Digitalisierungs-Fail #1 - „Wir legen Dokumente auf der Festplatte (H:) ab“

Digitalisierungs-Fail #1 - Die How-to-NOT-do-it Serie

 

„Wir legen Dokumente auf der Festplatte (H:) ab“

Die Problematik mit den GoBD-Richtlinien

Bezüglich dessen Digitalstrategie, meinen viele Unternehmen: „Wir arbeiten schon digital und legen Rechnungen und Verträge in unserem Netzlaufwerk ab“. Was viele nicht wissen, dies verstößt gegen einige Richtlinien wie beispielsweise die GoBD. Digitale Rechnungen müssen demnach unlöschbar, unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar abgelegt/archiviert werden. Dies gilt für Rechnungen in digitaler Form, gleichzeitig müssen eingehende Rechnungen in der Form abgelegt werden, in der sie eingegangen sind. Netzlaufwerke bieten keine Umgebung, die diesen Anforderungen gerecht wird. Dokumente können gelöscht, Zugriffsberechtigungen nicht flexibel vergeben und Änderungen nicht nachvollzogen werden. 

Doch was sind die Konsequenzen? Die GoBD sind kein Gesetz, sondern lediglich allgemeine Verwaltungsvorschriften. Hält man sich an die GoBD, dann wird das Finanzamt die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens höchstwahrscheinlich anerkennen. Hält man sich nicht an die GoBD, läuft man Gefahr einen Steuerprüfer vor der Türe begrüßen zu müssen. 

Warum eine digitale Archivierung von Dokumenten auf einem Netzlaufwerk problematisch ist, erklärt Jens Braun, Rechtsanwalt & Steuerberater in seinem 30-minütigen Vortrag im Rahmen des Digital Forums 2019. 

 

Das Netzlaufwerkchaos

Das berühmtberüchtigte Netzlaufwerk (H:) hat in vielen Unternehmen fast schon Kultstatus. Zugegeben, Mitarbeiter schätzen die einfache Ablage - Die Rechnung vom Juni kommt in den Ordner „Rechnungen Juni“, der Arbeitsvertrag kommt in den Ordner „Personalangelegenheiten“ und Video- bzw. Musikdateien finden ebenfalls ihren Platz. Mit steigender Datenmenge verliert man im Netzlaufwerk jedoch die Orientierung und das Chaos ist perfekt. Will man gezielt alle Daten und Dokumente zum Kunden XY finden, sucht man im Netzlaufwerk vergebens. Gleichzeitig kann man sich nie sicher sein, ob das jeweilige Dokument das Aktuelle ist. Netzlaufwerke eignen sich ideal für die Ablage von Bildern, Marketingunterlagen oder Videodateien. Für die Ablage und Archivierung von Rechnungen, Verträgen und Kundeninformationen sollte ein sicheres und vollumfängliches Dokumentenmanagement eingeführt werden.

 

Die Lösung - Netzlaufwerk anbinden und integrieren

Mit M-Files Online bieten wir ein plattformübergreifendes Dokumentenmanagement, mit dem Sie alle bestehenden Systeme wie ERP oder CRM, aber auch Netzlaufwerke anbinden können. Inhalte vom Netzlaufwerk müssen nicht erst migriert werden, stattdessen greifen Sie über M-Files auf alle Daten im Netzlaufwerk zu und bringen Sie in den jeweiligen Kontext. In M-Files werden Dokumente, Daten und Informationen nicht in bestimmten Ordnern abgelegt und gesucht. Stattdessen werden Dokumente danach abgelegt was sie sind, anhand von Metadaten. Je größer das Dokumenten-aufkommen in M-Files, desto besser wird die Datenqualität. Das unterscheidet M-Files von vielen anderen Dokumentenmanagementsystemen.

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