Rechnungsverarbeitung

Schneller Zugriff auf präzise und umfassende Informationen ist für die Rechnungsbearbeitung unerlässlich. Dennoch verwalten viele Unternehmen Rechnungen manuell, wobei in zwei Drittel aller Fälle Teile der Arbeit noch auf Papier erfolgen. Rechnungen können einfach digitalisiert und elektronisch verarbeitet werden. Für eine Rechnungsbearbeitung mit weniger Verzögerungen und Unregelmäßigkeiten.
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Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung

Die Rechnungsbearbeitung und Rechnungsfreigabeprozesse in Unternehmen können langsam und teuer sein. Durch die Digitalisierung von Rechnungen wissen Sie jederzeit wo und in welchem Status sich Rechnungen im Rechnungsworkflow befinden. Prozessdurchlaufzeiten werden verkürzt, Workflows und Freigaben werden nachvollziehbar und übersichtlich dokumentiert. Die Digitalisierung von Rechnungen vereinfacht nicht nur die Archivierung von Rechnungen, sondern optimiert die gesamte Rechnungsbearbeitung. Die automatische Erkennung von Rechnungen nimmt Ihnen Routinearbeiten ab. Die automatische Datenextraktion und Klassifizierung ( Auslesen von Metadaten) beschleunigt den Rechnungsworkflow maßgeblich. Elektronische Rechnungen können auch vollautomatisch verarbeitet werden, bis hin zur Dunkelverbuchung Modular ausbaubare Lösung von einfach bis automatisiert.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Erfassung aller Eingangskanäle - Scannen & E-Mail

Scannen Sie alle Rechnungen ein. Die Software scannt alle Informationen auf einer Rechnung und liest diese aus. Sie können mehrseitige Rechnungen entweder per Barcode oder Trennblatt trennen. Rechnungen die per E-Mail ankommen werden automatisch "abgeholt".

Datenextraktion

Die Daten der Rechnungen (Rechnungsnummer, Bestellnummer, Kreditorennummer etc.) müssen extrahiert werden um Sie entsprechend zuordnen zu können.

Intelligenter Bestellabgleich

Die Positionen der Rechnung werden anhand der Bestellnummer mit der im ERP (SAP) vorhandenen Bestellung abgeglichen. Dabei werden auch Mengen, Preise und Summen abgeglichen. Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein, kann diese auch dunkel verbucht werden. Dem Nutzer werden Positionen mit dem Ampel Prinzip, ROT, GELB, GRÜN angezeigt.

Rechnungsfreigabe

Die Freigabe von Rechnungen erfolgt meist mit dem Rechnungsworkflow von M-Files. So erhalten Nutzer Benachrichtigungen, dass Sie neue Rechnungen prüfen sollen. Dies kann per App, Web oder im Client geschehen. So werden Durchlaufzeiten von Rechnungen maßgeblich verkürzt.

Archivierung

Am Ende werden alle Rechnungen revisionssicher archiviert. So finden Sie alle Rechnungen schnell wieder.

               

        

Unsere Produkt für das digitale Vertragsmanagement

1. Rechnungen erfassen und prüfen 

Die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten birgt viel Potenzial wenn Sie automatisiert wird. 

1. Rechnungen werden gescannt und Volltext ausgelesen (OCR). Die Software erfasst die relevanten Rechnungsdaten (Rechnungssteller, Datum, Rechnungsnummer, Positionen und deren Beträge) und übergibt beides an das Dokumentenmanagementsystem

2. Optional können die Rechnungspositionen einer logischen Prüfung (Bestellabgleich mit den Daten im ERP) unterzogen werden. Sind alle Daten validiert und überprüft, erfolgt die Freigabe

3. Freigabe per Rechnungsworkflow. So haben Sie die Rechnungsdaten direkt am Bildschirm zur Prüfung vor sich. Die Software schlägt Ihnen visuell vor ob Rechnungsbeträge stimmig sind oder nicht (Ampelsystem). Der Rechnungsprüfer muss die Positionen so nur noch prüfen und freigeben. Im Idealfall schafft die DMS Software eine Erkennungsquote ohne Anlernphase von 90%. In der Anlernphase "trainieren" Sie einmal je neues Rechnungslayout an, wo die Daten auf der Rechnung zu finden sind. Auch hierbei bekommen Sie Vorschläge visuell gekennzeichnet, die Sie dann nur noch überprüfen und bestätigen müssen.

