Dokumentenmanagement für Industrie: Metz Automotive integriert M-Files und digitalisiert Rechnungsverarbeitung.

Zulieferer aus der Automobilbranche entscheidet sich für Dokumentenmanagementsystem M-Files. Die Metz automotive GmbH evaluierte Anfang 2018 ein Dokumentenmanagementsystem. Der Fokus lag auf der nahtlosen Integration des ERP Systems, Microsoft Office und einer automatisierten Rechnungsverarbeitungslösung mit Freigabeprozessen über einen durchgehenden Rechnungsworkflow

Mehr Referenzen entdecken

 

Die metz automotive GmbH

Die metz automotive GmbH mit Sitz im nordbayrischen Kümmersbruck ist ein junges mittelständisches Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Prüflehren, Messsystemen, Werkzeugen und Prototyping für die Automobilbranche spezialisiert. Als Massenproduzent werden jährlich mehr als hunderttausend Bauteile wie Kopfstützen oder Blechhalterungen an den Kunden gebracht. Hinzu kommen individuell zu fertigende Messsysteme und Werkzeuge. 

Aufgrund der steigenden Menge an Dokumenten und Daten wie etwa eingehenden und ausgehenden Rechnungen, entschied sich das innovative und wachsende Unternehmen Anfang 2018 dazu, M-Files als zentrales Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Information Management (EIM) einzuführen.

„Wir wollen Daten aus bestehenden Systemen wie ERP oder FiBu mit Daten aus E-Mails oder Papierdokumenten zentral zusammenführen“, so Josef Metz, Geschäftsführer der metz automotive GmbH. 

Insbesondere die Rechnungsverarbeitung sollte mit Workflows effizienter gestaltet und mit klassischen DMS-Funktionen ergänzt werden, so wurden gleich mehrere Prozesse hinterfragt: 

„Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen, vom Eingangsstempel bis zur digitalen Archivierung ist zeitaufwändig und intransparent. Man weiß nie wo und in welchem Status sich eine Rechnung aktuell befindet, geschweige dessen ob gewährte Skonti eingehalten werden“, so Josef Metz. 

 

Anforderungen und Evaluation der Dokumentenmanagement Software 

Ein Augenmerk bei der Lösungsevaluation und eine zentrale Anforderung war die Integration in bestehende Systeme. So sollten sowohl die ERP-Lösung TaxMetall von Vectotax, als auch die Finanzbuchhaltungssoftware Lexware nahtlos an M-Files angebunden werden. Des Weiteren war eine enge Integration des DMS Systems in die MS Office Umgebung gewünscht. Metz entschied sich für eine On-Premise (Server) Installation, da sich der hauseigene leistungsstarke Server hierfür ideal qualifizierte.  

Im Evaluationsprozess der metz automotive GmbH punktete M-Files mit dem innovativen und individuellen Workflowmanager. Workflows richten sich streng nach den Anforderungen der Kunden und lassen sich vom Administrator selbst konfigurieren und anpassen. Insbesondere in der digitalen Rechnungsverarbeitung stellte sich schnell heraus, dass M-Files mit effizienten Rechnungsworkflows den Wunsch nach einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung vollumfänglich erfüllen kann. Weitere Workflows zur Vertrags- und Bestellfreigabe rundeten das Anforderungsprofil ab.

 

Integration von ERP System TaxMetall

Die Integration der ERP-Lösung TaxMetall und die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren, Aufträge und Anfragen in M-Files war zentraler Bestandteil im Projektablauf. Sämtliche Dokumente, die in TexMetall erstellt werden, werden in M-Files übernommen, darunter:

  • Kundenanfragen
  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Bestellungen und Stornobestellungen
  • Lieferantenanfragen
  • Proformarechnungen
  • Korrekturrechnungen
  • Vorablieferscheine

 

Da M-Files standardmäßig und nahtlos in MS Office und Windows integriert ist, stellte die Anforderung der Office Umgebung Integration kein Problem dar. 

„Wir können nun wie gewohnt Dokumente in unserer ERP-Anwendung erstellen und an M-Files exportieren. So nutzen wir die Funktionen von M-Files wie Workflows, mobiler Zugriff oder digitale Archivierung und steigern gleichzeitig die Akzeptanz der Mitarbeiter“. 

 

Digitalisierung im Unternehmen weiter ausrollen

Dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht über Nacht geschieht, ist sich Josef Metz bewusst: „Das ist ein Weg den man gehen muss. Mit der Digitalisierung steigt auch der Anspruch an einer erfolgreichen Zusammenarbeit, seitens der Kunden, Partner oder auch Mitarbeiter“, so Metz. Vorerst soll jedoch klein gestartet werden und nach Bedarf weiter ausgerollt werden. Hierfür eignet sich M-Files als skalierbare und zukunftsfähige DMS-Lösung ideal. 

fido hat uns im gesamten Projektverlauf kompetent geführt und gelenkt, unter stetiger Berücksichtigung unserer individuellen Wünsche und Anforderungen. Von Anfang an haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, was bei einem solch umfangreichen Projekt wichtig ist“.  

 >> Mehr Referenzen entdecken

>> Video Tour zur Dokumentenmanagement Software

Über M-Files und fido GmbH & Co.KG

Dokumentenmanagementsystem der Zukunft! Warum? M-Files integriert künstliche Intelligenz um Informationen aus verschiedenen Systemen miteinander in Verbindung zu bringen. Mithilfe von KI-Technologien in seiner einzigartigen intelligenten Metadatenebene baut M-Files Silos ab. M-Files bildet nun eine zentrale Informationsplattform für Unternehmen. Mit Kunden wie MAN, Metro, Dentaurum, Contorion uvm zählt die fido GmbH & Co. KG zu den Zwei größen M-Files Partnern in Deutschland. Das ECM System des finnischen Anbieters M-Files wird in Deutschland ausschließlich über Partner implementiert.  

 footer-Blogartikel

Stärken von M-Files

Der größte Nutzen von M-Files für Metz Automotive ist nun die 360 Grad Ansicht auf alle Informationen zu Akten, Kunden und Lieferanten. Die digitale Rechnungsbearbeitung und die Rechnungsfreigabeprozesse die nun in M-Files ablaufen beschleunigen den internen Rechnungsworkflow maßgeblich. 

 

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

Passende Artikel
TIPP!
DMS Software DMS Software
Preis auf Anfrage
TIPP!
TIPP!