Dokumentenmanagement Software erfolgreich einführen? Ein Praxisbericht: Schluss mit Informationssilos.

Bekuma setzt auf das Dokumentenmanagementsystem von M-Files – Case Study 

Erneut entscheidet sich ein Unternehmen aus der Industrie für die Digitalisierung und das Dokumentenmanagementsystem mit M-Files 

Ausgangspunkt  

Durch das Perfektionsstreben war es ein zentrales Anliegen Bekumas, interne Prozesse  innovativer und automatisiert zu gestalten. Die Entscheidung fiel auf das Dokumentenmanagementsystem M-Files.

M-Files wird zunächst als Archivierungssoftware verwendet um die digitale Archivierung aller Dokumente bereitzustellen. Hierbei werden alle Dokumente gescannt und digital archiviert. Für diesen Digitalisierungsprozess beauftragte Bekuma ein internes Team von Verantwortlichen und legte eine interne Struktur fest, welche drei unabhängige digitale Archive (Vaults) definiert. Führungskräfte, Personalabteilung und die Verwaltung des gesamten Betriebs erhielten jeweils einen Vault. So laufen Unternehmensführungs-, Personal- und unternehmensweite Angelegenheiten unabhängig voneinander ab, was der doppelten Absicherung von sensiblen Daten dient. Datensicherheit wird bei M-Files groß geschrieben. So können innerhalb eines Vaults Berechtigungen zur Einsicht, Bearbeitung oder Administration der Dokumente vergeben werden. M-Files stellt zudem eine allumfassende revisionssichere Archivierung bereit, stets zur Zufriedenheit von externen Prüfern.  

M-Files integriert sich nahtlos 

Im separaten Vault für Verwaltungsangelegenheiten laufen sämtliche Routinen des Tagesgeschäfts ab. Beispiele hierfür sind der 8D-Report für Reklamationen oder die digitale Rechnungsverarbeitung. In diesem Kontext wurden alle Informationen aus bestehenden ERP- oder CRM-Systemen bezogen, was den Digitalisierungsprozess deutlich erleichtert. Zusätzlich besteht keinerlei Risiko bezüglich des Verlusts von Daten. M-Files ersetzt keine bestehenden Systeme sondern fasst Daten, Informationen und Dokumente aus bestehenden Systemen zusammen und baut eine für den Kunden optimale Struktur rund um den Unternehmenscontent auf. 

Pluspunkt in Sachen Bedienbarkeit und Automatisierung 

Ausschlaggebend für die Wahl eines Enterprise Content Management Systems und M-Files war die einfache Handhabung. M-Files ist so konzipiert, dass es nur wenig Schulung bedarf. Die Software lässt sich leicht bedienen, die Oberfläche ist so aufgebaut, dass sämtliche Funktionen schnell beherrscht werden können. M-Files verfügt zudem über ein ausgezeichnetes Videoportal zur Erklärung von komplexeren Funktionen.  Zur intuitiven Bedienung trägt auch das Konzept der Metadaten bei. Dokumente werden nicht nach dem Ablageort gesucht, sondern nach dem was Sie sind (Metadaten). Somit wird ein mehrfaches Speichern von Dokumenten verhindert. Anders betrachtet: M-Files filtert anhand der Suchinformation und der Metadaten die für Sie relevanten Dokumente. Die OCR-Indizierung erleichtert den Suchvorgang dahingehend, dass Textdateien nach Inhalten wie Schlagworte oder Zahlenkombinationen durchsucht werden können. 

Ein weiterer Pluspunkt von M-Files stellt die leicht zu erstellenden oder vorgefertigten Dokumentenvorlagen dar, welche das Produktivitätspotenzial in den Routinearbeiten um ein vielfaches steigert. So werden Vorlagen bei der Erstellung von Rechnungen und Verträge erstellt und verwendet. 

Nach der Digitalisierung ist vor der Automatisierung 

Warum Bekuma sich bezüglich der digitalen Archivierung für ein Enterprise Content Management System und keinem reinen Dokumentenmanagementsystem entschied,  wird wie folgt erklärt: „Wir müssen weiterdenken. Wir haben nicht nur die digitale Archivierung unserer Dokumente im Blick, sondern wollen eine automatisierte Bearbeitung und einen zuverlässigen Workflow einkommender Dokumente, bis sie den Weg ins digitale Archiv finden. Mit M-Files als ECM-Software und fido als Ansprechpartner sind wir diesbezüglich in besten Händen“.  

Um die Routinen im Tagesgeschäft aufrecht zu erhalten ist ein effizienter Datenaustausch zwischen den Unternehmensabteilungen sinnvoll. Ein zuverlässiger Workflow von Dokumenten wie in Eingangsrechnungen ist ein relevanter Erfolgstreiber der die Produktivität um ein vielfaches steigern kann und das Tagesgeschäft erheblich erleichtert.  

Dokumentenmanagement mit fido

Aktuell hat die vollständige Digitalisierung aller Dokumente und der Abbau der Ordnerstruktur Priorität. Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions und Digitalisierung bei fido empfiehlt hierbei, dass man einzelne Bereiche nach und nach digitalisiert und nennt die Eingangsrechnungsverarbeitung als Beispiel: „Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen umfasst einige essentielle Funktionen von M-Files, bezieht Unternehmensabteilungen ein und eignet sich ideal für die Bildung von Workflows“. Noch ist M-Files nicht 100% in das Unternehmen integriert. „Dies ist ein Prozess der zu durchlaufen ist. M-Files revolutioniert die Denkweise und den Umgang bezüglich Ihrer Dokumente." 

Bekuma ist bereit der Digitalisierung entgegenzutreten, Chancen zu nutzen und das Unternehmen voranzutreiben. 

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