5 Tipps zur Rechnungsbearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen - Jetzt Whitepaper downloaden.

Schneller Zugriff auf präzise und umfassende Informationen ist für die Eingangsrechnungsbearbeitung unerlässlich. Dennoch bearbeiten die meisten Unternehmen Rechnungen manuell, wobei in zwei Drittel aller Fälle Teile der Arbeit immer noch auf Papier basieren. Dabei ist eine elektronische Verarbeitung von Rechnungen gar nicht so schwierig. Hierbei wird in zwei "Ausbaustufen" unterschieden.

Die elektronische Rechnungsbearbeitung und die Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Kurz zur Erläuterung der beiden Rechnungslösungen: 

1. Was bedeutet elektronische Rechnungsbearbeitung?

Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist meist der erste Schritt für Unternehmen, wenn von Papier auf elektronische Bearbeitung von Rechnungen umgestellt wird. Hierbei geht es in erster Linie um das Scannen, Freigeben und Archivieren von Rechnungen. Rechnungen werden gescannt, an das Dokumentenmanagementsystem übergeben, OCR ausgelesen und an einen Rechnungsworkflow übergeben. 

2. Was bedeutet automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung geht einen Schritt weiter, hierbei werden Rechnungen von einer Software gescannt, erfasst und ausgelesen. Hierbei kann auch ein intelligenter Bestellabgleich mit vorhanden Bestellungen im ERP erfolgen und wenn keine Fehler vorhanden, diese auch dunkel verbucht werden. Hierzu erfolgt eine Übergabe über eine Schnittstelle direkt in ERP oder SAP. Man rechnet hierbei in Rechnungsvolumen (Rechnungen pro Monat) die bearbeitet werden müssen. Ein Richtwert ab wann sich diese Art der Rechnungsbearbeitung lohnt sind ca 100 Eingangsrechnungen pro Tag. Jedoch gibt es auch hier Ausnahmen. Gibt es viele verteilte Standorte kommt diese Lösung auch bereits früher zum Einsatz. 

Erfolgte bisher die Rechnungsprüfung klassisch anhand der Papier Eingangsrechnung, so wird dann am Anfang des Prozesses die Rechnung gescannt, ausgelesen und Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Nun erfolgt die Freigabe durch den zuständigen Sachbearbeiter. Per Rechnungsworkflow wird die Rechnung an diesen Weitergeleitet. Je nach Einstellung erhält der Sachbearbeiter entweder einen Hinweis per E-Mail und / oder im Posteingangsfach des DMS Systems als "Aufgabe". Nun erfolgt standardmäßig die Prüfung der Rechnung, ist diese richtig wird Sie Freigegeben und an den nächsten Prozessbeteiligten übergeben. 

 

Rechnungsworkflows beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen bis zur automatisierten Übergabe an ein ERP oder SAP. Automatisieren Sie Rechnungsfreigaben Compliance und GOBD konform. 

3. Häufigste Anforderungen im Bereich Rechungsverwaltung

  1. Schnell einen Überblick über den aktuellen Status aller Eingangsrechnungen erhalten,
  2. Auf einen Blick nachvollziehen können wer diese zuletzt geprüft hat
  3. Sehen wo die Rechnung im Genehmigungsverfahren steckt
  4. Einen einfachen Zugriff und Suchfunktion über alle Rechnungen hinweg
  5. Reportingmöglichkeit: Tabellenübersicht nach Rechnungseingang/ Fälligkeit/ Sachbearbeiter oder Kostenstelle uvm.

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4. Die Herausforderungen und Nachteile von papierbasierter Rechnungsbearbeitung:  

  1. Wichtige Informationen sind nicht erfasst
  2. Daten sind schlecht strukturiert 
  3. Informationen sind nicht aktuell
  4. Bestehende Systeme sind nicht ausreichend integriert 
  5. Kein Zugriff auf Schlüsselvariablen  

Tatsächlich handelt es sich bei der Rechnungsverarbeitung um den papierintensivsten Prozess im Finance und Controlling, der zusätzlich die meisten Anstrengungen und Zeit in Anspruch nimmt. Schenkt man denjenigen in diesen Abteilungen Beschäftigten gehör, so stellt man fest, dass 2 von 3 Angestellten einen internen Verbesserungsbedarf in der Rechnungsverarbeitung fordern. 

