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Contract Professional Edition

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Vertragsmanagement Software : Contract Professional Edition   Automatisieren... mehr
Produktinformationen "Contract Professional Edition"

Vertragsmanagement Software:

Contract Professional Edition

 

Automatisieren Sie Ihre Vertragsprozesse bei gleichzeitiger Kontrolle eines sicheren Zugriffs.

Verwalten Sie die Verträge Ihrer Organisation klug mit Hilfe von M-Files, der einzigen umfassenden Dokumentenverwaltungslösung, die auf einer reellen metadatenbasierten Architektur aufbaut. Inbegriffen sind dabei die sichere metadatenbasierte Zugriffsrecht- und Dateiverwaltung. M-Files verfügt darüber hinaus über ein automatisches Prüf- und Annahmeverfahren, Versionenkontrolle, Benachrichtigungen und Alarme für Schlüsselmeilensteie und Vertragsdaten, sowie integrierten Support für das Scannen von Verträgen und OCR zur Erstellung von durchsuchbaren PDFs.

 

Spitzenvorteile für die Vertragsverwaltung

Automatisieren Sie Ihre Vertragserstellungs- und Annahmeprozesse und lassen Sie sich von M-Files rechtzeitig an auslaufende Verträge erinnern. Sicherzustellen, dass Sie Verträge und Vereinbarungen mit Ihren Kunden erneuern, bevor Ihre Konkurrenten den Fuß in die Tür bekommen, kann einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben.

 

Machen Sie Ihr Büro papierlos

Ersetzen Sie sperrige Aktenschränke und ineffiziente manuelle Papierprozesse durch automatisiertes Scannen, Markieren und Workflows. Damit ermöglichen Sie ihrem Unternehmen einen erheblichen Anstieg der Produktivität.

 

M-Files Contract Management unterstützt Sie über die gesamte Vertragslaufzeit – von der Vertragsanbahnung bis zur Archivierung

  • Vertragsanbahnung und Anfrage: Mit Vertragsanfragevorlagen kann die Vertragsanbahnung verbessert werden. Die Vorlagenbibliothek umfasst genehmigte Vertragsvorlagen für verschiedene Versionen.
  • Entwurf und Verhandlung: Während der Entwurfs- und Verhandlungsphase sind Entwürfe in verschiedenen Versionen verfügbar. Die Kompatibilität mit Microsoft Office und Office 365 ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit.
  • Überprüfung und Genehmigung: Flexible Workflows bieten mehrstufige Überprüfungen und Genehmigungen.
  • Elektronische Signatur: Dokumente können mit den elektronischen Signaturfunktionen von DocuSign oder der M-Files Mobile-App unterzeichnet werden.
  • Ausführung: Verwenden Sie automatisierte Zuweisungen und Benachrichtigungen, um Meilensteine, Termine und sonstige Angelegenheiten zu verwalten.
  • Verwaltung: Verträge werden mit Schlüsselmetadaten wie Kunde, Projekt oder Eigenschaften gekennzeichnet, um Inhalte dynamisch zu organisieren. Änderungen, Anhänge und andere zugehörige Dokumente können mit dem Hauptvertrag, dynamischem Dashboard-Status zur Nachverfolgung, Ablauffristen und anderen Meilensteinen verknüpft werden.
  • Suche und Abfrage:: Erweiterte Suchfunktionen und flexible Ansichten sorgen für einen schnellen Abruf von Verträgen.
  • Verlängerung und Archivierung: Automatisieren Sie die manuelle Verlängerung von Verträgen sowie deren Archivierungsprozesse. Und aus der Perspektive des Verkäufers ermöglichen Benachrichtigungen über Ablauffristen mehr Zeit für Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten.
  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf Ihre Dokumente
  • M-Files gibt Ihnen berechtigungsbasierten Zugriff je nach Rolle und Metadaten, sodass der Zugriff auf individueller Basis oder nach Gruppen gesteuert werden kann, z. B. "Nur für Management sichtbar" oder "Schreibgeschützt für alle, editierbar nur von Personalabteilung". Durch die Unterstützung von Microsoft Active Directory können Sie sogar bereits bestehende Benutzerkonten und Gruppen verwenden.

 

Digitales Vertragsmanagement - Vorteile auf einen Blick 

Transparenz

Teams für Beschaffung und Vertragsmanager riskieren es, den Wert von Verträgen zu untergraben, wenn der Zugriff auf Verträge erschwert wird. M-Files stellt Verträge und Vertragsdaten in einer einheitlichen Übersicht dar, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter an der gleichen Vertragsfassung arbeitet. 

Kontrolle

M-Files bietet lückenlosen Prüfverlauf und umfassende Versionskontrolle. Automatische Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten. Auf bei Einkäufen können Unternehmen höhere Einsparungen erzielen, indem sie außervertragliche Ausgaben durch die Nutzung von Rabatten reduzieren und dafür sorgen, dass ausgehandelte Einsparungen realisiert werden. 

Effizienz

Die Automatisierung des Vertragsmanagements steigert die Effizienz und optimiert Prozesse. M-Files CM bietet automatisierte Workflows, um Verträge über ihre gesamte Laufzeit problemlos bearbeiten zu können. Außerdem werden Mitarbeiter durch Benachrichtigungen und Zuweisungen (d. h. anstehende Signaturen) über neue Aufgaben informiert.

 

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