Digitale Archivierung im Handel

Digitale Archivierung im Einzelhandel / Elektrofachmarkt 

Die Ferox GmbH verwaltet die Buchhaltung von rund sieben EURONICS Filialen im norddeutschen Raum, u.a. der EURONICS XXL Soltau & Wedel Filialen. Mitte 2018 sah sich Stefan Kühn, Geschäftsführer der Ferox GmbH gezwungen, die bisher eingesetzte Archivierungssoftware zu ersetzen. Lesen Sie den Erfahrungsbericht- Digitalisierung im Handel durch zentrale Dokumentenverwaltung.

Den vollständigen Bericht erhalten Sie als PDF - hier downloaden

Anforderungen an eine Archivierungssoftware

Primär verwaltet Ferox sämtliche Belege und Lieferscheine von mehreren EURONICS Filialen. Dabei sollen alle Filialen unabhängig voneinander in separaten Archiven verwaltet werden. Darüber hinaus sollen Mitarbeiter in der Lage sein, Dokumente anhand ihrer Textinhalte wiederzufinden. 

„Grundsätzlich wollen wir alle Dokumente in digitaler Form revisionssicher ablegen und archivieren“, so Stefan Kühn, Geschäftsführer, Ferox GmbH.  

Die Anforderungen an die neue Archivierungssoftware orientieren sich an der bisher eingesetzten und von der Belegschaft akzeptierten Software:

  • Mehrere voneinander unabhängige Archive
  • Einfache Handhabung
  • Ordnerstruktur
  • OCR-Texterkennung
  • GoBD-Zertifikat
  • Verfügbare Testversion

 

Evaluation und Entscheidung

Nach einer ausführlichen Marktanalyse stieß Ferox auf fido und die Lösung DOCBOX. Die 30 Tage-Testversion inklusive Online-Demo überzeugten Kühn, sodass man sich für die DOCBOX entschied. Die DOCBOX bietet eine separate Dokumentenverwaltung für jede EURONICS Filiale, sogenannte Mandanten. „Das Mandantenmodul der DOCBOX war ausschlaggebend dafür, dass wir uns für die DOCBOX entschieden haben. In unserer Recherche haben wir keine andere Software gefunden, die uns diesen Ansatz leisten kann“, so Stefan Kühn, Geschäftsführer, Ferox GmbH. 

Die OCR-Texterkennung war ein weiteres Argument für die DOCBOX. Hinsichtlich einer revisionssicheren Archivierung und dem damit verbundenen GoBD-Zertifikat ist eine schnelle Suche nach Dokumenten und deren Inhalten unverzichtbar. Von Marktanalyse bis Entscheidung für fido und die DOCBOX vergingen rund 2-3 Monate. 

 

Wie wird nun gearbeitet?

Ferox entschied sich final für das DOCBOX Professional Business Paket mit 7 Named-Lizenzen und 6 Mandanten inklusive Stempel, Notizen, Wiedervorlagenmanagement & Aufgabenverteilung und DirectPrinter. Ferox verwaltet jede Filiale separat in einem Mandanten. Dank der Revisionssicherheit der DOCBOX können buchhaltungs- und steuerrelevante Dokumente nach den Richtlinien der GoBD abgelegt, verwaltet und langzeitarchiviert werden. Ferox hat Zugriff auf alle Mandanten und Dokumente der verschiedenen Filialen. Die DOCBOX wurde direkt von den Nutzern angenommen und akzeptiert. Insbesondere die intuitive Oberfläche und die einfache Dokumentenablage sind große Pluspunkte der DOCBOX. 

 

Die DOCBOX

Die DOCBOX ist eine Archivierungssoftware und Dokumentenmanagementsystem für kleine bis mittelgroße Unternehmen aller Branchen. Angelehnt an die klassische Ordnerstruktur soll der Umstieg der Mitarbeiter auf eine digitale Dokumentenablage nicht verkompliziert werden. Unsere DOCBOX-Referenzen reichen von Architektur- und Ingenieurbüros über Autohäuser, Beratung, Einzel- und Großhandel oder Brauereien.

„Mit der DOCBOX gelingt der Weg in die Digitalisierung einfach und schnell. Maximale Nutzerfreundlichkeit gepaart mit hoher Funktionalität und umfassender Revisionssicherheit zeichnen das DMS der Wahl für den Mittelstand aus“, so Tobias Jilg, Sales Manager bei fido

 

 

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