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Einladung zum Webinar: Digitale Rechnungsverarbeitung

M-Files Dokumentenmanagement Software "Starter Paket 5"

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Dokumentenmanagement Software von M-Files M-Files ist eine moderne... mehr
Produktinformationen "M-Files Dokumentenmanagement Software "Starter Paket 5""
Vorhaben: Digitale Archivierung + automatisierte Verarbeitung (Workflow)
Archivierungsart: Archivierung nach Dokumenteneigenschaften und Metadaten
Suchstruktur: Suche per OCR und Metadaten

Dokumentenmanagement Software von M-Files1596385f5b705a

M-Files ist eine moderne Dokumentenmanagement Software. Dokumentenmanagement umfasst den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess, vom Erfassen von Papierdokumenten bis hin zur digitalen Archivierung fungiert M-Files als revisionssicheres Dokumentenmanagement. Im Gegensatz zum reinen Dokumentenarchivierungssoftware, sind weit mehr produktive Funktionen bei einer Dokumentenmanagement Software verfügbar. Ein Dokumentenmanagement System verwaltet nicht nur Dokumente, sondern den gesamten „Content“ wie Informationen und Daten, beschleunigt Dokumenten- Workflows und bringt alle Informationen eines Unternehmens zusammen.

M-Files Dokumentenmanagement Funktionen

M-Files zeichnet sich durch einen breiten Funktionsumfang und ein transparentes Lizenzmodell aus. Die folgenden Enterprise Content Management Funktionen (uvm.) sind bereits im Standard enthalten. Es werden nur named, concurrent oder read only Lizenzen erworben, außer für Scanerfassung und Klassifizierung werden keine Zusatzlizenzen benötigt, für Standardanwendungen. M-Files verfügt über eine kostenfreie App für iPhone, Windows und Android, einen Webclient, einen grafischen Workfloweditor (unbegrenzt). Zahlreiche Konnektoren zu ERP, SAP, CRM, Navision ermöglichen eine vollständige Integration in die bestehenden Systeme.

  • Offlinezugriff
  • Check-Out & Check-in Funktion für Dokumente/ Ordner / Akten
  • volle Office-Integration (Outlook, Office, Windows Explorer Integration)
  • Scannen und OCR Erfassung
  • Schnellere Suche, Versionierung
  • Digitale Projektakten, Kundenakten, Personalakten, Vertragsmanagement
  • Freigabeprozesse, Workflows
  • Mobiler Zugriff per Webclient und App
  • Vorlagenverwaltung
  • Zusammenarbeit, Co-Authoring
  • Anmerkungen und Hervorhebungen auf Dokumenten (auch mobil / App)
  • Berechtigungen (Rollen, Gruppen, Objektbasiert)
  • Dokumentenmanagement ohne Ordner: Das System passt sich vollständig Ihrer Struktur an, nicht umgekehrt.
  • Dynamische Ansichten: Passen Sie alle Ansichten auf Inhalte und Dokumente einfach per rechten Mausklick an Ihre Anforderungen an. So sehen Sie alle Eingangsrechnungen inkl. Workflowstatus und zugewiesener Person  
  • Qualitätsmanagement und Konformität, eSigning 

 

Vorteile / Alleinstellungsmerkmale M-files

  • Transparentes und Attraktives Lizenzmodell, bereits gesamter Funktionsumfang im Standard enthalten (s. Funktionsumfang). Es werden nur named, concurrent oder read only Lizenzen erworben, außer für Scanerfassung und Klassifizierung werden keine Zusatzlizenzen benötigt, für Standardanwendungen. 
  • Versch. Clients bereits beinhaltet (Desktop, Web und Mobile Client) keine zusätzlichen Lizenzkosten und so können auch MAC User M-files einsetzen.  
  • In einer Named User Lizenz von 495 € ist bereits alles enthalten:
  • Vollumfängliches DMS
  • Beliebig viele Mandanten
  • Office-Integration
  • Vorlagenverwaltung
  • Workflows inkl. grafischen Workfloweditor unbegrenzte Workflows (keine Pakete), unbegrenzte Archivgröße, unbegrenzte Anzahl an getrennten Archiven (Personal, Geschäftsleitung, Holding, Schwestergesellschaften)
  • Desktop- und Webclient
  • Mobiler Zugriff inkl. Apps für Apple, Android, Windows Phones
  • Offline Funktion ist sehr funktionsfähig: es können Projekte, Ordner, ganze Sichten „offline“ verfügbar gemacht werden und mitgenommen werden, somit per App und per Client auf dem Notebook auch ohne Internet zugriff verfügbar, so ist ein Arbeiten ohne Unterbrechung z.B. an einem Dokument möglich.
  • Automatische Überwachung von Scannern & Postfächern
  • Anmerkungsmanagement
  • M-Files Server & Administration (Benutzerverwaltung inkl. Zugriffsrechten, Anpassung Meta-Modell etc.)
  • Externe DB-Konnektoren für Integration mit ERP-, CRM-Systemen etc.
  • Dynamische Ansichten Erstellen Sie sich selbst beliebige Ansichten. Bspw. „neueste erstellte Angebote“ oder „zuletzt faktorierte Rechnungen“ Die dynamischen Ansichten sind virtuelle Ordner, die Informationen automatisch nach ihren Inhalten anstatt Ihres Speicherorts organisieren. Bearbeiten, Check-in und Check-out Funktion, Offline Funktion und Änderungsprotokoll
  • Mobile ECM: Starker Fokus auf mobile ECM, nahezu voller produktiver Funktionsumfang (Auch Start eines Ad-Hoc Workflows, Annotationen, Stempel, Workflows in der App, Archivweite Suche und Zugriff auf alle Inhalte wie im Desktopversion) 
  • Mobile Belegerfassung / mobile Scannen: Dank den Mobile-Applikationen von M-Files können Sie Dokumente wie Spesenbelege direkt in M-Files einscannen. So legen Sie Ihre Reisekostenabrechnung direkt im M-Files auch von Unterwegs aus ab
  • Grafischer Workflow Editor Der Workflow-Motor von M-Files erleichtert die Implementierung jedes beliebigen Geschäftsvorgangs mit allen erforderlichen Schritten, Aufgaben sowie Vor und Nachbedingungen. Die Beteiligten des  Vorgangs können per E-Mail über ihre Aufgaben informiert werden und es besteht die Möglichkeit, Dokumente und weitere Objekte ihrer elektronischen To-Do-Liste in M-Files hinzuzufügen. Alle Schritte des Workflows können im Versionenverlauf nachverfolgt werden und da die Workflows auch metadatenbasiert sind, fällt die Bewertung der Qualität der Vorgangsausführung leicht. Die Berichterstellungsfunktionen von M-Files erleichtern zudem die visuelle Überwachung von Vorgängen und die Identifizierung von Problemen mit dem Ziel der Vorgangsverbesserung und -optimierung. 

