Drei Anforderungen an eine Dokumentenmanagement Software 2019

Drei Anforderungen an eine Dokumentenmanagement Software 2019

Gesetzliche Richtlinien, steigende Daten- und Informationsmengen, steigende Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern. Das sind Faktoren, die den Umgang mit Daten, Informationen und Dokumenten in Unternehmen erheblich beeinflussen. Eine Dokumentenmanagement Software, die diese Anforderungen nicht wahrnimmt, unterstützt eine effiziente Dokumentenverwaltung nur unzureichend. Aus diesem Grund nennen wir Ihnen drei Anforderungen, auf die Sie bei der Evaluation einer Dokumentenmanagement Software im Jahr 2019 achten sollten. 

Metadaten-basiert, systemneutral und intelligent - So charakterisiert M-Files eine moderne Dokumentenmanagement Software. Diese Eigenschaften sind zentraler Bestandteil der gleichnamigen DMS Software. Dabei handelt es sich nicht um einfache Floskeln, sondern um drei zentrale Anforderungen an eine effiziente Dokumenten-, Daten- und Informationsverwaltung. Doch was steckt hinter den drei Attributen? Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido erklärt im Rahmen des Digital Forum 2019, was sich hinter den Anforderungen metadatenbasiert, systemneutral und intelligent verbirgt. 

 

 

1. Metadaten-basiert

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Metadaten sind Informationen, die sich direkt auf einem Dokument oder einer Datei befinden. Beispielsweise auf einer Eingangsrechnung befinden sich Informationen wie Dokumententyp (Rechnung, Vertrag, Ausschreibung), Kreditor/Lieferant, Dokumentendatum, Kontaktperson, Artikel die berechnet werden uvm. Dank Metadaten ist es egal, in welchem Ordner Sie Ihre Dokumente ablegen. Mit M-Files legen Sie das Dokument einmal ab und können es verschiedenen Zielgruppen bereitstellen. Eine Eingangsrechnung etwa, ist gleichermaßen für die Buchhaltung wie auch für ein Projektteam relevant. Dank einer metadaten-basierten Dokumentenmanagement Software greifen beide Parteien auf dieselbe Eingangsrechnung zu ohne dass sie sich physisch in einer Abteilung befindet. Dies spart Zeit und fördert die Datenqualität.

 

2. Systemneutral

Die typische Systemlandschaft eines Unternehmens besteht aus unterschiedlichen Systemen. Häufig werden File-Systeme eingesetzt. Kristof Kling, Weil Engineering GmbH spricht über das Laufwerk „g“, das vor der Einführung von M-Files ein zentraler Bestandteil der Dokumentenablage im Unternehmen darstellte. Neben File-Systemen werden CRM-Systeme, ERP-Systeme, Share Point und DMS-Systeme eingesetzt. Das Problem: Meist sind die eingesetzten Systeme nicht miteinander verbunden, sondern stellen unabhängige Inseln dar. Mitarbeiter müssen weite Wege gehen um eine 360°-Sicht auf Kunden zu erhalten. Eine moderne Dokumentenmanagement Software verknüpft bestehende Systeme und stellt alle Informationen zu einem Projekt oder Kunden zentral bereit. Somit ist es egal, wo sich Informationen befinden. 

 

3. Intelligent (KI)

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Metadaten werden in eine Art Metadatenkarte eingepflegt. Auf dieser Karte befinden sich alle relevanten Informationen zum jeweiligen Dokument wie Dokumententyp (Klasse), Dokumentendatum, Kontaktperson oder Gültigkeit von Verträgen. Die Metadatenkarte kann für jeden Dokumententyp individuell aufgebaut werden. Die Metadatenkarte lässt sich auf zwei verschiedenen Wegen ausfüllen:  

  1. Händisches Einpflegen: Sie tragen die jeweiligen Metadaten von Hand ein, d.h. Sie untersuchen das Dokument und füllen die Metadatenkarte aus. Das händische Einpflegen von Metadaten ist fehleranfällig. Kontaktdaten können falsch eingetragen werden oder es werden nicht alle Felder ausgefüllt. 
  2. Automatische Einpflegen: Der „metadata matcher“ schlägt Ihnen dank künstlicher Intelligenz (KI), Metadaten zum jeweiligen Dokument anhand von Informationen aus dem Dokument und anhand von Informationen aus M-Files vor, die von CRM und ERP übertragen wurden. Eine Sichtprüfung findet nach wie vor statt. Das automatische Einpflegen vermeidet Fehler und spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Erstellung von Dokumenten in M-Files.

Informationen wie Vertragslaufzeiten, sind wichtige Daten für einen möglichen Workflow. Künstliche Intelligenz unterstützt Sie dahingehend, dass Verträge frühzeitig gekündigt oder verlängert werden. 

 

Eine moderne Dokumentenmanagement Software - M-Files 

Die drei Dimensionen - metadaten-basiert, systemneutral und intelligent - sind drei zentrale Anforderungen an eine Dokumentenmanagement Software. Alle drei Dimensionen orientieren sich an den Herausforderungen in Unternehmen:

  • Steigende Mengen an Dokumenten und Informationen in digitaler Form
  • Viele bestehende unabhängige Systeme 
  • Duplikate und veraltete Dokumentenversionen
  • Steigende Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern
  • Gesetzliche Richtlinien wie DSGVO und GoBD

 

Mit dem einzigartigen und visionären Ansatz wurde M-Files mehrfach ausgezeichnet, u.a. als Visionär im Gartner Magic Quadranten für Content Service Platforms 2016, 2017 und 2018 (Jetzt Gartner Report downloaden). Dank der Systemneutralität wurde M-Files jüngst vom Inc. Magazin zum besten DMS für Rechtsanwälte gekürt (Hier geht’s zum Bericht). 

 

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