4. Die Rechnungsbearbeitung ist selbstlernend, das heißt beim nächsten Scan wird die Rechnung automatisch erkannt. Die Software schlägt Ihnen nun immer die richtigen Daten vor (Rechnungsbetrag). Sie bestätigen diese nur noch oder lassen die Rechnungen automatisch verarbeiten.

                

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsbearbeitung?

Rechnungsprozesse bergen viel Potenzial durch die Digitalisierung. Durch Ihre standardisierten Layouts können Sie gut ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Rechnungen werden so einsgescannt, OCR indiziert und ausgelesen. Metadaten wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Lieferantennummer, Beträge, Bestellnummern, Artikel uvm. werden zur Rechnung abgespeichert. Je nach Ausbaugrad und Kundenanforderung, wird die Rechnung rechnerisch und sachlich geprüft. Es kann ein intelligenter Bestellabgleich mit der zugrunde liegenden Bestellung im ERP erfolgen. Steht hier alles auf GRÜN (Ampelkennzeichnung) wird die Rechnung an den Rechnungsworkflow des Dokumentenmanagementsystems übergeben. Nun wird die Rechnung durch die Prozessbeteiligten freigegeben.


                          

2. Extraktion der Metadaten aus der gescannten Rechnung

Die intelligente Rechnungsextraktionssoftware liest alle relevanten Daten aus der Rechnung aus. Diese werden dann an das Dokumentenmanagementsystem übergeben.

  • PDF Datenextraktion, OCR und Barcode - Erkennung 
  • Grafische intuitive Nutzeroberfläche 
  • Selbstlernende Beleglesung: Sie lernen das System einmal an. Unabhängig von welchem System Sie die Rechnung erhalten, diese wird zukünftig erkannt. 
  • Integrationsmöglichkeit von DOKuStar, Docutec und weiteren IDR Systemen 
  • Großer Standardfunktionsumfang mit umfassenden Möglichkeiten 
  • Einfaches Teilen von gescannten Rechnungen 
  • Unicode Unterstützung 
  • Anbindung an beliebige ERP Systeme ( SAP Dokumentenmanagement, MS Nav)

                          

3. Freigabe der Rechnungen durch Prozessbeteiligte per Rechnungsworkflow

Durch die elektronische Verteilung mit Hilfe eines Workflowmanagement verkürzen Sie die Rechnungsdurchlaufzeiten. Rechnungen werden nachvollziehbar bearbeitet und alle Prozessschritte werden dokumentiert. 

Persönliche Übersichten für schnelleren Überblick 

M-Files ermöglicht Ihnen persönliche Ansichten. Damit erstellen Sie sich schnell und einfach z.B. eine Übersicht über den aktuellen Status aller eingegangenen Rechnungen des Monats. So behalten Sie immer den Überblick, welcher Ansprechpartner gerade welche Rechnung in Bearbeitung hat.

                          

Gibt es eine Lösung für Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP? 


Die nahtlos in SAP integrierte Lösung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen.

 
Eine komplett in SAP integrierte, digitale Rechnungsverarbeitungs -Lösung. So gehört die manuelle Rechnungseingangsbearbeitung mit langen Durchlaufzeiten und verpassten Skontofristen der Vergangenheit an. 


Die Lösung ermöglicht das automatisierte Einlesen und Verarbeiten aller eingehenden Rechnungen über verschiedene Eingangskanäle (Rechnungsworkflow SAP). Verarbeiten Sie Rechnungen automatisiert, bis hin zur Dunkelbuchung. Über eine intelligente und leistungsstarke OCR auslesen oder auch direkt in das Rechnungseingangsbuch zur weiteren Bearbeitung übernehmen. Inkl. Rechnungseingangsmonitor für einen schnellen Überblick über alle im System vorhandenen Rechnungen und deren Status. Der intelligente Rechnungsassistent unterstützt Sie bei der Rechnungsprüfung, oder führt einen intelligenten Bestellabgleich durch. Gerne stellen wir Ihnen die Lösung live vor!


AUTOMATISIEREN SIE IHRE RECHNUNGSBEARBEITUNG


Schnellere, digitale und automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung mit weniger Verzögerungen und Unregelmäßigkeiten. Rechnungen freigeben, auslesen, bearbeiten und revisionssicher Archivieren.