 

M-Files Dokumentenmanagement Software für...:

KREDITORENBUCHHALTUNG

Verwalten und bearbeiten Sie Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, Abschlüsse und Steuerunterlagen so, dass Betriebseffizienzen optimiert und Risiken minimiert werden.

VERTRAGSMANAGEMENT

Organisieren Sie Ihre Vertragsunterlagen sicher geschützt und so, dass die Zuständigen von überall aus und mit jedem Gerät schnell auf die richtigen Versionen aller Verträge zugreifen können.

DOKUMENTENMANAGEMENT

Richten Sie Zugriffsberechtigungen ein, ermöglichen Sie Benutzern den Zugriff auf Dateien von jedem Gerät aus, achten Sie gleichzeitig auf die Versionskontrolle und vermeiden Sie duplizierte Inhalte.

PERSONALMANAGEMENT

Nutzen Sie die Verwaltung und Nachverfolgung von Einstellungsvorgängen, Schulungen, Leistungsbeurteilungen, Gehaltszahlungen und Zusatzleistungen, um Betriebseffizienzen und Wissen zu maximieren. Schützen Sie sensible Informationen.

RECHNUNGSBEARBEITUNG

Die Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen sowie anderer Finanzprozesse des Unternehmens lässt sich automatisieren und

nachverfolgen, damit Rechnungen fristgerecht beglichen werden.

QUALITÄT UND COMPLIANCE

Unternehmen in stark regulierten Branchen können Audit-Prozesse, Standardarbeitsabläufe (SOP), Abweichungsberichte sowie Korrekturund Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA) verwalten.

PROJEKTMANAGEMENT

Definieren Sie einfache Regeln zu der Sichtbarkeit von Inhalten, Fristen einzelner Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um den gesamten Projektmanagement-Prozess zu optimieren.

AKTENVERWALTUNG

Verwalten Sie Akten vom Zeitpunkt ihrer Anlage bis zur Archivierung und Vernichtung.

VERTRIEBSAUTOMATISIERUNG

Schaffen Sie über eine Integration in bestehende CRM-Systeme eine Verbindung zu kritischen Inhalten wie Anträgen, Präsentationen, Verträgen, Bestellungen, Rechnungen, Angeboten und E-Mails.

WEITERBILDUNG

Behalten Sie die Übersicht über den Schulungsbedarf von Mitarbeitern, Zertifizierungen und andere Fortbildungsanforderungen, sodass Sie Weiterbildungsmaßnahmen nachverfolgen und analysieren können.

 

 

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Haben wir Ihr Interesse geweckt? Gerne informieren wir Sie persönlich. Wenn Sie M-Files testen wollen, stellen wir Ihnen gerne eine kostenlose Testversion zur Verfügung. Alternativ bieten wir auch DEMO-Vorführungen vor Ort oder in unserem Hause an. Fido ist offizieller M-Files Partner. Wir glauben an die Vision eines papierlosen Büros mit automatisierten Prozessen. Profitieren auch Sie von den Vorzügen der Digitalisierung. 

Eigenschaften: "M-Files Dokumentenmanagement Software "Starter Paket 5""
Vorhaben: Digitale Archivierung + automatisierte Verarbeitung (Workflow)
Archivierungsart: Archivierung nach Dokumenteneigenschaften und Metadaten
Suchstruktur: Suche per OCR und Metadaten
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