4 Optimierungspotenziale für effizientere Abläufe mit M-Files

Geschäftsprozessoptimierung mit dem Enterprise Information Management von M-Files

Der Umgang mit internen und externen Informationen stellt Unternehmen vor immer größer werdenden Herausforderungen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine ausschlaggebende Rolle, denn die Informationsüberschwemmung ist allgegenwärtig. Mithilfe von Enterprise Information Management von M-Files werden die Unmengen an Informationen wie z.B. Angebote, Pläne, Verträge, Produkt- und Inventarkataloge, Bestellformulare, Rechnungen, Zahlungsbelege, Baupläne, Support-Tickets und persönliche Daten (Achtung: DSGVO ab 2018!) gebändigt, strukturiert und Workflows automatisiert. Bezüglich der Verwaltung dieser Dokumente und Informationen reicht es dennoch nicht, auf die Unterschiedlichkeit der Daten zu vertrauen. Denn ordnet man diese Informationen nicht nachhaltig und strukturiert ein, ist das „Content-Chaos“ perfekt. 

 

Anschließend treten folgende Schwierigkeiten auf: 

  • Hoher Zeitaufwand für das Suchen nach entscheidenden Informationen
  • Wildwuchs aufgrund verschiedener Versionen derselben Datei
  • Keinen ausreichenden Schutz wichtiger Informationen

 

An diesen Problemstellungen setzt das Enterprise Information Management von M-Files an. Im Vergleich zu weiteren häufig angebotenen Informationsmanagement Lösungen, integriert M-Files das gesamte Unternehmen in die Problemlösung. Die Fähigkeit, geschäftskritische Daten jederzeit und von überall aus effektiv verwalten und zu überblicken - und zwar mit einem einzigen zentralisierten System - ist nicht nur für das Tagesgeschäft entscheidend, sondern auch für das langfristige Wachstum und den Erfolg kleinerer Unternehmen. 

 

Der Folgende Artikel zeigt anhand von vier Beispielen, in welchen Unternehmensprozessen ein Enterprise Information Management System das Unternehmenswachstumspotenzial anregt. Zusätzlich werden Implikationen erörtert, in welchem Rahmen ein Enterprise Information Management System hierzu beiträgt. Der Fokus liegt primär auf kleineren Unternehmen.

 

Finanzwesen: Digitale Rechnungsverarbeitung und Rechnungsworkflow

Die Finanzabteilung ist das Epizentrum des Geschäftsbetriebs, da hier Leistungen in Rechnung gestellt werden und auf die rechtzeitige Bezahlung geachtet wird. Einer der größten Vorteile, die sich durch den Einsatz von Enterprise Information Management Systemen für kleinere Unternehmen ergeben können, ist die digitale Rechnungsverarbeitung und Rechnungsworkflow bei der Bearbeitung und Erstellung von Rechnungen. Automatisierung macht nicht nur die manuelle Bearbeitung von Forderungen und Verbindlichkeiten überflüssig, sondern sie schließt auch bei der Bearbeitung von Hand auftretende Fehler aus. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung Zeit und Kosten für die Finanzverwaltung und hilft kleineren Unternehmen dabei, mit den vorhandenen Ressourcen das maximal Mögliche zu erreichen.

 

HR: Optimierung von Einstellungsverfahren und Kollaboration

Im Personalwesen lässt sich die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Lernumgebungen durch den Einsatz einer Enterprise Information Management-Lösung einfacher, schneller und sicherer gestalten. Darüber hinaus bietet das Enterprise Information Management von M-Files der Organisation eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung aller zur HR-Funktion gehörenden Prozesse und Dokumentationsaufgaben, einschließlich Einstellungsverfahren, Schulungen und Leistungsbewertung

 

Rechtswesen: Vertragsmanagement vereinfachen

Der Vertragsmanagement-Prozess kann problematisch sein, insbesondere dann, wenn man bedenkt, wie viele verschiedene Organisationen, Abteilungen und Personen normalerweise daran beteiligt sind. Heute gibt es für Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Bewältigung des anfallenden Vertragsmanagements. Manche Organisationen setzen ein End-to-End-Business-System, wie z. B. SAP ein, während sich andere auf Excel-Tabellen verlassen. Ungeachtet der verwendeten Methode kann die Vertragsverwaltung jedoch durch Enterprise Information Management Systeme vereinfacht, automatisiert und verbessert werden. So führt das Enterprise Information Management von M-Files zu durchdachteren und optimierten Arbeitsabläufen in modernen kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Mit M-Files erfolgt die Verwaltung sämtlicher Dokumente – von Kauf- und Mietverträgen, über Gesellschaftsverträge, bis hin zu allgemeinen Sitzungsprotokollen – komplett automatisiert. Mithilfe von eindeutig zuzuordnenden Suchkriterien, wie z. B. Einzelhändler, Adresse, Mietzeitraum, Preis oder  Ansprechpartner, können alle relevanten Dokumente problemlos gefunden werden. 

 

Kundenservice: Optimieren Sie Zuverlässigkeit und Reaktionszeiten

Lange Wartezeiten wirken sich negativ auf die Kundenzufriedenheit aus. Der Einsatz von Informationsmanagement Systemen zur Automatisierung von kundenseitigen und Back-Office-Prozessen wirkt sich letztendlich positiv auf die Erfahrung Ihrer Kunden aus. Wenn Mitarbeiter schnell auf die richtigen Kundendaten zugreifen können, lassen sich Probleme ohne Verzögerung lösen und die Kundenzufriedenheit steigt. 

 

Erste Schritte: Die nächsten Maßnahmen für kleine Unternehmen 

Kleinere Unternehmen sind flexibel genug, dass sie auf Änderungen am Markt reagieren können. Damit ihnen das jedoch wirksam gelingt, müssen Mitarbeiter schnell auf Geschäftsdaten zugreifen können. Zusätzlich muss die Möglichkeit bestehen, bisher von Hand durchgeführte Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Herkömmliche Lösungen können diese Problematik zwar Abteilung für Abteilung angehen, sind jedoch in ihrem Funktionsumfang begrenzt. Nur das Enterprise Information Management von M-Files stellt eine einzige, zentralisierte Lösung dar, die das abteilungsübergreifende Rückgrat einer gesamten Organisation bilden kann.

Enterprise Information Management Systeme decken Ihren Informationsmanagement- und Automatisierungsbedarf zur Gewährleistung beschleunigter Arbeitsabläufe, Qualität und gleichbleibend gutem Service, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt. Mit der Fähigkeit, das riesige Universum der Geschäftsdaten zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten, können Unternehmen Arbeitsabläufe optimieren und Effizienzgewinne in der Buchhaltung, Personalabteilung, Rechtsabteilung und im Kundenservice verzeichnen, und zwar durch eine beschleunigte Geschäftsabwicklung und Kundenbetreuung.

 

Mehr Informationen finden Sie im E-Book „SO OPTIMIEREN SIE IHRE PROZESSE DURCH DOKUMENTENMANAGEMENT" aus unserer Mediathek. Dort finden Sie zu jeder Implikation eine Fallstudie. Erfahren Sie, in welchem Ausmaß M-Files zum Produktivitäts- und Unternehmenswachstum von primär kleineren Unternehmen beitragen konnte. Zum Thema Geschäftsprozessoptimierung und dem Enterprise Information Management System von M-Files beraten wir Sie gerne.

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