 

TOP 5 Probleme bei der papierbasierten Rechnungsbearbeitung

1.  Kostspieliges und ineffizientes Handeln,  Verwalten und Sichern von Papierdokumenten

Rund 60 % verwenden Rechnungen in Papierform, lediglich 23 % verfügen über einen hohen Automatisierungsgrad innerhalb der Finance-Abteilung. Dies stellt dann ein Problem dar, wenn aktuelle und strukturierte Informationen bereitgestellt werden müssen, egal ob Shareholder oder Stakeholder. In diesem Kontext sind rund 2/3 unzufrieden mit den unregelmäßigen Suchzeiten nach relevanten Informationen.  

2.  Mangelnde Kontrolle im Dokumentendurchlaufprozess 

Insbesondere bei Finanzdokumente wie Rechnungen ist eine reibungslose Abwicklung des Prozesses essentiell. Einen effizienten Workflow bei papierbasierenden Dokumentenprozessen ist insofern problematisch, da eine Kontrolle des Bearbeitungsstatus nur mit großem Zeitaufwand verbunden ist. Durch ineffiziente papierbasierende Dokumentenworkflows entstehen längere Bearbeitungs- und Dokumentenverfolgungszeiten, Verlust von Dokumenten, verspätete Rechnungsbegleichungen und  Sicherheitsrisiken.  

3.  Informationssilos 

Die heutige Dynamik im Berufsalltag erfordert aktuelle und strukturierte Informationen um schnell Entscheidungen treffen zu können. In papierbasierenden Prozessen sind gerade diese Informationen in Systemen verstreut, so z.B. in ERP- oder CRM-Systemen. Die Verbindung dieser Systeme ist papierbasierend kaum möglich. Mitarbeiter verschwenden somit viel Zeit für die Suche nach relevanten Informationen in den richtigen Versionen. Insbesondere im Finanzbereich kann dieser Umstand weitreichende Folgen haben. 

4.  Ineffiziente Sicherheit und Beachtung

Das Controlling, Verfolgen und Sichern sensibler Informationen genießt steigende Berücksichtigung im internen Finanzsektor. Papierbasierende Prozesse erschweren die Prüfung, ob die Bearbeitung bzw. Kontrolle spezifischer Dokumente von Verantwortlichen vollständig getätigt worden sind. Papierbasierende Rechnungsverarbeitung ist folglich Zeit- und Arbeitsintensiv. Werden zusätzlich Gesetze, Richtlinien oder der Zugriff auf Dokumente von unautorisierten Dritten nicht eingehalten bzw. eingeschränkt, kann dies zu hohen Kosten und sinkendem Image führen. 

5.  Mangelnde Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern

Eine gute Abstimmung mit Lieferanten und Partner kann häufige Telefon-und E-Mail-Kommunikation reduzieren. Mit Papierbasierende Finanzdokumente und Rechnungsverarbeitung ist ein effizienter Austausch relevanter Informationen weder intern noch extern vorteilhaft. Dies ist mit hohem Zeitaufwand bezüglich der Kommunikation und Abstimmung mit externen Partnern verbunden. 

 

Fazit:

Modernisierung und Automatisierung von Workflows

M-Files verbessert Workflows durch die Automatisierung von Prüf- und Genehmigungsvorgängen für Fertigungs- und Konstruktionszeichnungen, Aufträge, Angebote, Spezifikationen und viele weitere Dokumente. Leicht personalisierbare Workflows leiten Informationen an die richtigen Personen für eine weitere Bearbeitung/Genehmigung weiter und benachrichtigen andere Mitarbeiter nach Fertigstellung der jeweiligen Aufgaben: 

Eliminieren Sie Ihre manuellen und papierabhängigen Abläufe, um eine unmittelbare Produktivitätssteigerung und Qualitätsverbesserung sowie eine Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen zu erzielen. Verwalten Sie Rechnungen, Projektanträge oder Verträge digital. Verbessern Sie z.B. Ihr Vertragsmanagement durch die digitale Erfassung all Ihrer Vertragsunterlagen, Kundendokumente und Projektaufzeichnungen. So arbeiten Sie effektiver an Kundenprojekten und halten alle Informationen zentral.

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