M-files Dokumentenmanagement - neue CaseStudy

Hier geht´s zum neuesten Erfahrungsbericht zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem aus der produzierende Industrie:

DOKUMENTENMANAGEMENT FÜR DIE PRODUZIERENDE INDUSTRIE Erfahrungen mit M-Files.

 

DSP suchten eine Dokumentenmanagement Lösung, die sich skalierbar ihren Anforderungen anpassen lässt und die nahtlose Bearbeitung von Dokumenten und Workflows automatisiert auf allen Endgeräten (auch Smartphones) ermöglicht. Das Ziel von Donau System Partners war es, den Mitarbeitern jederzeit und überall einen intuitiven Zugang zu den richtigen Informationen & Dokumenten bereitzustellen. Mit fido, M-files Silver Partner, konnte dieses Ziel schnell erreicht werden.   

Digitaler 360-Grad Zugriff auf alle Dokumente: Sicheres, flexibles und mobiles Dokumentenmanagement unterstützt tägliche Arbeit mit Informationen und Dokumenten.

„Eine effiziente Dokumentenmanagement Software ist für unser Beratungsgeschäft entscheidend“, sagt Yannick Schulz, CEO bei Donau System Partners. 

„Ohne einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unterlagen und Kundenprojekte sowie auch mobilen Zugriff per App auf die Dokumentenmanagement Software, können unsere Berater nicht die Effizienz und Professionalität zeigen, für die wir stehen.“

Im Consulting-Alltag des IT-Beratungsunternehmens ist eine 360-Grad-Sicht auf alle Unterlagen mit Bezug zum jeweiligen Thema sowie zum Projekt und Kunden notwendig. Dies erfordert – je nach Situation und Fragestellung – unterschiedliche Sichten auf die Informationen. Genau diese Flexibilität überzeugte Y.Schulz sich für die M-files Enterprise Content Management - Lösung zu entscheiden.  

"Donau Systems Partners ist ein schönes Beispiel dafür, wie Unternehmen aus alter Archivierung ausbrechen und mit unserem flexiblen ECM Ansatz die Qualität, Effizienz und ihre internen Prozesse optimieren können." so Christopher Schaffert, Leiter Business Intelligence und Digitalisierung bei fido. 

 

Durch die Dokumentenmanagement Software werden nun alle Papierdokumente gescannt, ausgelesen und an die jeweiligen Workflows übergeben. 

Die bisher verwendete Ablage in klassischen Ordnerstrukturen auf Windows Laufwerken machte die Nutzung von Informationen umständlich. Für viele Fragestellungen war es notwendig, mehrere Ordner einzusehen und Inhalte und Versionen zu vergleichen. Die bisherige Lösung behinderte das Wachstum des Unternehmens, da sich neue Mitarbeiter erst mühsam in die wenig intuitive Form der Ablage einarbeiten mussten. Die Wahl fiel deshalb schließlich auf die DMS Software von M-Files.

„Unsere Erwartungen an das neue DMS hat M-Files weit übertroffen“, sagt Yannick Schulz „Unsere Berater und Mitarbeiter profitieren von der neuen Transparenz in den Informationen und können sich auf das konzentrieren, was zählt – die Beratung und den Service für unsere Kunden.“

 

Zentraler Zugriff im Fokus – auch mobil, per web und App auf das zentrale Dokumentenmanagementsystem zugreifen

Der einheitliche und bedarfsgerechte Zugriff auf alle Dokumente und Kundenunterlagen stand bei der Auswahl der neuen Lösung im Fokus. Mit M-Files ist die Verwaltung von Kunden, Projekten und Verträgen in einem System zentralisiert. Allen Informationen – Dokumenten, aber auch anderen Projektinformationen – können einfach Metadaten zugeordnet werden, um beliebige strukturierte Sichten und Recherchen zu ermöglichen. 

Die Beratung der Kunden von Donau Systems Partners erfolgt häufig beim Kunden vor Ort. Folglich müssen Mitarbeiter und Consultants auch beim Kunden Zugriff auf alle Dokumente haben, auch ohne Internetverbindung per Offline Zugriff auf das Dokumentenmanagement. Durch den Webzugriff und die Apps für Smartphones und Tablets erlaubt es M-Files, die Dokumente und Prozesse auch mobil bearbeiten zu können. Das steigert die Produktivität der Mitarbeiter in der Beratung ungemein, da Prozesse ortsunabhängig gesteuert und durchlaufen werden. 

Neben dem mobilen Offline Zugriff über Laptop, Web, Tablet und Smartphone wurde auch ein Offline-Zugriff auf die Kundenakten gefordert und mit M-Files umgesetzt. Änderungen im Offline-Betrieb werden selbstverständlich synchronisiert, wenn wieder Zugang zum zentralen Repository besteht.

 

Einfache Migration und Ausbau durch den Kunden möglich, Nutzung als CRM

Die Migration der bestehenden Informationen nach M-Files verlief reibungslos. Aus den bisherigen Ablageordnern im Filesystem wurden die Dateien und Dokumente per Drag & Drop nach M-Files überführt. Dabei konnten bisherige Ordnungskriterien aus der Ordnerstruktur einfach in Metadaten übersetzt und neue Metadaten ergänzt werden. Das Beratungshaus kann nun eigenständig die Dokumentenmanagement Software flexibel und kontinuierlich an neue oder veränderte Prozesse anpassen. So kommen immer neue Anwendungsfälle hinzu. Im Moment wird das gesamte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) auf Basis der Dokumentenmanagement Software von M-Files umgesetzt. 

„Wir sind begeistert, wie einfach sich M-Files von uns an unsere Anforderungen anpassen lässt“, sagt Yannick Schulz. „Dass wir mit M-Files nun auch unsere CRM-Anforderungen umsetzen können, ist ein klarer Vorteil für uns. So lassen sich die Prozesse aus CRM und Informationsmanagement einfach verzahnen.“

 

Dokumentenmanagement Funktionen: Vertragsverwaltung digitalisieren, CRM und Adressverwaltung integriert in die Dokumentenmanagement Software. Interne Verwaltung profitiert auch von M-Files Dokumentenmanagement.

Auch losgelöst vom externen Beratungsgeschäft wurde das Informationsmanagement in der internen Verwaltung verbessert. So werden die umfangreichen Reportingfunktionen von M-Files nicht nur bei der Auswertung von Kundenprojekten genutzt, sondern auch intern. Für die Abrechnung und Vertragsverwaltung werden die Aufwände in M-Files projektbezogen erfasst und ausgewertet. So können Zeitkontingente und Vertragsgegenstände kontinuierlich überwacht und der Abrechnungsprozess mit den Kunden damit deutlich effizienter gestaltet werden. Alle internen Abteilungen profitieren von den verbesserten Suchmöglichkeiten durch die Dokumentenmanagement Software. M-files übernimmt auch die steuerrechtlich revisionssichere digitale Ablage GoBD konform, die ab 01.01.2017 zur Pflicht wird. 

In Zukunft wird Donau Systems Partners zunehmend auch Geschäftsprozesse als Workflows in M-Files umsetzen. Damit kann die Effizienz und Qualität sowohl in der internen Verwaltung als auch im Beratungs- und Servicegeschäft weiter verbessert werden. Mit Blick auf die häufig wechselnden Einsatzorte war es Donau Systems Partners sehr wichtig, dass Workflows auch problemlos über die mobilen Apps von M-Files funktionieren.

 

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