Zugriff auf individueller Basis oder nach Gruppen gesteuert werden kann, z. B. "Nur für Management sichtbar" oder "Schreibgeschützt für alle, editierbar nur von Personalabteilung". Durch die Unterstützung von Microsoft Active Directory können Sie sogar bereits bestehende Benutzerkonten und Gruppen verwenden.

 

Digitales Vertragsmanagement - Vorteile auf einen Blick 

Transparenz

Teams für Beschaffung und Vertragsmanager riskieren es, den Wert von Verträgen zu untergraben, wenn der Zugriff auf Verträge erschwert wird. M-Files stellt Verträge und Vertragsdaten in einer einheitlichen Übersicht dar, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter an der gleichen Vertragsfassung arbeitet. 

Kontrolle

M-Files bietet lückenlosen Prüfverlauf und umfassende Versionskontrolle. Automatische Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten. Auf bei Einkäufen können Unternehmen höhere Einsparungen erzielen, indem sie außervertragliche Ausgaben durch die Nutzung von Rabatten reduzieren und dafür sorgen, dass ausgehandelte Einsparungen realisiert werden. 

Effizienz

Die Automatisierung des Vertragsmanagements steigert die Effizienz und optimiert Prozesse. M-Files CM bietet automatisierte Workflows, um Verträge über ihre gesamte Laufzeit problemlos bearbeiten zu können. Außerdem werden Mitarbeiter durch Benachrichtigungen und Zuweisungen (d. h. anstehende Signaturen) über neue Aufgaben informiert.

 

Eigenschaften
Anwendungsfall: Human Resource Management, Vertragsmanagement
Funktionen: Dokumentenvorlagen erstellen, E-Mail-Archivierung, Eigene Konfigurierbarkeit, Enterprise Search, Flexibles Lizenzmodell (Hybrid), Integration in MS Office und Outlook, Intuitive Oberfläche und Usability, Mobiler Zugriff per App / Web-Client, Notizen und Kommentare, OCR-Volltextdurchsuchbarkeit, Offline Zugriff, Systemtraining, Unlimitierte OCR-Seiten, Unlimitierte Workflows und Dokumente, Versionierung und keine doppelten Dokumente, Wenig Migrationsaufwand, Wiedervorlagen, Zugriffsberechtigung, e-Signature, intelligente Suchfunktion
Systeme / Schnittstellen: AutoCAD, Autodesk, CRM, DATEV, DocuSign, DocuWare, Documentum, Dropbox, ERP, G-Suite, Google Drive, IBM FILENET, Intrexx, Laserfiche, M-Files, MS Teams & SharePoint, Microsoft Dynamics NAV, 365, CRM, Microsoft Exchange, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Netzwerkordner, OnBase, OpenText, SAP CRM, ERP, Salesforce, SolidWorks CAD, box, iManage, nicht gelistet

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Zubehör

Smart Invoice "Automatisierte Rechnungsverarbeitung"
Rechnungsprüfung mit der smart INVOICE Softwarelösung  Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verkürzt den Rechnungsprozess und vermindert Fehlerquoten und Doppeltarbeiten. Sie arbeiten Eingangskanalübergreifend und Übergeben die Rechnungen ausgelesen an ein Dokumentenmanagementsystem, SAP, Datev oder eine andere Finanzbuchhaltungssoftware. Außerdem können Sie weitere Dokumente mit SmartInvoice automatisiert lesen, prüfen und verarbeiten. So schaffen Sie eine unabhängige Lösung, die Ihre manuellen Prozesse hochgradig automatisiert und beschleunigt. So beschleunigen Sie einen manuellen Prozess der bis zu 3 Tage beansprucht - auf wenige Minuten.    Abrechung auf Basis Ihrer Rechnungsanzahl.  0,45 €. pro ausgelesener Rechnung. Mindestabnahme von 200 Rechnungen pro Monat (entspricht ca 10 Rechnungen je Arbeitstag)  Die monatlichen Kosten ergeben sich aus der Nutzung Ihres Volumens. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot unter Kontakt.    Sie verarbeiten Ihre Eingangsrechnungen noch traditionell in Papier oder mit E-Mails? Oder Sie setzen vielleicht eine On-Premise-Lösung im eigenen Haus ein in der Sie meist nur das Thema Rechnungsfreigaben digitalisiert haben?  Wie wäre es, wenn Sie die gesamte Rechnungsverarbeitungsstrecke digitalisieren können? Mit einer Erkennungslösung, die die Rechnungen erkennt, liest, an einen Freigabeworkflow im Unternehmen übergibt und dann am Ende sogar die Übergabe an DATEV erledigt. Performante, effiziente und qualitätsgesicherte Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen, optimale Prozesse im gesamten Rechnungswesen, deutlich verkürzte Durchlaufzeiten eingehender Rechnungen, enorme Kosten- und Zeiteinsparungen sowie spürbare Qualitätsverbesserungen und umfassende Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess.    Warum SmartInvoice als Dienst aus der Cloud?  All diese Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung nutzten in den vergangenen Jahren nur größere Unternehmen mit entsprechend vielen Eingangsrechnungen. Hohe Investitionen in eine teure „On-Premise-Lösung“, enorme Kosten für die erforderliche interne IT und die laufenden Kosten für den Betrieb machten eine Rechnungsverarbeitung im eigenen Haus häufig wenig attraktiv – gerade für Unternehmen mit einem geringeren Rechnungsaufkommen.   Transparente Kosten Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen – nach ihrem tatsächlichen Verbrauch oder über ein Kontingent. Eine seitengenaue Abrechnung sorgt für höchste Flexibilität und maximale Transparenz. Bei deutlich reduzierten Betriebskosten machen Sie sich unabhängig von kurzfristigen Lastspitzen oder IT-Engpässen. Und ganz nebenbei profitieren Sie von enorm verkürzten Projektlaufzeiten und -kosten. In jedem Fall sparen Sie sich aufwändige Investitionen in IT-Infrastruktur und natürlich in Projektierung und Wartung.   Höchste Datensicherheit Sicherheit steht bei uns selbstverständlich an erster Stelle. Ihre Daten werden in einem ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet: sicher und vollständig verschlüsselt – vom Eingang der Dokumente bis zum Ausgang der Daten. Die End-to-End-Verschlüsselung aller Daten schließt aus, dass Informationen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung in falsche Hände geraten. Sie behalten stets die volle Kontrolle über Ihre Daten!   Software-as-a-Service – smart INVOICE CLOUD für Ihre Rechnungen Verbinden Sie die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit den Chancen des digitalen Wandels! Nutzen Sie OVATION für Ihre Rechnungen so, wie Sie sie benötigen – als Software-as-a-Service (Saas). Profitieren Sie noch heute von allen Vorteilen von smart INVOICE CLOUD – dem intelligenten Service für die moderne Rechnungsverarbeitung mit allen Vorteilen Künstlicher Intelligenz.   Weitere Lösungen   Auftragsbestätigungen und Lieferscheine Kundenbestellungen  Automatisierte digitale Poststelle, die alle Eingangskanäle abdeckt Automatisierung externer und interner Service-Prozesse  automatisierten Bestellabgleich  

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